INDHOLDSFORTEGNELSE
- Hvad er Kursusbudget
- Opsætning
- Medarbejders anmodning om et kursus
- Leders anmod om et kursus samt kursusoverblik
- Tips og Tricks
Hvad er Kursusbudget
Kursusbudget gør det muligt at skabe overblik over afsatte budgetter til kurser for medarbejdere i virksomheden, på en overskuelig og gennemsigtig måde. Kursusbudget bidrager således til øget transparens over det samlede kursusbudget i virksomheden, og det skaber klarhed over, hvor mange penge, der er allokeret til de forskellige afdelinger og hvor mange af pengene, der faktisk er brugt på kurser til medarbejdere og til hvilke specifikke medarbejdere. Det er muligt at få et samlet overblik over kursusbudget på Dashboardet, eller et specifikt medarbejderoverblik på medarbejderens profil (se nedenstående billede). Yderligere har leder et overblik over egne medarbejdere, på sin medarbejderprofil.
Opsætning
For at anvende Kursusbudget, skal der laves opsætning i administrationsmodulerne; Dropdown-lister og Kursusbudget.
Vær opmærksom på at adgang til at lave denne opsætning kræver brugerrollen; Administrator. Yderligere kan kundemiljøer være sat op forskelligt. Har I ikke Kursusbudget tilgængeligt I jeres løsning er det en Talentech konsulent, som skal lave den første opsætning. I er meget velkommen til at kontakte os med et sådan ønske, kontaktoplysninger finder I nederst på denne side.
Tilføjelse af kurser til kursuslisten
Når en medarbejder skal ønske at komme på et kursus, eller leder eller HR tilføjer et kursus til en medarbejder, kan der vælges på en prædefineret kursusliste. Er kurset ikke på denne liste er det også muligt at skrive kursusnavnet i et fritekstfelt.
For at oprette eller redigere denne kursusliste skal brugeren have brugerrollen; Administrator. Det gøres ved:
- Gå til menupunktet Administration
- Klik på modulet ”Dropdown-lister”
- Klik ”Redigér" ud for dropdown-listen ”Kursusliste”
- Udfyld listen med forskellige kurser og afslut hver enkelt med ”Tilføj”
Husk at tilføje kurser for alle de sprog, I anvender i Talent Manager. Det er også muligt at redigere, slette eller ændre rækkefølgen på de kurser, som allerede er oprettet på kursuslisten.
Sådan oprettes et kursusbudget
For at kunne anvende kursusbudget skal der oprettes et totalt kursusbudget for virksomheden. Dette kursusbudget oprettes på jeres hovedafdeling og kan efterfølgende deles ud på underafdelinger. Dette gøres ved:
- Gå til menupunktet Administration
- Klik på modulet "Kursusbudget"
- Klik ”Tilføj” og opret nyt kursusbudget
- Angiv det totale kursusbudget for hele virksomheden
- Angiv perioden for kursusbudgettet
- Afslut med ”Gem”
I er nu klar til at tildele kursusbudget til de forskellige afdelinger.
Tildeling af kursusbudget til underafdelinger
For at dele det totale kursusbudget ud på underafdelinger skal det totale budget være oprettet først (se ovenfor). Herefter kan det deles ud ved:
- Gå til menupunktet: Administration
- Klik på modulet "Kursusbudget"
- Klik "Tildel budget"
- Vælg hvilken afdeling, der skal tildeles budget til
- Angiv det ønsket beløb for budgettet til afdelingen
- Afslut med ”Gem”
Vær opmærksom på, at det tilgængelig beløb for budgettet fremgår ud for beløbsfeltet. Det er herfter muligt at se det totale tildelte budget ved at klikke "Se tildeling". Herfra er det også muligt at tilføje en tildeling til en underafdeling.
Vær opmærksom på at det kun er muligt at slette en tildeling af kursusbudget for en afdeling, såfremt der endnu ikke er allokeret penge til en medarbejder fra den pågældende afdeling.
Medarbejders anmodning om et kursus
Som medarbejder er det muligt at anmode om et kursus, fra medarbejderens profil.
Vær opmærksom på at medarbejderprofilen kan sættes forskelligt op, og medarbejderens adgang til at anmode om et kursus kræver, at I ikke har ændret medarbejders standardadgang ift til kursustildeling. For mere information om medarbejderprofil og opsætningsmuligheder se artiklen; Medarbejderprofil.
Sådan anmoder en medarbejder om et kursus:
- Log ind i Talent Manager (brugere med medarbejderadgang har kun adgang til deres egen profil. Brugere med leder- eller adminstratoradgang kan finde sin medarbejderprofil ved at klikke på eget navn øverst i højre hjørne).
- Klik på fanen ”Kurser” under medarbejderprofilen. Denne fane logger alle kursusanmodninger for den pågældende medarbejder
- Klik på ”Tilføj” under Medarbejderkurser
- Vælg kursus fra kursuslisten. Er det ønskede kursus ikke på listen kan der klikkes "Kursus ikke på liste" hvorefter kursusnavnet kan skrives i fritekst
- Vælg lokation for kurset
- Vælg start- og sluttidspunkt for kurset
- Angiv omkostninger for kurset
- Angiv evt. kommentarer til kurset
- Upload dokument om kurset
- Afslut med ”Gem” og ”Send” kursusanmodning til nærmeste leder.
Ved at klikke "Send" kan medarbejderen sende sin nærmeste leder en e-mail om kursus-anmodningen via Talent Manager, hvorefter nærmeste leder kan logge ind og godkende eller afvise anmodningen.
Leders anmod om et kursus samt kursusoverblik
En leder anmoder om kursus på samme vis som en medarbejder (se guide ovenfor). En leder har dog en anden visning på sin medarbejderprofil under fanen ”Kursus”.
En leder har en oversigt over perioden for kursusbudgettet, det samlede afdelingsbudget, det resterende budget, og hvor mange penge fra budgettet, der er brugt på vedkommende samt medarbejdere med reference til den pågældende leder.
En leder har ligesom en medarbejder en oversigt over sine anmodede kurser (både godkendte og afviste).
Derudover har en leder også en oversigt over kursusanmodninger fra sine underordnede og kan herfra også godkende og afvise anmodninger ved at klikke "Vis" ud fra en anmodning. Hvis medarbejderen sender sin kursusanmodningen (se afsnittet ovenfor) vil leder ved hver kursusanmodning modtage en mail fra Talent Manager omhandlende godkendelse eller afvisning af kursusanmodning.
Tips og Tricks
Brugeren på øverste niveau i organisationsstrukturen (oftest en administrerende direktør) vil ved kursusanmodning ikke udsende en e-mail automatisk fra Talent Manager, da vedkommende ikke har nogen nærmeste leder som den eneste i organisationsplanen. Derfor kræver dette tilfælde en godkendelse fra en administrator af systemet, før pengene bliver fratrukket kursusbudgettet.
Det er muligt at få tilføjet en oversigt over kursusbudget til sit dashboard, hvor to grafer vil være synlige:
det totale budget og allokeret budget.