INDHOLDSFORTEGNELSE

• Invitation til samtale
• Invitation ved hjælp af e-mailskabelon
• Opret kalenderaftale manuelt
• Redigér en eksisterende aftale

Invitation til samtale

Ved hjælp af en e-mailskabelon er det muligt at invitere en eller flere kandidater til samtale på én gang. Yderligere er det muligt at registere eventuelle jobsamtaler, som er aftalt over telefon samt redigere en eksisterende aftale. Dette vil blive gennemgået herunder.

Invitation ved hjælp af e-mailskabelon

For at invitere en eller flere kandidater til samtale vha en e-mailskabelon, skal I starte med at være på kandidatlisten. Her starter I med at vælge en eller flere kandidater ved at sætte et flueben ved dem. Ved hjælp af fanen 'Kommunikation' kan I vælge hvilken e-mailskabelon, I ønsker at anvende. Som standard er der tre skabeloner; en til første samtale, en til anden og en til tredje. Disse skabeloner kan tilpasses af jeres administrator i administrationsmodulet: Kommunikation. Det er derfor ikke sikkert, at jeres e-mailskabeloner er identiske med eksemplet nedenfor.  

For at invitere til samtale skal I:

• Vælge den ønskede e-mailskabelon, f.eks. 'Invitation til første jobsamtale'
• I kan nu se hvilke kandidater, I er igang med at invitere samt tilføje eller fjerne kandidater
• I kan vælge, hvor interviewet finder sted. Her er det også muligt at vælge 'Online via Teams'
• Derefter skal I oprette tidspunkter, som kandidaterne kan booke sig ind på. Husk at oprette minimum så mange tider, som der er kandidater. For at lette det administrative arbejde kan det være en fordel at oprette en eller to ekstra tider. Kandidaterne vælger sig ind på tiderne ved 'Først til mølle-princippet', så den hurtigste kandidat kan vælge mellem alle tider, og den sidste kan kun vælge den eller de tider, der er til overs.
• 
  • Under punkt 2: 'Meddelelser' er det muligt at skrive et notat, som vil blive vist for kandidaten, f.eks 'Henvend dig ved receptionen ved ankomst'. Ydermere er det muligt at uploade et dokument til kandidaten.
  • Det er muligt at opsætte en påmindelse, som vil blive sendt til kandidaten, f.eks. 1 dag før samtalen afholdes, hvis invitationen ikke er accepteret.
  • Under punkt 3: 'Deltagere' er det muligt at tilføje interne deltagere, som skal deltage i samtalen. Det kunne f.eks. være nærmeste leder eller HR. For at kunne tilføje en deltager skal de være oprettet i Talent Recruiter med adgang til den respektive afdeling.
  • Det er muligt at medsende dokumenter til de interne deltagere. Når en kandidat har valgt et tidspunkt, vil disse personer modtage en e-mail med en kalenderinvitation samt de valgte dokumenter.
  • Under punkt 4: 'Forhåndsvisning' vises en forhåndsvisning af den mail, som kandidaten vil modtage. Her er det muligt at redigere den respektive mail. Når mailen er sendt, vil kandidaten modtage en mail, lignende nedenstående eksempel, hvor kandidaten kan vælge det tidspunkt, som passer bedst. 
• 

Når kandidaten er inviteret til samtale vil kandidaten bevæge sig videre i workflowet til steppet: 'I proces'. Man kan klikke på boksen 'i proces' for at få et overblik over de kandidater, som I har valgt at gå videre med.

Når kandidaten har valgt et tidspunkt, kan I se dette ved mouse-over på det lille kalender-ikon. Dette kan også ses under fanen: 'Kalenderaftaler'. Yderligere kan I følge med i kandidatens proces på kandidatens status i kandidatlisten. Statussen 'Invitation Interview 1' betyder, at invitationen er sendt, men kandidaten har ikke valgt et tidspunkt. Statussen 'Accepteret invitation' betyder, at kandidaten har valgt et tidspunkt. Her vil I også kunne se, hvis kandidaten afviser invitationen. 

Opret kalenderaftale manuelt

Hvis I hellere vil ringe ud til kandidaten og inviterer til samtale er det også muligt at registere denne samtale manuelt på kandidaten. Dette gøres ved:

1. Vælg den pågældende kandidat vha et flueben
2. Klik på fanen 'Rediger'
3. Vælg: 'Opret kalenderaftale'
4. Giv kalenderaftalen et emne, det kunne være 'Første jobsamtale'
5. Vælg start og sluttidspunkt
6. Vælg sted
7. Skriv eventuelt en beskrivelse, det kunne være 'Til samtalen deltager nærmeste leder og HR'
8. Gem kalenderaftalen

Når kalenderaftalen er gemt er det muligt at sende en bekræftelse til både kandidaten samt de interne deltagere. Dette gøres ved:

1. Sæt flueben ud for kandidaten samt den interne bruger, hvis begge skal modtage en bekræftelse
2. Klik 'Send invitation'
3. Herefter ses en forhåndsvisning af bekræftelsen, som kan redigeres, hvis ønsket inden afsendelse. 

Redigér en eksisterende aftale

Skulle det ske, at en kandidat ringer og vil ændre en eksisterende kalenderaftalen kan dette gøres ved at: 

1. Gå til kandidatens profil ved at klikke på kandidatens fornavn eller efternavn
2. Gå til fanen 'Kalenderaftaler'
3. Klik på emnet for den pågældende aftale
4. Ændr tid og sted til den nye aftale
5. Gem
6. En ny bekræftelse kan sendes til kandidaten, og den interne bruger, ved at vælge brugerne og klikke 'Send invitation'. Dette gøres på samme måde, som hvis en aftale blev oprettet manuelt (se afsnit ovenfor).