INDHOLDSFORTEGNELSE
- Hvad er Fravær
- Opsætning
- Fraværsregistrering som medarbejder
- Fraværsregistrering som leder
- Fraværsregistrering som Administrator
Hvad er Fravær
Fravær gør det muligt for medarbejdere at registrere deres fravær og opbevare data om medarbejders fravær generelt. Derudover giver Fravær et organisatorisk overblik for alle over hvem, der er fraværende den pågældende dag.
Automatiske e-mails udsendes til nærmeste leder, når medarbejdere registrerer deres fravær, hvilket bidrager til øget overblik og transparens i processen for fraværsregistrering. Dataen for fraværsregistrering kan udtrækkes i en Excel-rapport.
Vær opmærksom på at Fravær ikke optræder som et modul i Administration som andre tilkøbsmoduler, og at Fravær ikke kræver nogen form for opsætning. Man tilgår Fravær fra Talent Manager og logger herefter ind med Talentech ID.
Vær yderligere opmærksom på, at kundemiljøer kan være sat op forskelligt. Har I ikke Fravær tilgængeligt I jeres løsning er det en Talentech konsulent, som skal aktivere dette for jer. I er meget velkommen til at kontakte os med et sådan ønske, kontaktoplysninger finder I nederst på denne side.
I de følgende afsnit vil Fravær blive gennemgået ud fra medarbejders, leders og administrators brugeradgang. Nedenfor ses menupunkterne, som findes i Fravær, hvor inddeling af brugeradgang kan ses. Det vil sige, at når en medarbejder logger ind i Fravær har vedkommende adgang til de tre første menupunkter, hvor en administrator har adgang til alle menupunkter.
Opsætning
Som tidligere nævnt kræver Fravær ingen opsætning I Talent Manager, men I selve Fraværsmodulet er det, med brugerrollen Administrator, muligt at oprette egne nationale helligdage samt at oprette egne fraværstyper. Denne opsætning gennemgås i denne artikel under; Fraværsregistrering som Administrator.
Fraværsregistrering som medarbejder
Som medarbejder logger man ind i Fravær via sin medarbejderprofil i Talent Manager.
- Log ind i Talent Manager og klik på fanen ”Fraværsregistrering”
- Log ind i modulet Fravær ved at bruge dine login-oplysninger for Talentech ID
Menupunktet: Hjem
Fra Menupunktet Hjem er det muligt at registrere sit eget fravær, f.eks. registrere sygdom eller ønske ferie, samt at få et overblik over eventuelle fraværende i organisationen. Dette overblik har alle brugerroller i Fravær. Derudover er der en oversigt over medarbejderens samlede fravær.
Sådan registreres fravær
- Klik på "Ny fraværsregistrering"
- Vælg fraværstype
- Vælg dato interval
- Indsæt evt. kommentar
Nærmeste leder vil efterfølgende modtage en e-mail angående fraværsregistreringen.
Menupunktet: Mine anmodninger
Under Mine anmodninger kan medarbejderen få et overblik over ønsket ferie, som endnu ikke er godkendt af leder, samt ønsket ferie som er blevet håndteret. I overblikket er det muligt at filtrere på de forskellige kolonner samt at klikke sig ind på den enkelte registrering for et bedre overblik.
Menupunktet: Mit fravær
Under Mit fravær får medarbejderen sit samlede overblik over al registreret fravær over tid.
Vær opmærksom på at ønsket ferie først kommer med i opsummeringen, når den er blevet godkendt af nærmeste leder eller HR. Registrering af sygdom kræver ingen godkendelse.
Fraværsregistrering som leder
Brugere med brugerrollen; Leder eller Afdelingsleder, har de første tre menupunkter som medarbejdere (se afsnittet ovenfor), derudover har de tre ekstra menupunkter som giver dem et overblik over deres medarbejdere. Disse gennemgås følgende. Leder logger også ind i Fravær fra Talent Manager ved hjælp af Talentech ID.
Vær opmærksom på at når leder klikker "Ny fraværsregistrering" kan leder både registrere eget fravær samt fravær for sine medarbejdere. Medarbejdere, som er i lederens referencestruktur, vil automatisk være på dropdown-listen.
Menupunktet: Oversigt
Under 'oversigt' får leder en samlet oversigt over sine medarbejdere. Der er en oversigt over ventende anmodninger fra medarbejdere, hvorfra leder kan godkende eller afvise anmodninger. Den indeholder også en kalenderoversigt nederst, hvor hele teamets fravær bliver vist. Det er muligt at filtrere på tid hvilket f.eks. kan være nyttigt under planlægning af sommerferie eller jul, hvor leder nemt kan få et overblik over om medarbejdernes ferie overlapper hinanden. Ferieanmodninger, som endnu ikke er godkendt, vises også i kalenderoversigten, men registreres med en anden farve.
Menupunktet: Godkendelser
Under Godkendelser får leder et samlet overblik over de anmodninger, som mangler at blive håndteret samt håndterede anmodninger. Herfra kan leder godkende eller afvise anmodninger om fravær.
Menupunktet: Historik
Fra menupunktet historik får leder en total oversigt over medarbejderes fravær både ferie og sygdom. Det er herfra muligt at filtrere på alle kolonner samt at trække oversigten ud i Excel.
Fraværsregistrering som Administrator
Som tidligere nævnt i artiklen har administrator adgang til oprette nationale helligdage samt fraværstyper.
Menupunktet: Kalenderindstillinger
Under Kalenderindstillinger er det muligt for administrator at oprette nationale helligdage. Dette gøres ved at klikke på den specifikke dato, for herefter at give helligdagen et navn. Denne funktion giver jer frihed til at oprette jeres egen organisatoriske kalender. Hvis I har afdelinger i flere forskellige lande er det også muligt at have flere forskellige kalendre.
Menupunktet: Fraværstyper
Under Fraværstyper er det muligt for administrator at oprette egne fraværstyper samt at redigere de eksisterende. Her er det også muligt at vælge, hvorvidt fraværstypen kræver en godkendelse fra nærmeste leder eller HR.
