INDHOLDSFORTEGNELSE
Hvad er Medarbejderliste
Medarbejderlisten i Talent Manager giver dig et nemt og hurtigt overblik over medarbejdere i din organisation. Medarbejderlisten er en liste over alle de medarbejdere, som man har adgang til i systemet. Som udgangspunkt vises kun aktive medarbejdere på listen, altså medarbejdere der arbejder hos jer nu. Det er dog også muligt at filtrere så fratrådte og kommende medarbejdere også bliver en del af listen.
Via medarbejderlisten er det muligt at vælge specifikke medarbejdere og se deres personlige data samt andet information, der er dokumenteret på profilen. Visningen kan også brugerdefineres efter behov, hvis der er specifik information, man ønsker vist. Medarbejderlisten kan altid tilgås uanset hvor du er i systemet, ved at klikke på det lille øje ikon.
Opsætning
Medarbejderlisten kræver ingen opsætning, før den er aktiv, men giver adgang til en masse muligheder og skræddersyede tilpasninger. I det følgende kan du se, hvordan du kan tilpasse og anvende medarbejderlisten.
Hvem har adgang til medarbejderlisten
Som administrator har du automatisk adgang til medarbejderlisten og til alle medabejdere på den afdeling din bruger er oprettet på. Derudover har brugere med brugerrollen; Leder og Afdelingsleder, adgang til medarbejderlisten. Her kan de se medarbejdere, der referere direkte til dem, eller hvis nogle af disse medarbejdere også er ledere kan de også se deres medarbejdere. Ledere kan altså se nedad i referencestrukturen.
Vær opmærksom på at der under implementering bliver lavet indstillinger for, hvilke informationer ledere kan se på deres medarbejdere. En leder kan derfor heller ikke se information på medarbejderlisten, som de under implementering har fået fjernet adgang til. Hvis leder fx ikke har adgang til en se løn på deres medarbejderes profil, vil de heller ikke kunne se løn på medarbejderlisten.
Sideindstillinger
Det er muligt at lave sine egne visninger af medarbejderlisten, hvis man ønsker at få vist specifik information. Disse visninger kan man nemt eksportere, og det kan derfor være en god ide at oprette sidevisninger for de lister, som man ofte trækker ud. Det kunne være en pårørendeliste, en telefonliste eller en fødselsdagsliste. Hvem der har adgang til at eksporterer lister fra Talent Manager, afhænger også af den opsætning der blev lavet, under implementering.
Vær opmærksom på at sideindstillinger er brugerspecifikke, så de lister en bruger opretter er kun tilgængelige for denne bruger. En ny listevisning tilføjes ved at:
- Klik på 'sideindstillinger'
- Vælg derefter 'tilføj ny visning'
- Giv listen et navn
- Tilføj eller fjern de kolonner, du ønsker, ved at trykke på det grønne plus for at tilføje eller det røde kryds for at fjerne en kolonne.
- Tryk gem
- Vælg den nye liste i sideindstillinger
Værktøjslinje
I toppen af medarbejderlisten er der en værktøjslinje. Fra denne er det muligt at håndtere forskellige handlinger på medarbejderne. Det er både muligt at eksportere data, som forskellige filtyper, og det er muligt at sende e-mails til medarbejderne. Det er også muligt at redigere en eller flere medarbejdere på én gang, f.eks. at slette valgte medarbejdere eller at masseopdatere en information på flere medarbejdere ad gangen, hvis en gruppe eksempelvis får ny titel, leder, rykker afdeling eller andet.
Vær opmærksom på at det ikke er alle medarbejderinformationer, der kan masseopdateres. Det er ikke muligt at tilføje flere felter til masseopdateringen.
Dokumenter
Fra medarbejderlisten er det muligt at eksportere data. Dette kan gøres på to forskellige måder. Data kan eksporteres som PDF, XML eller MS Excel. Som tidligere nævnt kan en hurtig måde at eksportere data på være, ved at lave en listevisning, fx en fødselsdagsliste. Er det en listevisning, der skal eksporteres, gøres følgende:
- Start med at lave din ønskede sidevisning under sideindstillinger med de kolonner, du har brug for.
- Herefter vælger du de medarbejdere, du vil eksporterer en liste på, f.eks. ved at trykke 'Vælg alle'.
- Herefter klikker du på det ikon af filtype, som du ønsker at eksporterer til, nederst i højre hjørne af medarbejderlisten.
Det er også muligt at lave en skræddersyet eksport til Excel, i stedet for at anvende en listevisning. Dette gøres ved at:
- Vælg de medarbejdere, du ønsker at eksporterer data fra f.eks. ved at trykke 'Vælg alle' eller vælge vilkårlige medarbejdere med et flueben.
- Klik herefter på fanen 'Dokumenter'
- Klikker du; Generér dokument' kan du eksportere til Excel og udvælge de informationer du ønsker
- Klikker du; Eksport (PDF/XML/MS Excel/Eksternt) skal du først vælge hvilken filtype du ønsker, hvorefter din listevisning downloades til denne filtype (ligesom hvis du havde klikket på ikonet, som forklaret ovenfor)
Kommunikation
Fra Talent Manager kan der sendes e-mails til medarbejderne. Disse e-mails kan sendes til én eller flere medarbejdere ad gangen og som administrator er det muligt at oprette e-mailskabeloner fra administrationsmodulet; Kommunikation.
Vær opmærksom på at det også er ved hjælp af en e-mailskabelon at medarbejdere inviteres ind i Talent Manager. Denne e-mailskabelon hedder 'Velkommen til Talent Manager'. Medarbejdere inviteres ind på følgende måde:
- Vælg de medarbejdere, du vil sende en e-mail til, enten ved at sætte et flueben ved dem, gennem 'vælg side' eller 'vælg alle'.
- Klik på fanen; Kommunikation
- Vælg e-mailskabelonen: 'Velkommen til Talent Manager'.
- Der vises nu en forhåndvisning af e-mailen, og det er muligt at redigere den pågældende e-mail (rettelser vil ikke blive gemt til næste gang).
- Tryk på send.
- Hvis e-mailen ikke skal sendes med det samme kan der fastsættes planlægning af udsendelse til et senere tidspunkt. Det gøres ved at sætte et flueben nederst til venstre under e-mail.
- Ved hjælp af denne e-mail kan medarbejderen oprette en adgangskode og efterfølgende logge ind og se deres medarbejderprofil.
Rediger
Den sidste mulighed i værktøjslinjen er muligheden for at redigere. Her menes muligheden for at slette en eller flere valgte medarbejdere fra listen eller ved at lave masseopdateringer på tværs af medarbejdere, hvis de f.eks. skifter afdeling eller får en ny leder.
Slet medarbejdere
Det er muligt at slette medarbejdere totalt fra Talent Manager, gennem funktionen 'Slet valgte medarbejder(e)'.
Vær opmærksom på at fratrådte medarbejdere ikke behøver at blive slettet, de vil forsvinde fra den aktive medarbejderliste så snart en fratrædelsesdato er blevet registreret på medarbejderens profil. Herefter vil jeres opsatte slettepolitik bestemme, hvornår medarbejderen data slettes totalt.
Medarbejdere slettes ved:
- Sæt flueben ved de medarbejdere, du ønsker at slette
- Tryk på 'Slet valgte medarbejder(e)' i værktøjslinjen
- Herefter vil du se de medarbejdere, du har valgt til sletning og kan herfra vælge om deres brugerprofil skal slettes samtidigt med medarbejderen. Skal medarbejderne slettes helt fra Talent Manager skal der sættes flueben i 'Slet brugerprofilen for den/de valgte medarbejder(e)'.
- Klik 'slet'. Medarbejderne er nu hard deleted.
Masseopdatering
Ved hjælp af masseopdatering kan der foretages ændringer på flere medarbejdere på én gang.
Vær opmærksom på at det er den samme information der ændres på alle valgte medarbejdere. Skal medarbejderne f.eks. flyttes til flere forskellige afdelinger, skal der derfor masseopdateres af flere omgange. Når en medarbejder eller leder flyttes fra én afdeling til en anden er det utroligt vigtigt at deres brugeradgang flyttes med, ellers kan de få problemer ved næste login. Fx hvis en medarbejder flyttes til afdelingen 'Marketing' skal deres brugeradgang også være til afdelingen 'Marketing'.
En masseopdatering foretages ved:
- Marker de medarbejdere, der skal foretages ændringer på
- Udfyld det eller de felter, der er nye opdateringer til.
- Tryk på 'Opdatér'
Tips og tricks
Genveje til medarbejderinformation
Ved siden af hver medarbejder er der et lille tandhjulsikon. Ved at trykke på tandhjulet får du mulighed for 'quick actions'. Du kan her tilføje noter, ikoner eller tilføje til Talent Pool. Du kan ligeledes herfra tilgå de forskellige informationer om medarbejderen gennem genveje til faner på medarbejderprofilen.
Vis fjernede ansatte
Som tidligere nævnt viser medarbejderlisten som udgangspunkt kun aktive medarbejdere. Men det er til hver en tid muligt at få vist medarbejdere, der er fratrådt såfremt de ikke manuelt er blevet slettet og at det er indenfor slettepolitikkens tidshorisont. Dettes gøres ved at slå 'vis tidligere ansatte' til i toppen af medarbejderlisten.
Vis kommende medarbejdere
Ligeledes er det altid muligt at få vist medarbejdere, der fremtidigt skal starte i organisationen, det vil sige medarbejdere som er oprettet i Talent Manager men vis ansættelsesdato er fremtidig. Dette gøres ved at slå 'vis kommende medarbejdere' til i toppen af din medarbejderliste.
Søgning og/eller filtrering
For hurtigt at finde de rette medarbejdere frem på medarbejderlisten er det muligt at søge via søgefeltet øverst i højre hjørne. Yderligere er det muligt at filtrere på hver kolonne. Klikkes der på kolonnenavnet, f.eks. afdeling, vil der foretages en alfabetisk filtrering. Klikkes der på tragten ved siden af, kan der filtreres på specifikke afdelinger. Det er muligt at filtrere på flere kolonner på én gang, hvis det for eksempel skal være en krydsfiltrering mellem 'afdeling' og 'nærmeste leder'.
