OBS! Dette er en ekstra funktionalitet udover standardløsningen. Hvis du er interesseret kan du tage fat på din kontaktperson hos Talentech eller Talentechs supportafdeling.
INDHOLDSFORTEGNELSE
- Kort beskrivelse
- Hvorfor er det værdifuldt for jer?
- Hvordan virker det?
Kort beskrivelse
Rekvisition sikrer en struktureret, overvåget og ensartet arbejdsgang, når du arbejder med projekter. Modulet rekvisition er en godkendelsesproces, der igangsættes ved oprettelse af projekter eller ved publicering af annoncer i Talent Recruiter.
Kort sagt betyder rekvisition, at et projekt enten ikke kan oprettes eller ikke kan offentliggøres i Talent Recruiter uden først at blive godkendt af en godkendende myndighed.
Hvorfor er det værdifuldt for jer?
Rekvisition er særligt nyttigt for kunder med en decentraliseret rekrutteringsproces, hvor ansættelsesledere i forskellige afdelinger opretter projekter og publicerer annoncer i Talent Recruiter, når der opstår behov for en ny ansættelse. Rekvisition kan hjælpe med at sikre en ensartet og strømlinet proces, hvor godkendelse til rekruttering skal ske af en centraliseret HR Manager eller afdelingsleder, der kan følge op på medarbejderantallet eller kvalitetskontrollere annoncen.
På denne måde garanterer rekvisition en ensartet arbejdsgang, da et projekt kan afvises af den godkendende myndighed, hvis det ikke overholder virksomhedens aftalte standarder og procedurer.
Hvordan virker det?
Når projektlederen ønsker at oprette et projekt eller publicere annoncen for projektet, sendes en anmodning automatisk via e-mail til den godkendende myndighed. Den godkendende myndighed godkender eller afviser derefter anmodningen. Uden godkendelse kan projektlederen ikke fortsætte med projektet.
Rekvisition kan anvendes på et af to stadier i projektoprettelsesprocessen:
Godkendelse før projektstart
Med "Godkendelse før projektstart" starter projektlederen projektet ved at udfylde grundlæggende informationer, men kan ikke fortsætte arbejdet med projektet, før det er godkendt af den godkendende myndighed.
Godkendelse før publicering
I denne opsætning kan projektlederen oprette størstedelen af projektet inklusive annoncen, men kan ikke publicere annoncen, før projektet er godkendt af den godkendende myndighed.
Simpel & Avanceret rekvisition
Uanset hvilket stadium i projektoprettelsen du ønsker at opsætte rekvisition, kan det konfigureres på to forskellige måder:
Simpel rekvisition
Projektlederen udfylder grundlæggende og/eller tilpassede projektinformationer (f.eks. projektnavn/jobtitel, ansøgningsfrist, startdato osv.), hvorefter en godkendelsesanmodning straks sendes via e-mail til den godkendende myndighed.
Avanceret rekvisition
Projektlederen skal udfylde en fuld rekvisitionsformular, før godkendelsesanmodningen sendes via e-mail. Rekvisitionsformularen oprettes i spørgeskema-modulet i Administration.
I begge tilfælde er den godkendende myndighed forpligtet til at godkende eller afvise anmodningen (og rekvisitionsformularen) i Talent Recruiter, før projektlederen kan fortsætte med projektet.
Ved godkendelse (eller afvisning) af rekvisitionen, vil du se dette billede.
Her kan du skrive en kommentar og enten afvise eller godkende rekvisitionsanmodningen.
Tilføjelse af en "rekvisitionsformular" til avanceret rekvisition i spørgeskema
Gå til Administration -> Spørgeskema.
Her tilføjes et nyt spørgeskema, vælg spørgeskematypen "Project Requisition" og opret de spørgsmål, du vil have i formularen, på samme måde som når du normalt opretter nye spørgeskemaer.
Rekvisitionsformularen vil nu være tilgængelig fra en dropdown-liste over eksisterende rekvisitionsformularer, når projektlederen udfylder rekvisitionen.
Brugerrolle indstillinger
Før brug af rekvisition skal brugerroller ændres og tilpasses til rekvisition. Dette gør det muligt for visse brugere at blive en godkendende myndighed.
Dette gøres fra brugerrolle-modulet af din konsulent hos Talentech.
Aktivering af rekvisition og tilføjelse af standard godkendende myndighed
Når alt er opsat i backend, kan du nu aktivere rekvisition og tilføje en standard godkendende myndighed. Dette gøres i administrationsmodulet "Rekvisition".
Bemærk, at alle ændringer, du foretager her, vil gælde for alle projekter oprettet i den afdeling, du laver ændringerne på.
For at aktivere rekvisition skal du blot sætte flueben i boksen, og alle projekter, der oprettes, skal nu godkendes af en godkendende myndighed. Du kan tilføje en standard godkendende myndighed. En bruger, der er tilføjet som standard godkendende myndighed, bliver automatisk tilføjet som autoritet hver gang et projekt oprettes og vil altid modtage rekvisitionsanmodningen, når den sendes af projektlederen.
Du kan også tilføje flere standard godkendende myndigheder, hvis projekter kræver godkendelse af flere parter. I dette tilfælde følger godkendelsesprocessen den rækkefølge, du har valgt i rekvisition-modulet.
Den godkendende myndighed 1 modtager rekvisitionsanmodningen. Når godkendt af den godkendende myndighed 1, modtager den godkendende myndighed 2 rekvisitionsanmodningen. Dette fortsætter, indtil hver godkendende myndighed har godkendt projektet.
Bemærk: Alle godkendende myndigheder skal godkende anmodningen, før projektlederen kan fortsætte med projektet.
Det er endda muligt at tilføje forskellige standard den godkendende myndigheder til forskellige afdelinger i afdelingshierarkiet. Dette kan være relevant, hvis projekter oprettet på et bestemt afdelingsniveau skal godkendes af en bestemt afdelingsleder. For at gøre dette skal du blot placere dig på den specifikke afdeling i hierarkiet og derefter gå til modulet "Rekvisition" og tilføje den relevante bruger.
Eksempel på mail, der sendes til den godkendende myndighed:
Efter rekvisitionen er godkendt, kan du fra projektoprettelsen se godkendelseshistorikken.
Her vil der fremgå med tidspunkt og dato, hvilken bruger der har godkendt rekvisitionen og hvis der er angivet kommentarer i forbindelse med bestillingen.
