Jotta voitte aloittaa takaisinottovelvoitteen piirissä olevien henkilöiden hallinnoinnin ReachMee-järjestelmässä alla kuvatulla tavalla, olethan ensin yhteydessä ReachMeen asiakaspalveluun tai asiakkuusvastaavaanne, niin teidän ReachMee-tiliin aktivoidaan tarvittavat toiminnot.
Takaisinottovelvoitteen toiminnot ReachMeessä
ReachMeen takaisinottovelvoitteen toiminnot helpottavat takaisinottovelvoitteen piirissä olevien henkilöiden hallinnoimista rekrytoinneissa. Voitte helpommin pitää huolen siitä, ketkä kuuluvat takaisinottovelvoitteen piiriin, mihin päivämäärään asti ja keillä velvoite ei enää ole voimassa. Takaisinottovelvoitteen piirissä oleva henkilö voi näkyä korostettuna käynnissä olevissa rekrytoinneissanne, jotta hänet osataan erikseen huomioida rekrytoinnin edetessä.
Luo erillinen projekti takaisinottovelvoitteen hallinnointiin
Mene Projektit-välilehdelle ja luo ensin avoin projekti klikkaamalla ”Lisää uusi avoin projekti”. Projekti voidaan nimetä teidän haluamallanne tavalla, esimerkiksi ”Takaisinottovelvoite”. Klikkaa projektin tiedoissa ”Aktivoi takaisinottovelvoite tässä projektissa” kohta päälle. Tallenna projekti.
Lisää seuraavaksi projektiin tarvittavat kansiot henkilöiden hallinnoimiseksi. Tämä tapahtuu ”Rekrytointiprosessi” sivulla. Voit lisätä prosessiin esim. kansiot nimeltään ”Voimassa” ja ”Ei voimassa”, jotta henkilöiden takaisinottovelvoitteen voimassaolon seuranta helpottuu. Lukittujen kansioiden (eism. Uudet hakemukset) nimiä ei kannata muokata, vaan lisää uudet kansiot klikkaamalla "Luo uusi kansio".
Palaa takaisin projektin taustatietoihin, ja täydennä kohdat ”Takaisinottovelvoitteen ollessa voimassa, siirrä hakija kansioon” ja ”Takaisinottovelvoitteen päättyessä, siirrä hakija kansioon”. Valikoihin tulee valita sopivat kansiot. Tallenna muutokset.
Lisää henkilöt projektiin
Projektiin on seuraavaksi saatava tallennettua henkilöt, jotka kuuluvat takaisinottovelvoitteen piiriin. Tähän on kaksi vaihtoehtoa:
1. Tallenna henkilöt itse manuaalisesti
Lisää henkilöt projektin hakijalistauksesta käyttämällä ”Lisää hakijoita” kohtaa.
2. Henkilöt ilmoittavat itse tietonsa piilossa olevalla hakulomakkeella
Tätä tapaa kannattaa käyttää etenkin, jos kaikkia avautuvia positioita ei tarjota kaikille takaisinottovelvoitteen piirissä oleville henkilöille, vaan rajauksia tehdään esim. sijainnin tai tehtävätyypin mukaan. Tuolloin kannattaa luoda soveltuvia valintakysymyksiä projektin kohdassa ”Valintakysymykset”.
Sen jälkeen projekti julkaistaan erilliselle (useimmiten piilossa olevalle) Takaisinottovelvoite-urasivulle (tämä aktivoidaan aina ReachMeen kanssa erikseen, mikäli sitä ei ole jo käytössä). Julkaisun jälkeen, henkilöille jaetaan linkki lomakkeelle, jonka he täyttävät, ja ovat sen jälkeen tallennettuina projektiin.
Täydennä takaisinottovelvoitteen voimassaolo
Kun henkilöt löytyvät projektista, täytyy hänen takaisinottovelvoitteen voimassaoloaika varmistaa ja asettaa. Tämä onnistuu avaamalla hakijan profiili, ja täydentämällä voimassaolon valikko sekä päivämäärä.
Kun henkilön tietoihin on syötetty, että takaisinottovelvoite on voimassa ja päivämäärä on asetettu, siirtyy hän automaattisesti ”Voimassa” kansioon. Tästä kansiosta pystytte löytämään avoimiin tehtäviinne takaisinottovelvoitteen piiristä sopivia henkilöitä. Kun voimassaoloaika päättyy, siirtyy hakija automaattisesti ”Ei voimassa” kansioon.
Hakijoiden käsittely rekrytoinneissa ja ilmoitusvelvollisuus
Voitte ilmoittaa avoimista rekrytoinneistanne takaisinottovelvoitteen piirissä oleville henkilöille esimerkiksi lähettämällä sähköpostin valitsemalla kaikki ”Voimassa” kansion henkilöt ja lähettämällä sähköpostiviestin. Viestissä kannattaa ilmoittaa viimeinen ilmoituspäivä, johon mennessä pitää ilmoittaa onko kiinnostunut avautuvasta tehtävästä.
Kun henkilö osoittaa kiinnostuksensa tehtävää kohtaan, hänet voi kopioida avoimena olevaan rekrytointiprojektiin hakijaksi. Hakijalistauksessa henkilön nimen edessä näkyy huutomerkki merkintänä siitä, että hän kuuluu parhaillaan takaisinottovelvoitteen piiriin. Kun voimassaolo lakkaa, poistuu myös huutomerkki. Merkinnän takaisinottovelvoitteen voimassaolosta näkee myös hakijan profiilista.
