INDHOLDSFORTEGNELSE
Introduktion
Feriebalance er en enkel måde at holde styr på, hvor mange feriedage dine medarbejdere har optjent, løbende tildele dage baseret på en feriepolitik og opdatere medarbejdernes feriebalance, når feriedage afholdes. Medarbejderne kan se deres optjente feriedage, ledere kan se deres teams feriedage, og oplysningerne indgår også i processen med at anmode om og godkende ferie.
Opsætning
Fraværsadministratoren arbejder med at oprette feriepolitikker og tildele dem til medarbejderne.
Opsætning af feriepolitikker
Som administrator får du adgang til menupunktet “Feriepolitikker” under Indstillinger. Her får du et overblik over alle feriepolitikker, der allerede er oprettet i din organisation.
For at oprette en ny feriepolitik, klik på “Ny politik”.
I det vindue, der popper op, laver du indstillinger for din feriepolitik, som passer til dit lands lovgivning og din organisations måde at håndtere ferie på.
Oprettelse af en månedlig feriepolitik
Hvis du bruger månedlig optjening og tildeling af feriedage, er det sådan, du sætter det op:
- Tilføj et navn, der beskriver politikken, f.eks. “Standardpolitik 25 dage”
- Sæt startdatoen for ferieåret, som skal bruges for denne politik.
- Vælg antal årlige feriedage, f.eks. 25.
- Sæt tildelingsfrekvensen til månedlig.
- Vælg, om nye dage skal tildeles den sidste dag i måneden eller den første dag i måneden.
- Vælg, hvornår feriedage fra tidligere perioder udløber. Angiv antal år efter startdatoen for optjeningsåret og en udløbsdato, for eksempel 1 år efter optjeningsperioden og den 31. december. Dine indstillinger her vil give dig et vejledende eksempel til hjælp.
- Vælg, om de nyeste eller ældste feriedage skal bruges først.
- Når du er færdig med dine indstillinger, klik på Gem.
Oprettelse af en årlig feriepolitik
Hvis du bruger årlig optjening og tildeling af feriedage, er det sådan, du sætter det op:
- Tilføj et navn, der beskriver politikken, f.eks. “Standardpolitik 25 dage”.
- Sæt startdatoen for ferieåret, som skal bruges for denne politik.
- Vælg antal årlige feriedage, f.eks. 25.
- Sæt tildelingsfrekvensen til årlig.
- Vælg, om tildelingen skal ske på forhånd eller efter optjening.
- Vælg dato for tildeling af feriedage – enten startdatoen for ferieåret eller en valgfri dato, du selv vælger.
- Sæt regler for overførsel. Angiv, hvor mange dage der må overføres fra år til år, hvor mange år de kan gemmes, og hvilken dato de skal udløbe. Dine indstillinger her vil give dig et vejledende eksempel, som kan hjælpe dig.
- Vælg, om de nyeste eller ældste feriedage skal bruges først.
- Når du er færdig med dine indstillinger, klik på Gem.
Eksempel på politik med månedlig optjening
Dette er et eksempel på en politik, som for eksempel anvendes efter dansk lovgivning.
Ferieåret løber fra 1. september til 31. august. Antallet af feriedage er 25, men du kan frit vælge et andet antal. I den blå boks kan du se, hvor mange dage det svarer til på måneds- og dagsbasis. Optjeningen sker månedligt, og tildelingen sker månedligt den første dag i måneden. Reglerne for overførsel er sat til 1 år efter optjeningsperiodens start den 31. december, hvilket betyder, at dage optjent mellem 1. september 2025 og 31. august 2026 skal bruges inden 31. december 2026. De ældste feriedage bruges først, og derefter de nyeste, da du i perioden mellem 1. september og 31. december på et givent år kan have dage både fra den foregående periode og den nuværende.
Denne politik vil resultere i følgende:
Eksempel på politik med årlig optjening
Dette er et eksempel på en politik med årlig optjening, som for eksempel kunne bruges i Sverige.
Ferieåret løber fra 1. april til 31. marts. Antallet af feriedage er 25, men du kan frit vælge et andet antal. Optjeningen sker årligt, og tildelingen sker årligt, når en ny ferieperiode starter. Reglerne for overførsel er sat til 5 dage, som udløber 5 år efter optjeningsperiodens start den 31. marts. Det betyder for eksempel, at dage optjent mellem 1. april 2025 og 31. marts 2026 skal bruges inden den 31. marts 2031. De senest optjente feriedage fra den nuværende ferieperiode vil blive brugt først, derefter gemte feriedage fra nyeste til ældste.
Denne politik vil resultere i følgende:
Sådan kommer du godt i gang med løsningen
Uanset hvor du i dag fører dine medarbejderes feriedage, har dine medarbejdere allerede optjente feriedage, som du skal overføre til systemet for at få en korrekt startbalance. Vi foreslår følgende proces (du kan læse mere om hvert trin nedenfor):
Aftal på forhånd en dato for, hvornår I vil tage den nye løsning i brug. Afhængigt af, hvornår jeres ferieår starter, og hvordan medarbejderne optjener ferie, vil der være forskellige tidspunkter, hvor det giver mening at lave overgangen.
Opret dine feriepolitikker efter behov, så de er klar i systemet.
Tildel politikker til de rette medarbejdere med den korrekte startdato (kan være et fremtidigt tidspunkt).
Når startdatoen er passeret, og politikken er aktiv, vil medarbejderne kunne se deres saldo i Tid & Fravær.
Du kan manuelt tilføje allerede optjente feriedage til medarbejderne for at gøre saldoen korrekt. Når du gør dette, skal du vælge, hvilken ferieperiode dagene tilhører, så de udløber på det rigtige tidspunkt.
Når alt ovenstående er gjort, vil medarbejderne se den korrekte saldo i Tid & Fravær.
Hvad sker der med feriedage, der er anmodet om i fremtiden, når en feriepolitik tildeles og træder i kraft?
Alle fremtidige feriedage vil blive trukket fra den aktuelle feriesaldo, når en feriepolitik tildeles en medarbejder.
Eksempel:
En medarbejder anmoder i februar om 10 feriedage i juli, som lederen godkender. En ny feriepolitik tildeles i februar, som fastsætter, at medarbejderen optjener 25 feriedage årligt forud, med start 1. marts. Politikken tildeles og træder i kraft i februar.
I februar vil medarbejderens saldo være -10 feriedage (10 dage trækkes fra saldoen, men der er endnu ikke tildelt nogen dage).
Den 1. marts tildeles de årlige feriedage, hvilket resulterer i en saldo på 15 feriedage.
Hvordan virker det
Tildeling af feriepolitikker til medarbejdere
Når du har opsat dine feriepolitikker efter dine behov, er du klar til at tildele dem til dine medarbejdere. Du kan lade dine medarbejdere have forskellige feriepolitikker, for eksempel hvis nogle medarbejdere har ret til flere feriedage. Alt, hvad du skal gøre, er at opsætte politikker med forskellige indstillinger og tildele dem til de rette medarbejdere.
Gå til People under Administration i Tid & Fravær.
Vælg den eller de medarbejdere, du ønsker at tildele en politik. Du kan vælge én eller flere medarbejdere i listen.
Klik på ”Tildel feriepolitik” i den menu, der dukker op.
I næste trin vælger du den feriepolitik, du ønsker at tildele, og du sætter også en dato for, hvornår politikken skal starte. Det betyder, at medarbejderen fra denne dato vil begynde at optjene ferie i henhold til reglerne i den valgte politik. Du kan vælge, at politikken skal starte fra dags dato, men du kan også vælge en dato i fremtiden.
Klik på ”Ja, tildel politik” for at tildele.
Nu vil du i medarbejderlisten (People-listen) kunne se, at disse medarbejdere har fået tildelt denne politik. Hvis medarbejdere har en politik, der starter på et senere tidspunkt, vises det med et informationssymbol, og når du holder musen over det, kan du se, hvornår den træder i kraft.
Oversigt over feriesaldo for alle medarbejdere
Administrator kan få et overblik over feriesaldoen for alle medarbejdere i medarbejderlisten (People-listen).
Følg ændringer i feriesaldo for en medarbejder
Medarbejderen, lederen og en administrator kan følge ændringer i en specifik medarbejders feriesaldo ved at kigge i en ferielog for hver medarbejder. Her vil alle hændelser, der påvirker saldoen, blive vist, såsom automatisk tildeling af feriedage fra feriepolitikken, ferieanmodninger, der trækker dage fra saldoen, samt manuelle justeringer.
I listen kan du se typen af ændring, hvornår den fandt sted, selve ændringen (tilføjelse eller fradrag af dage), den nye saldo efter ændringen samt hvilken ferieperiode saldoen blev påvirket for. Ved manuelle opdateringer er det også muligt at tilføje en kommentar, som kan vises her.
Redigering af feriesaldo for en medarbejder
Hvis du ønsker at ændre feriesaldoen for en medarbejder, gør du følgende:
Gå til medarbejderlisten (People-listen)
Klik på de tre prikker til højre og vælg ”Rediger feriesaldo”
- I næste trin vælger du, hvilken ferieperiode du ønsker at redigere saldoen for, og justerer herefter saldoen. Du har også mulighed for at tilføje en kommentar til ændringen, som vil blive vist i medarbejderens saldolog.
Klik på “Gem”.
Dine ændringer er nu synlige på listen over medarbejderens aktuelle feriesaldo.
Skift og fjern feriepolitik for medarbejdere
Hvis medarbejdere skal overgå til en anden feriepolitik, eller du af en eller anden grund ønsker at fjerne feriepolitikken, kan dette gøres.
Skift feriepolitik
Hvis en medarbejder allerede har en feriepolitik tilknyttet, kan du stadig tildele en ny politik ved at følge de samme trin, som når du tildeler politikker til medarbejdere.
Bemærk, at dette vil slette den nuværende feriesaldo for medarbejderen. Hvis du ønsker at overføre feriedage til den nye politik, kan dette gøres manuelt ved at redigere saldoen for medarbejderen, når den nye politik er tildelt.
Fjern feriepolitik
Du kan fjerne en feriepolitik for en medarbejder. Find den medarbejder, du ønsker at fjerne politikken for, klik på de tre prikker til højre, og vælg ”Fjern feriepolitik”. Dette vil slette den aktuelle feriesaldo for medarbejderen.