INDHOLDSFORTEGNELSE
Introduktion
Udviklingssamtaler hjælper med at strukturere det tilbagevendende arbejde med udviklingssamtaler eller evalueringer for HR, ledere og medarbejdere, og hjælper dig med at få mere kontrol, strukturere forberedelsen og opnå bedre resultater.
Med dette enkle værktøj kan du planlægge, forberede, gennemføre og overvåge hele processen digitalt.
Al information samles ét sted for et nemt overblik over både aktuelle og tidligere samtalecyklusser.
Hele processen er digitaliseret – fra forberedelse til underskrift af udviklingsplan for både medarbejder og leder.
HR får en enkel måde at følge op på teamenes fremskridt.
E-mailpåmindelser sendes til alle roller for at informere om vigtige begivenheder i processen og sikre fremdrift.
Hvordan kommer jeg i gang?
Udviklingssamtaler er tilgængelige for alle kunder uden ekstra omkostninger. Funktionen kræver ingen yderligere opsætning for at komme i gang.
Hvordan virker det
Udviklingssamtaleprocessen styres af HR (admin-rolle) ved at opsætte cyklusser og skabeloner.
Sådan laver du en udviklingssamtalecyklus
Udviklingssamtalecyklussen bestemmer, i hvilken periode samtalerne skal finde sted, hvilke teams der skal deltage, og hvilke trin der skal inkluderes. Disse indstillinger kan også tilføjes og ændres senere. Oprettelse af cyklus findes under fanen ‘Udvikling’ og er kun synlig for brugere med "Admin"-rollen.
Når du har klikket på Ny cyklus, dukker et pop-up vindue op, hvor du kan begynde at opsætte din cyklus. Alle oplysninger, du tilføjer nu, kan ændres senere.
- Vælg et navn til din udviklingssamtalecyklus – fx Udviklingssamtaler Forår '24
Vælg deltagere. Her vælger du, om alle i virksomheden skal inkluderes eller specifikke teams. Modulet er bygget med logikken om, at det er nærmeste leder, der gennemfører udviklingssamtalen med sit team, så ‘Teamledere’ er allerede forudfyldt.
Vælg trin. Her vælger du, om din cyklus skal inkludere et udviklingsplans-trin eller ej. Du kan ikke fravælge de øvrige, da de er essentielle for udviklingssamtalekonceptet. Her er en kort forklaring af trinene:Forberedelse – obligatorisk trin. Både leder og medarbejder forbereder sig. Medarbejderen starter med at udfylde forberedelsesskabelonen. Når medarbejderen er færdig, forbereder lederen sig ved at læse medarbejderens forberedelse og tage noter.
Samtale – obligatorisk trin. Lederne udfylder samtaleskabelonen, helst under selve samtalen. Medarbejderen kan ikke lave noter eller udfylde skabelonen på dette trin.
Plan – valgfrit trin (kan til- eller fravælges ved cyklusoprettelse). Her udfylder lederen en kort handlingsplan med mål sat sammen med medarbejderen for den kommende periode.
Vælg periode. Vælg start- og slutdato. Dette er kun for at sætte en tidsramme for organisationen, intet sker automatisk ved datoernes udløb.
Klik Næste og vælg skabeloner til hvert trin. Har du ingen skabeloner endnu, klik ‘Ingen skabelon’ – du kan tilføje dem senere.Når cyklusoprettelsen er færdig, vises den på listen over cyklusser. Du kan redigere cyklussen, som du ønsker, fx ændre deltagere og skabeloner, indtil du frigiver cyklussen.
Cyklussen vil være i udkaststilstand, indtil skabeloner er tilføjet til hvert trin. Uden dem kan du ikke starte cyklussen. Dette kan gøres via det lille ‘hjul’ eller de tre prikker i menuen.
Skabeloner
Bemærk: Vi opfordrer kraftigt til at opbygge unikke og separate skabeloner til hvert trin i cyklussen. Det sikrer, at du får mest muligt ud af udviklingssamtaleprocessen for dine medarbejdere.
Under fanen ‘Skabeloner’ på Udviklingssiden kan du oprette og administrere dine egne skabeloner eller bruge Talentechs best practice-skabeloner.
For at oprette en ny skabelon klik ‘Ny skabelon’ og vælg et navn. Du bliver sendt til skabelonbyggeren.
Her kan du bygge dine egne skabeloner med forskellige spørgsmålstyper og indholdsbokse. Til inspiration kan du se de best practice-skabeloner, som Talentech tilbyder. Du kan formatere tekst, indsætte billeder og meget mere i teksteditoren. Du kan ændre rækkefølgen af spørgsmål med pilene. Der er også mulighed for at klone spørgsmål og slette.
Påbegynd din udviklingssamtale cyklus
Når du har valgt skabeloner til hvert trin, vil cyklussen se sådan ud. Status skifter til ‘Ikke startet’. Det betyder, at cyklussen er klar til at blive frigivet og indeholder alle nødvendige oplysninger, men da den ikke er startet, kan der stadig foretages ændringer.
Når du har kontrolleret, at alle oplysninger er korrekte og klar til frigivelse til ledere og medarbejdere, skal cyklussen startes. Dette er en manuel handling, der skal udføres af en admin. Når cyklussen er startet, kan den ikke længere ændres (undtagen navn og start-/slutdato). Når en cyklus startes, sendes en e-mail til de deltagende medarbejdere og ledere med besked om at gå til People Core for at forberede sig. Når det er gjort, kan admin kun se cyklussen og teamets fremskridt via Udviklingssiden.
E-mails i udviklingssamtaleprocessen
Følgende e-mails sendes under en udviklingssamtalecyklus:
| Begivenhed | Modtagere | Betingelser |
|---|---|---|
| Planlagt cyklus ikke startet (startdato er sat, men cyklus ikke startet på den dato) | Admins | E-mail sendes ikke hvis: |
| - Cyklus oprettet med en tidligere startdato | ||
| - Cyklus oprettet samme dag som startdato | ||
| - Udviklingscyklus er startet | ||
| Deltagere (medarbejdere og ledere) | ||
| Deadline for udviklingscyklus nærmer sig (en uge før) | Deltagende ledere og admins | Kun ledere med opgaver tilbage for deres medarbejdere påmindes |
| Medarbejder er færdig med forberedelsen | Medarbejderens leder | Medarbejderen skal have ‘Gemt’ forberedelsen, ikke kun 'gemt udkast' |
| Leder har sendt udviklingsplan til godkendelse | Medarbejder | |
| Medarbejder har accepteret udviklingsplan | Leder | |
| Medarbejder har kommenteret udviklingsplan | Leder |
Fremskridt
En vigtig funktion ved Udviklingssamtaler er, at HR kan følge fremskridtet i samtalerne. Det gør det muligt at støtte og hjælpe, hvor det er nødvendigt. Når en cyklus er frigivet, og lederne er i gang med deres teams, kan HR (admins) følge fremskridtet ved at klikke på ‘Vis’ på den ønskede cyklus under fanen Udvikling.
Du kan også se fremskridtet under ‘Vis alle’, hvor du finder alle organisationens medarbejdere. Her kan du filtrere og søge efter specifikke medarbejdere på flere kriterier.
Her er et overblik over udviklingssamtaleprocessen:
Når en admin har frigivet en cyklus, får deltagende medarbejdere og ledere besked via e-mail.
Medarbejder forberedelse
Medarbejdere opfordres til at forberede sig først. Udviklingssamtalen er en medarbejdercentreret proces, hvor medarbejderens udvikling er i fokus, og de skal kunne sætte dagsordenen. Medarbejderen gennemfører sine udviklingssamtaletrin under fanen ‘Min udvikling’.
Her kan de se alle udviklingscyklusser, de er involveret i nu, samt tidligere afsluttede cyklusser. Under ‘Afsluttet’ kan medarbejderen finde noter fra alle trin og let få adgang til dem til opsummering eller opfølgningsmøder.
De igangværende cyklusser ligger øverst på siden og har hver en statuslinje. Her kan medarbejderen følge med i, hvor de og lederen er i processen. De opfordres til at handle, når det er deres tur, fx:
Hvis ‘Åben’ klikkes, kommer de til en visning, hvor de kan besvare spørgsmålene til udviklingssamtaleforberedelsen. De kan vælge at ‘Gem som udkast’ og færdiggøre senere eller ‘Send til leder’ for at markere sig klar til samtalen.
Når medarbejderen har forberedt og sendt til lederen, viser status, at medarbejderen er færdig med dette trin, og det er lederens tur til at forberede sig.
Forberedelsestrin for ledere
Når medarbejderen er færdig med sin forberedelse, er det lederens tur. Lederen bliver underrettet via e-mail og i fanen ‘Teamudvikling’. I denne fane udfører lederen alt sit arbejde med alle sine teammedlemmer. Alle udviklingscyklusser, som lederen er involveret i, vises i et oversigtsbillede (som nedenfor). Her kan lederen se både igangværende cyklusser, der allerede er startet, og cyklusser, som lederen er planlagt til at deltage i, men som endnu ikke er startet. Cyklussens status vises på status-badges på cykluskortene – ‘Igangværende’ angiver en aktiv cyklus, mens ‘Udkast’ angiver en fremtidig cyklus.
Når man går ind i en cyklus, får lederen et overblik over, hvilket trin hvert teammedlem befinder sig på, og hvilke handlinger der kommer næste. Beskrivende statusser guider lederen videre. De får også en statuslinje, der giver et hurtigt overblik over teamets fremdrift:
Når en medarbejder har afsluttet forberedelsen, åbner lederen trinnet og kan se medarbejderens noter. Lederen kan nu tage noter om medarbejderens forberedelse og kommentere, hvad de er enige eller uenige i. Denne notesblok følger lederen gennem hele udviklingscyklens trin og kan aldrig ses af medarbejderen.
Lederens visning før klik på notesblok i øverste højre hjørne
Når lederen er færdig med forberedelsen, er næste skridt "Samtale".
Udviklingssamtale trin for ledere
I dette trin har lederen kontrollen og er den, der udfylder skabelonen i People Core. Det anbefales, at dette sker under selve udviklingssamtalen, så lederen kan bruge samtaleskabelonen som en guide til mødet. Lederen kan til enhver tid få adgang til notepad’en for at se sine noter fra forberedelsen. Lederen kan også se, hvad medarbejderen har forberedt, ved at klikke på ‘Vis’ ved siden af forberedelsestrinnet.
Udfyldelse af denne skabelon kan ske i flere trin ved at gemme et udkast og vende tilbage til det senere. Når lederen er færdig med samtaleskabelonen, klikker han/hun på ‘Færdig’, og "Samtale"-trinnet markeres som fuldført. Hvis administratoren kun har valgt Forberedelse- og Samtale-trinnet i udviklingssamtalens cyklus, afslutter færdiggørelsen af Samtale-trinnet cyklussen for hver medarbejder. Hvis Plan-trinnet også er valgt, læs venligst videre.
Udviklingsplan
Det sidste og valgfrie trin i udviklingscyklussen er udviklingsplanen. Denne skabelon udfyldes af lederne og sendes derefter til medarbejderen til godkendelse og kommentarer.
Lederne skriver udviklingsplanen. De kan arbejde på den flere gange ved at gemme den som udkast. Når planen er færdig, sendes den til medarbejderen ved at klikke på ‘Send til medarbejder’.
Lederne får en indikation på, at planen er sendt ved, at statusserne på medarbejderens statusbjælke ændres:
Medarbejderen kan herefter læse planen ved at klikke på ‘Åbn’ på deres statusbjælke. Medarbejderen har valget mellem at godkende planen eller kommentere den, hvis de ikke er enige eller ønsker ændringer. Hvis ‘Godkend’ vælges, afsluttes udviklingssamtaleprocessen for den medarbejder. Hvis der indsendes en kommentar, sendes kommentaren til lederen, og godkendelsesprocessen starter forfra, indtil der opnås en godkendelse.
Når godkendelse er opnået, er udviklingssamtaleprocessen for den pågældende medarbejder afsluttet. Lederne kan finde medarbejderen under filteret ‘Fuldført & annulleret’ i deres Team-udviklingsoversigt.
Medarbejderen kan finde deres udfyldte udviklingssamtaleformularer og planer under fanen ‘Min udvikling’ under ‘Fuldførte’ samtaler.
Efter udviklingssamtalecyklussen – genbesøg af planen gennem året
Vi opfordrer naturligvis kraftigt til, at I arbejder med udviklingsplanen løbende gennem året sammen med jeres medarbejdere. Medarbejdere og ledere kan altid få adgang til planer fra udviklingssamtaler ved at åbne den rette fuldførte cyklus og se noterne.