For å oppfylle GDPR -kravene for å gi dataregistre og kandidatens rett til dataportabilitet, har ReachMee en Hente ut-kandidatdatafunksjon. Dette lar deg søke etter en kandidat og laste ned informasjon om kandidaten som en zip -fil. Du kan velge å laste ned en dataregistrering av kandidatens personlige data i ReachMee og/eller en bærbar fil i et maskinlesbart format for å gjøre det mulig for kandidaten å overføre informasjon til et annet system. Den bærbare filen inneholder bare informasjonen som kandidaten har gitt. Innholdet i hver fil er beskrevet nærmere nedenfor i artikkelen.
Insruksjoner
For å trekke ut en datapost eller en bærbar fil, gå til siden "Hent ut kandidatdata" i "Admin" og søk etter kandidaten som forespurte dette. Før du gjør dette er det viktig at du har fastslått identiteten til kandidaten og at du sørger for at du finner den riktige kandidaten i søket.
Når du har funnet den riktige kandidaten, velger du om du vil laste ned en datapost eller en bærbar kandidatdatafil. Når du velger dataregistrering, vil du også velge om du vil inkludere intervjunotater og notater som er lagt til om kandidaten.
Når du er ferdig, klikker du på Opprett fil. I løpet av få minutter vil det bli opprettet en zip -fil for nedlasting som inneholder informasjonen spesifisert nedenfor. ZIP -filen vil være tilgjengelig for nedlasting i ReachMee i 36 timer og vil deretter bli fjernet.
Vær oppmerksom på dette når du trekker ut en datapost
Vedlagte dokumenter og e -poster kan inneholde personopplysninger om andre enn personen som ba om dataen. Som dataansvarlig anbefales det at du går gjennom informasjonen og om nødvendig fjerner sensitiv informasjon eller legger til tilleggsdata.
Ny standardrolle: Personopplysningsadministrator
Siden dataposter inneholder all personlig informasjon som er om kandidatene i ReachMee og den bærbare datafilen gjør det mulig å overføre kandidatdata til et annet system, bør tilgangen begrenses til så få brukere som mulig. Vi har derfor lagt til standardrollen Personopplysning-administrator, som du kan tilordne brukeren, eller et lite antall brukere, som skal behandle dataregistre.
Informasjon som ikke er inkludert i dataposten
Det er informasjon som kandidater har rett til å motta fra deg, den dataansvarlige, som for øyeblikket må legges til manuelt i dataposten av deg; for eksempel når det gjelder informasjon som sendes til eksterne leverandører eller systemer.
En kandidat har rett til å vite hvem som har mottatt informasjonen sin, så det er viktig at du spesifiserer for kandidaten hvilke systemer du har sendt informasjonen til hvis du bruker tester eller videointervjuer eller har noen kundespesifikk integrasjon som et journalsystem, HR system eller lignende.
Du kan legge til informasjonen i tekstfilen som inneholder kandidatens informasjon, eller lage et eget dokument for denne som inneholder annen informasjon. Du må oppgi informasjon om hvilket (e) system (er) du har sendt informasjon til og til hvilket formål.
Nedenfor er en liste over informasjonen som er inkludert i dataposten og videre nedenfor, den bærbare filen.
Datapost
Følgende informasjon er samlet i en tekstfil:
Kandidatkonto
- Navn
- Epostadresse
- Fødselsdato
- Kjønn
- Adresse
Applikasjoner
- Stillingstittel
- Søknadsdato
- Utvalgsspørsmål og svar
- Informasjon om hvorvidt søknaden har vært gjenstand for automatiserte beslutninger (Event engine)
Interesse registreringer
- Søknadsdato
- Dato for samtykkeskjema
- Spørsmål og svar
- Vedlagte dokumenter (referanse til)
- Epostadresse
Abonnementer
- Registreringsdato
- Dato for samtykkeskjema
- Søkekriterier
- Epostadresse
Dokumenter
- E -postmeldinger sendt til og mottatt fra kandidaten
- Alle dokumenter lastet opp til kandidatens søknad
- Retningslinjer som kandidaten har samtykket i
Notater om kandidaten (velg om dette skal inkluderes i dataposten)
- Intervju notater
- Kommentarer
Bærbar fil
Følgende informasjon er samlet i en json -fil.
Kandidatkonto
- Navn
- Epostadresse
- Fødselsdato
- Kjønn
- Adresse
Søknader
- Annonsenavn
- Søknadsdato
- Utvalgsspørsmål og svar
- Henvisning til opplastede dokumenter
Generell søknad
- Søknadsdato
- Spørsmål og svar
- Henvisning til opplastede dokumenter
- Epostadresse
Abonnementer
- Registreringsdato
- Søkekriterier
- Epostadresse
E -post
- E -postmeldinger sendt fra kandidaten
Følgende informasjon er inkludert i zip -filen med referanser fra json -filen
- Alle dokumenter lastet opp til kandidatens søknad