Hendelse-motoren er et fleksibelt verktøy for å automatisere et par eller flere trinn i rekrutteringsprosessen, for eksempel ved å ha en uttynning for å unngå å manuelt håndtere kandidater som ikke samsvarer med de grunnleggende kravene til prosjektet.
Det enkleste er å lage en mal for hva du vil at hendelsemotoren skal gjøre, da det er greit å ha en skikkelig planlagt prosess for hvordan den skal fungere (et tips er å lage en skisse av hvordan du vil at den skal fungere) .
Hvis det er en ferdig mal å bruke, trenger du bare å velge den i listen til høyre og klikke på "Bruk mal", så er du ferdig og hendelsemotoren kjører som planlagt.
Hvis du skal sette opp en hendelsemotor, er det et par ting du bør tenke på.
Hvilken hendelse skal motoren reagere på?
Hendelsesmotoren starter alltid med å reagere på en hendelse i systemet. Det er for øyeblikket fem hendelser den kan reagere på:
- Stillingssøknad sendt (Aktiveres når en kandidats søknad kommer inn i systemet)
- Stillingssøknaden ble oppdatert (Aktiveres hvis kandidaten oppdaterer søknaden sin)
- Flyttet til en mappe (Her velger du hvilken mappe som gjelder, så aktiveres den når en kandidat flyttes til den mappen)
- Flyttet fra en mappe (Her velger du hvilken mappe som gjelder, så aktiveres den når en kandidat flyttes fra den mappen)
- Kandidattest fullført (aktivert når en test er fullført)
Hvilke regler gjelder for arrangementet?
Etter å ha valgt et arrangement må du velge hvilke regler det arrangementet skal baseres på.
Du legger inn en tittel du synes passer, for eksempel «Oppfyller ikke grunnleggende krav».
Så er det en mulighet for hva som skjer etter at handlingene er iverksatt.
Du kan enten velge "Fortsett med påfølgende regler" , som deretter fortsetter å kjøre gjennom arrangementet og se om det samsvarer med neste regel, eller "Hopp over påfølgende regler og gå direkte til 'Gjør alltid dette'" . Den kan brukes hvis du for eksempel har en regel om at kandidaten trenger en bestemt type førerkort. Hvis kandidaten da har svart at de mangler det, trenger ikke motoren sjekke de andre svarene, men kan gå direkte videre til trinnet «Gjør alltid dette».
Det er også to alternativer som håndterer hendelsen for hver handling. De er
"La hendelsesmotoren svare på handlingen som en ny hendelse" og "Forhindre hendelsesmotoren fra å svare på handlingen som en ny hendelse" .
Dersom du valgte å la hendelsesmotoren reagere på arrangementet, vil motoren kunne reagere videre dersom en kandidat for eksempel flyttes til en ny mappe i henhold til tiltakene du har valgt.
Hvis du har valgt å hindre den i å reagere, vil den utføre handlingene i regelen som er aktivert, men som da må håndteres manuelt, selv om den flyttes inn i en mappe som har en handling fra hendelsesmotoren koblet til den.
Etter å ha valgt tittel velger du hvilke vilkår som skal være oppfylt for at tiltak skal iverksettes. Der kan du for eksempel velge hvilke svar som må krysses av i utvalgsspørsmålene for at tiltakene skal skje.
Etter å ha valgt betingelser kommer du til Actions.
Der kan du velge hva som skal skje ut fra forholdene du valgte tidligere, du kan også velge mer enn én handling (for eksempel flytte kandidaten til en ny mappe og sende ut en e-post).
Handlingsalternativene som er tilgjengelige er:
- Flytt kandidat til mappe (flytter kandidaten til en valgt mappe)
- Send e-post (sender en e-post til kandidaten, du kan velge en ferdig mal for å sende eller legge inn en spesifikk melding for arrangementsmotoren. Du kan også velge en forsinkelse på e-posten hvis du vil at den ikke skal sendes umiddelbart, den regel samsvarer).
- Legg til tagger (hvis du bruker tagger på dine kandidater, kan du her skrive inn hvilke som skal legges til kandidaten)
- Sett status (angir statusen til kandidaten, for eksempel aktiv, nektet, men interessant i andre oppgaver eller avvisning)
- Send testinvitasjon (Sender ut tester i henhold til innstillingene du angir, hvis du har en testfunksjon integrert)
- Send brukeroppdrag (Sender ut en oppgave som skal utføres for en spesifikk bruker på din side eller for eksempel en konsulent som hjelper til)
Gjør dette når ingen regler stemmer
Avhengig av hvordan du bygger opp hendelsesmotoren kan du gjøre det slik at det også er handlinger som utføres dersom ingen regel har blitt aktivert tidligere.
Gjør alltid dette
Her kan du sette inn en funksjon som alltid utføres så lenge hendelsen er aktivert. Den kan for eksempel brukes dersom du ønsker at det alltid skal sendes ut en epost der du ber kandidaten om å sende inn en interessemelding eller lignende.
Godt å tenke på
Har du flere prøver som skal kjøres gjennom, er det greit å legge inn som betingelse at du trenger minst 1 poeng på alle prøver som brukes og gir poeng, så du ikke risikerer at kandidater blir avvist når de har tok den første testen fordi den neste testen ikke ble implementert.