INDHOLDSFORTEGNELSE
- Hvad er brugerroller
- Opsætning
- Adgange med specifikke brugerroller
Hvad er brugerroller
Brugerroller er en måde at styre, hvad en bruger kan og har adgang til i Talent Manager. Alle brugere i Talent Manager skal have en brugerrolle, i sjældne tilfælde skal en bruger have to forskellige brugerroller. Der er standardbrugerroller i Talent Manager, som kan tilpasses efter behov. På den måde er det let at styre hvad den enkelte bruger har adgang til at se og rette i Talent Manager.
Opsætning
Opsætning og redigering af brugerroller foretages i menupunktet Administration og modulet; Brugerroller. Det kræver brugerrollen; Administrator at have adgang til at se og tilpasse brugerroller. I dette modul kan I helt konkret sætte op hvad en medarbejder skal kunne se på sin egen profil, samt kunne redigere. Hvad en leder skal kunne se og redigere på sin egen profil, samt hvad leder skal kunne se og redigere på sine medarbejderes profiler. Som udgangspunkt har brugerrollen Administrator adgang til alt, alle medarbejdere og al opsætning, og det giver derfor sjældent mening at ændre opsætning for denne brugerrolle, da brugeren har teknisk adgang til at ændre opsætningen efterfølgende.
Tilpasning af brugerroller
Som nævnt kræver det brugerrollen; Administrator for at kunne redigere en brugerrolle. Redigering i brugerroller foretages således:
- Gå til menupunktet Administration
- Klik på modulet "Brugerroller"
- Klik "Rediger" ud for en brugerrolle
På den første fane; 'Medarbejder data rettigheder' er det muligt at se hvad brugere med den specifikke brugerrolle har adgang til at:
- Redigere på sin egen profil (Kan redigere)
- Kan se på sin egen profil (Kan se)
Hvis bruggerrollen er Leder, Afdelingsleder eller Administrator, yderligere kan:
- Redigere på medarbejders profil (Redigere andre medarbejdere)
- Kan se på medarbejders profil (Se andre medarbejdere)
Hvert flueben repræsenterer en adgang. For at redigere disse indstillinger skal der scrolles ned i bunden og klikkes "Rediger".
Ovenstående eksempel viser adgangen for en bruger med brugerrollen; Medarbejder. For en medarbejder er de to sidste kolonner ikke relevante, da en medarbejder kun har adgang til sin egen profil. I ovenstående eksempel har medarbejder adgang til både at se sin adresse og alternative e-mail, samt at redigere den. Brullypsdag har ingen flueben og bliver derfor ikke vist for medarbejderen.
Ovenstående eksempel omhandler brugere med brugerrollen; Leder. Med ovenstående eksempel kan leder se og redigere sin egen adresse samt alternative e-mail, men kan kun se disse oplysninger på sine medarbejdere, ikke redigere dem. Når en bruger har adgang til at se en information, men ikke rettighed til at redigere denne, markeres feltet med lysegrå.
På fanen; 'Generelle Brugerrettigheder' er det muligt at lave mere kompliceret opsætning.
Vær opmærksom på at vi ikke anbefaler at I kaster jer ud i at ændre opsætning her selv, men i stedet spørger vores support om hjælp, da der kan opstå misforståelser omkring hvad en indstilling giver rettigheder til, hvilket kan resultere i at I ved en fejl giver brugere adgang til data som de ikke skulle have adgang til. Har I brug for hjælp til tilpasning af en brugerrollen kan I finde vores kontaktoplysinger nederst på siden.
Adgange med specifikke brugerroller
I følgende afsnit kan I læse hvad standardbrugerrollerne i Talent Manager som udgangspunkt giver adgang til. I gennemgangen tages der ikke højde for individuelle kundetilpasninger og tilkøbsmoduler. Under implementering gennemgås disse opsætninger, og jeres opsætning og adgange kan derfor afvige fra nedenstående. Brugerrollerne er som nævnt ikke fastlagte og kan tilpasses til jeres behov, i den udstrækning funktionaliteten tillader det.
Vær opmærksom på at der for alle brugerroller gælder det, at deres adgang er afhængig af det hierarkiske niveau, brugeren er oprettet på. Det betyder, at hvis en bruger oprettes med en brugerrolle på en underliggende afdeling, vil de ikke kunne tilgå overliggende niveauer.
Brugerrollen ’Kunde – Administrator’
Brugerollen administrator giver adgang til at lave opsætning i Talent Manager, samt giver som udgangspunkt adgang til alle medarbejdere og al medarbejderdata på det pågældende niveau brugeren er oprettet på, samt underafdelinger. Er en bruger med brugerrollen administrator oprettet på jeres øverste afdelingsniveau, har brugeren adgang til alt. Er brugeren oprettet på et laverede afdelingsniveau har brugeren kun adgang til al data samt opsætning på denne afdeling samt eventuelle underafdelinger.
Menupunkter
Administrator kan se følgende menupunkter:
Derudover har Administrator adgang til et Dashboard samt funktionen ’Tilføj medarbejder’.
Administration
Brugerrollen Administrator har adgang til følgende funktioner i administrationsmodulet hvorfra der kan laves opsætning:
Medarbejderlisten
Administrator kan se og filtrere på alle medarbejdere, på det organisatoriske niveau, hvor brugeren er oprettet eller derunder. De kan se Toolbaren og herunder benytte denne til at sende direkte e-mails til medarbejdere, flytte medarbejdere, slette medarbejdere, eksportere medarbejdere og masseopdatere medarbejdere. Ydermere kan brugerrollen benytte e-mailskabeloner til udsendelse, og klikke sig frem til medarbejdere via medarbejderlisten.
Medarbejderprofil
Administrator kan udfylde, se og redigere alle de aktive felter under medarbejderens personlige oplysninger og kan tilføje kompetence tags. Denne brugerrolle kan udfylde, redigere og se alle kontooplysninger, herunder opdatere medarbejderens adgang og kan sende en system e-mail til medarbejderen med nye login oplysninger. Denne brugerrolle har adgang til alle dokumenter der er uploadet på medarbejderens profil, herunder mulighed for at slette, redigere og uploade nye dokumenter på medarbejderens profil. Administrator har ligeledes mulighed for at se og oprette Simpel MUS, se arbejdshistorik og kommunikation. Ydermere kan denne brugerrolle se notater og oprette nye notater på medarbejderen og herunder knytte notifikationer til disse notater.
Brugerrollen ’Kunde – Leder’
Brugerrollen Leder har ikke adgang til administrationsmodulet. Denne brugerrolle giver brugeren adgang til at markeres som nærmeste leder for medarbejdere, samt at blive en del af organisationsstrukturen.
Menupunkter
Leder kan se følgende menupunkter:
Medarbejderlisten
Leder kan se og filtrere på alle medarbejdere, som refererer direkte eller indirekte til dem. De kan se Toolbaren og herunder benytte denne til at sende direkte e-mails til medarbejdere. Ydermere kan brugerrollen benytte e-mailskabeloner til udsendelse, og klikke sig frem til medarbejdere via medarbejderlisten. Afhængig af opsætning kan leder også have adgang til at eksportere medarbejderdata.
Medarbejderprofil
Leder kan udfylde, se og redigere alle aktive felter under personlige oplysninger på sine medarbejdere samt tilføje kompetence tags. Denne brugerrolle har adgang til alle dokumenter der er uploadet på medarbejderens profil, herunder mulighed for at slette, redigere og uploade nye dokumenter på medarbejderens profil. Leder har ligeledes mulighed for at se og oprette Simpel MUS, se arbejdshistorik og kommunikation. Ydermere kan denne brugerrolle se notater og oprette nye notater på medarbejder og herunder knytte notifikationer til disse notater. Detaljerne afgøres af administrator i implementeringsfasen.
Brugerrollen ’Kunde – Afdelingsleder’
Brugerrollen Afdelingsleder har ikke adgang til administrationsmodulet. Denne brugerrolle giver brugeren adgang til at markeres som nærmeste leder for medarbejdere, samt at blive en del af organisationsstrukturen.
Vær opmærksom på at denne brugerrolle giver adgang til alle medarbejdere på det niveau, samt underniveauer, som brugeren er oprettet på. Modsat brugerrollen Leder der kun giver adgang til medarbejdere som refererer direkte eller indirekte til lederen. Denne brugerrolle er derfor sjældent nødvendig, hvor brugerrollen Leder anvendes meget hyppigt. Brugerrollen Afdelingsleder har ikke adgang til administrationsmodulet.
Menupunkter
Afdelingsleder kan se følgende menupunkter:
Medarbejderlisten
Afdelingsleder kan se og filtrere på alle medarbejdere, som er placeret på samme afdeling eller hierarkisk under dem i afdelingsstrukturen. De kan se Toolbaren og herunder benytte denne til at sende direkte e-mails til medarbejdere. Ydermere kan brugerrollen benytte e-mailskabeloner til udsendelse, og klikke sig frem til medarbejdere via medarbejderlisten. Afhængig af opsætning kan Afdelingsleder også have adgang til at eksportere medarbejderdata.
Medarbejderprofil
Afdelingsleder kan udfylde, se og redigere alle de aktive felter under medarbejderens personlige oplysninger. Afdelingsleder har adgang til medarbejdere der er placeret på samme afdeling eller hierarkisk under dem i organisationsdiagrammet. Derudover kan Afdelingsleder tilføje kompetence tags. Denne brugerrolle har adgang til dokumenter der er uploadet på medarbejderens profil, herunder mulighed for at slette, redigere og uploade nye dokumenter på medarbejderens profil. Afdelingsleder har ligeledes mulighed for at se og oprette Simpel MUS, se arbejdshistorik og kommunikation. Ydermere kan denne brugerrolle se alle notater og oprette nye notater på medarbejderen og herunder oprette notifikationer til disse notater. Detaljerne for denne brugerrolles adgang afgøres af administrator i implementeringsfasen.
Brugerrollen ’Kunde – Medarbejder’
Denne brugerrolle anvendes til alle almindelige medarbejdere, der kun skal have adgang til deres egen medarbejderdata. Medarbejder er den mest begrænsede adgang og har derfor heller ikke adgang til administrationsmodulet.
Menupunkter
Når medarbejder klikker på 'Hjem' kommer de til deres egen medarbejderprofil, da medarbejder ikke har adgang til et Dashboard. Derudover har medarbejder adgang til Organisationsstukturen, support samt Fravær hvis det er et aktiveret modul.
Medarbejderlisten
Brugerrollen Medarbejder har ikke adgang til medarbejderlisten.
Medarbejderprofil
Medarbejder kan kun udfylde, se og redigere egen persondata. Detaljerne afgøres af administrator i implementeringsfasen.