Voit luoda Hireen sopimuspohjia, jotka sisältävät joko oletuksena löytyviä tai itse luotuja korvauskoodeja.
Sopimuspohjat
Pohja toimii perustana työsopimuksille ja sisältää kaiken sen tiedon, joka pysyy muuttumattomana jokaisessa sopimuksessa, joka tehdään käyttäen samaa pohjaa. Pohja sisältää kaikki perustekstit sekä sopimuksen ulkoasun.
Jos sinulla on pääsy pohjien muokkaukseen, pääset luomaan, muokkaamaan ja poistamaan sopimuspohjia Järjestelmänhallinnassa kohdassa Pohjat > Hire pohjat.
Pohjat voivat olla joko yhteisiä tai omia. Yhteiset pohjat näkyvät kaikille käyttäjille, kun taas omat pohjat ovat yksityisiä ja näkyvät vain sinulle.
Kuten muitakin ReachMeen pohjia, Hire pohjia voidaan järjestellä kansioihin tai organisaatiorakenteen mukaan.
Pohjien muokkaaminen tai poistaminen
Kun muokkaat tai poistat sopimuspohjan, muistathan, että se vaikuttaa kaikkiin samoihin pohjiin, jotka on otettu käyttöön jollekin hakijalle Hire toiminnossa, mutta joita ei vielä ole lähetetty vastaanottajille. Olethan siis varovainen tehdessäsi muutoksia käytössä oleviin sopimuspohjiin, koska muutokset voivat vaikuttaa käynnissä oleviin palkkausprosesseihin.
Korvauskoodit
Korvauskoodit ovat merkittävä osa sopimuspohjia. Ne edustavat sopimuksen niitä osia, jotka vaihtelevat yksittäisten sopimusten välillä, kuten palkattavan henkilön nimi, osoite, palkka tai muut edut.
Jotkin korvauskoodit yhdistyvät hakijan tietoihin projektissa, tai projektin taustatiedoissa täytettyihin tietoihin, jolloin kentät voivat täydentyä löytyvillä tiedoilla automaattisesti.
Pohjia luotaessa löydät useita valmiita korvauskoodeja, ja voit myös luoda omia korvauskoodeja, joita et löydä valmiiden joukosta. Korvauskoodit löytyvät pohjan muokkaustilassa tekstikentän oikeasta alareunasta kohdasta "Dynaamiset korvaustekstit".
Korvauskoodeja voi olla kolmea eri tyyppiä: avoin tekstikenttä, tekstikenttä (iso) tai alasvetovalikko. Avoin tekstikenttä sopii lyhyempiin täydennettäviin tietoihin, kuten nimen, palkan tai päivämäärien täydennykseen kun taas isompi tekstikenttä sopii parhaiten useiden lauseiden kirjoittamiseen, kuten työnkuvan määritelmään. Alasvetovalikot sopivat valmiiden vaihtoehtojen määrittelyyn. Alasvetovalikkoa määriteltäessä syötetään sekä sopimuksen täydentämisvaiheessa valikossa näkyvä teksti ("vaihtoehdon nimi") sekä teksti joka tulee varsinaiseen sopimukseen ("vaihtoehto").
Korvauskoodien todennus
Voit määritellä tekstikenttä-korvauskoodeille myös todennuksen, mikä voi olla jokin seuraavista:
- Teksti
- Päivämäärä (vvvv.kk.pp)
- Päivämäärä (pp.kk.vvvv)
- Henkilötunnus (VVVVKKPP-XXXX)
- Vain numerot
Huom! Suomessa henkilötunnukset eivät ole muodossa VVVVKKPP-XXXX, joten tätä todennustyyppiä ei voida käyttää Suomessa. Käytä sen sijaan teksti-todennusta.
Arkistoi ja poista korvauskoodeja
Turhat ja käyttämättömät korvauskoodit kannattaa arkistoida tai poistaa. Tämän voi tehdä kaikille niille korvauskoodeille, joita olette itse luoneet.
Arkistointi tarkoittaa, että korvauskoodi edelleen toimii olemassa olevissa pohjissa, mutta sitä ei voi enää lisätä uusiin pohjiin. Arkistoidun korvauskoodin voi myös poistaa, jos se ei ole yhdessäkään pohjassa käytössä (yhteisessä tai omassa pohjassa). Oletus-korvauskoodeja ei voi koskaan poistaa.