INDHOLDSFORTEGNELSE

• Hvad er Spørgeskema
• Opsætning
• Administration af spørgeskemaer
  • Spørgeskema
  • Spørgsmålsarkiv
• Anvendelse af spørgeskema på et projekt
  • Spørgeskema tilknyttet ansøgningsskema
  • Spørgeskema i proces
• Tips og tricks
  • Oversættelse af spørgeskema
  • Base questionnaire

Hvad er Spørgeskema

I Talent Recruiter er det muligt at oprette et eller flere spørgeskemaer, som primært bruges på to måder. Spørgeskemaet kan tilknyttes ansøgningsskemaet, hvor alle kandidater, der udfylder ansøgningsskemaet, bliver bedt om at svare på disse spørgsmål. Efterfølgende kan I sortere kandidaterne vha disse screeningsspørgsmål. Det kan derfor være en fordel at oprette de vigtigste screeningsspørgsmål og tilknytte disse til ansøgningskemaet. Spørgeskema kan også anvendes i 'proces'. Det betyder, at I kan oprette et spørgeskema og sende det til kandidaten, f.eks. mellem første og anden samtale. Kandidaten modtager spørgeskemaet på mail og kan så udfylde det online, hvorefter I kan finde kandidatens besvarelse på kandidatprofilen. Begge funktioner vil blive gennemgået i denne artikel.

Administration af spørgeskemaer

Der kan oprettes spørgeskemaet i administrationsmodulet: 'Spørgeskema'. Dette gøres på følgende måde:

1. Gå til menupunktet: Administration
2. Klik på administrationsmodulet: Spørgeskema

Her er det muligt at oprette spørgeskemaer samt at oprette spørgsmålsarkiver. Dette vil blive gennemgået i de følgende afsnit. Opretter I et spørgeskema ligger spørgsmålene 'låst'. Det er selvfølgelig muligt at redigere og tilføje spørgsmål, men hvis det er meget forskelligt, hvilke spørgsmål, I skal anvende til hvert rekrutteringsforløb, kan det være en fordel at oprette et spørgsmålsarkiv i stedet. Ved brug af spørgsmålsarkivet vil I hver gang sammensætte et spørgeskema ved at vælge spørgsmål fra arkivet.

Spørgeskema

I opretter et spørgeskema på følgende måde:

1. Klik 'Tilføj nyt spørgeskema'. 
2. Vælg herefter spørgeskematypen 'kandidat spørgeskema'
3. Giv spørgeskemaet er brugbart navn, f.eks. 'kørekort'
4. Skriv evt. en tekst i beskrivelsesfeltet (denne tekst vil blive vist for kandidaten)
5. Sæt flueben i: 'kan nedarves'. Det betyder, at spørgeskemaet kan anvendes på den afdeling, som det oprettes på samt underafdelinger. 

Når spørgeskemaet er gemt, kan der oprettes spørgsmål. Opret først den eller de kategorier/grupper, der ønskes at stille spørgsmål indenfor. Det fungerer som en overskrift. Dette gøres på følgende måde:

1. Klik 'flere muligheder'
2. Omdøb den første gruppe 
3. Tilføj eventuelle ekstra
4. Gem

Det er herefter muligt at tilføje spørgsmålene til spørgeskemaet. Vælg først hvilken spørgsmålstype, der skal anvendes. De mest brugte er:

Ja/Nej spørgsmål: Giver kandidaten mulighed for at vælge ét af svarene, f.eks. ja. De kan også omformuleres til blå/grøn.

Bedøm: Giver kandidaten mulighed for at vurdere spørgsmålet, f.eks. på en skala fra 1-5. Skalaen kan I definere.

Fritekst: Giver kandidaten mulighed for at svare med egne ord.

Vælg en: Giver kandidaten mulighed for at vælge ét svar på en liste af muligheder.

Vælg flere: Giver kandidaten mulighed for at vælge flere svar på en liste af muligheder. 

1. Vælg den ønskede spørgsmålstype
2. Skriv dit spørgsmål i feltet
3. Tilpas eventuelt svarmulighederne. Det er muligt at 'tilføje flere' felter til svarmuligheder, hvis det er nødvendigt.

Det er muligt at tilføje underspørgsmål, det vil sige et nyt spørgsmål, der bliver udløst, hvis kandidaten f.eks. svarer 'Ja'. Underspørgsmål oprettes ved at klikke 'Opret og vælg'. Vægtningen af hver svarmulighed er kun relevant, hvis I har add-on, der omhandler stop-spørgsmål og automatisk afslag. 

Det er muligt at sætte et flueben i 'er påkrævet', hvis det skal være obligatorisk at besvare spørgsmålet. Sættes der flueben i 'tillad fritekst svar' vil et fritekstsvar overskrive, hvad kandidaten har valgt af svarmulighed. Det er derfor ofte mere relevant at oprette et ekstra spørgsmål som 'fritekst', hvor kandidaten f.eks. kan uddybe kørekort kategori.
Når spørgsmålet er gemt kan det ses nederst på siden. Det er muligt at oprette flere spørgsmål samt at se en forhåndvisning af de eksisterende.

Spørgsmålsarkiv

I stedet for at oprette prædefinerede spørgeskemaer er det også muligt at oprette et spørgsmålsarkiv. Dette gøres ved at: 

• Gå til fanen: Spørgsmålsarkiver
• Klikke på 'Tilføj nye Spørgsmålsarkiver'

Der kan oprettes et ubegrænset antal spørgsmålsarkiver.

• Giv spørgsmålsarkivet et navn, f.eks. 'Blandet arkiv' og gem

Der oprettes spørgsmål ligesom ved oprettelse af spørgsmål i et spørgeskema (se tidligere afsnit). I næste afsnit gennemgås det, hvordan spørgsmål fra spørgsmålarkiver anvendes. 

Anvendelse af spørgeskema på et projekt

Ved oprettelse af et projekt, kan der under fanen: 'spørgeskema' anvendes eksisterende spørgeskemaer eller oprettes et spørgeskema med nye spørgsmål eller spørgsmål fra arkivet. Ved at vælge 'anvend et prædefineret spørgeskema' kan I vælge mellem de spørgeskemaer, som er oprettet i administrationsmodulet: 'spørgeskema'. Vælges der 'opret spørgeskema' kan I opbygge jeres eget spørgeskema enten med nye spørgsmål eller med spørgsmål fra spørgsmålsarkivet.

For at anvende de spørgsmål, som ligger i arkivet, skal I: 

• Klikke på 'opret spørgeskema'
• Give spørgeskemaet et navn og gem
• Klikke på 'vælg fra arkiv' for herefter at sætte flueben ved de spørgsmål, I ønsker indsat i spørgeskemaet

Vær opmærksom på at spørgsmål oprettet på et projekt kan overføres til jeres spørgsmålsarkiver. Dette gøres nederst ved at klikke 'Tilføj spørgsmål til spørgsmålsarkiv'. Det er dog en forudsætning, at I har oprettet et arkiv, som spørgsmålene kan overføres til. Hvis ikke skal dette gøres forinden i administrationsmodulet: 'spørgeskema'. 

Spørgeskema tilknyttet ansøgningsskema

Når et spørgeskemaet er oprettet, kan der vælges at tilknytte det til 'ansøgningsskema', på den måde bliver spørgeskemaet en del af ansøgningsskemaet, og der kan efterfølgende sorteres i kandidaterne på baggrund af deres svar, f.eks. sortere alle fra, som ikke har et gyldigt kørekort. Sættes der et flueben i spørgsmålene længere nede, bliver disse spørgsmål en kolonne på kandidatlisten, hvilket gør det nemt at sortere kandidaterne. 

Spørgeskema i proces

Ved at tilknytte spørgeskemaer 'i proces' (se ovenstående billede), kan spørgeskemaet udsendes til udvalgte kandidater, f.eks. mellem første og anden samtale. Dette gøres på følgende måde: 

1. Start med at oprette et spørgeskema, gem det og tilknyt det 'proces'
2. Gem og gå til kandidatlisten
3. Markér den/de kandidater, som spørgeskemaet skal sendes til
4. Klik på fanen: 'Kommunikation'
5. Vælg e-mailskabelonen: 'Invitation til spørgeskema'
6. Vælg det oprettede spørgeskema
7. Der kan nu ses en forhåndsvisning af den e-mail, som sendes til kandidaten. Denne kan redigeres inden afsendelse
8. Tryk 'send'

Kandidaten modtager spørgeskemaet på e-mail og kan udfylde det online. Kandidatens besvarelse findes på kandidatens profil under fanen 'spørgeskema'.

Tips og tricks

Oversættelse af spørgeskema

Hvis der anvendes flere ansøgningssprog i projektet, skal spørgsmålene oversættes. Dette gøres på følgende måde:

1. Redigér det pågældende spørgeskema
2. Scroll ned og vælg 'Oversæt'
3. Start med at vælge 'Questions' for at oversætte selve spørgsmålet
4. Vælge sproget der oversættes fra og til
5. Skriv oversættelsen i feltet og gem
6. Herefter vælges: 'Answer options', som oversættes og gemmes

Gentag indtil der er oversat til alle sprog.

Anvendes spørgsmålsarkiv, skal dette også oversættes. Dette gøres ved at klikke 'Oversæt' på arkivmappen. 

Base questionnaire

Det er muligt at oprette spørgsmål i et spørgeskema, som kan anvendes som en fast del af ansøgningskemaet.

Spørgeskemaet ligger som standard i administrationsmodulet: 'spørgeskema' og hedder: 'base questionnaire'. Start med at redigere dette spørgeskema og opret de spørgsmål, som altid skal være en del af jeres ansøgningsskema. Ønsker I at anvende base questionnaire, kontakt vores support (I finder kontaktoplysninger til supporten nederst på denne side).