Hva er brukerroller
Brukerroller er en måte å kontrollere hva en bruker kan og har tilgang til i Talent Manager. Alle brukere i Talent Manager må ha en brukerrolle, i sjeldne tilfeller må en bruker ha to forskjellige brukerroller. Det er standard brukerroller i Talent Manager som kan tilpasses etter behov. På denne måten er det enkelt å kontrollere hva den enkelte bruker har tilgang til å se og rette i Talent Manager.
Oppsett
Oppsett og redigering av brukerroller gjøres i menypunktet Administrasjon og modulen; Brukerroller. Det krever brukerrollen; Administrator for å ha tilgang til å se og tilpasse brukerroller. I denne modulen kan du spesifikt sette opp hva en ansatt skal kunne se på sin egen profil, samt kunne redigere. Hva en leder skal kunne se og redigere på sin egen profil, samt hva en leder skal kunne se og redigere på sine ansattes profiler. Som et utgangspunkt har Administrator brukerrollen tilgang til alt, alle ansatte og alt oppsett, og det gir derfor sjelden mening å endre oppsettet for denne brukerrollen, da brukeren har teknisk tilgang til å endre oppsettet i etterkant.
Tilpasning av brukerroller
Som nevnt krever det brukerrollen; Administrator for å kunne redigere en brukerrolle. Redigering i brukerroller gjøres som følger:
- Gå til menypunktet Administrasjon
- Klikk på modulen "Brukerroller".
- Klikk "Rediger" ved siden av en brukerrolle
På den første fanen; "Ansattes datarettigheter" er det mulig å se hva brukere med den spesifikke brukerrollen har tilgang til:
- Redigere på sin egen profil (Kan redigere)
- Kan se på sin egen profil (Kan se)
Hvis brukerrollen er leder, avdelingsleder eller administrator, kan du i tillegg:
- Rediger på den ansattes profil (Rediger andre ansatte)
- Kan se på den ansattes profil (Se andre ansatte)
Hver hake representerer en oppføring. For å redigere disse innstillingene, bla ned til bunnen og klikk "Rediger".
Eksempelet ovenfor viser tilgangen for en bruker med brukerrollen; Medarbeider. For denne rollen er de to siste kolonnene ikke relevante, da en ansatt kun har tilgang til sin egen profil. I eksemplet ovenfor har den ansatte tilgang til både å se sin adresse og alternative e-post, samt å redigere den. Bryllupsdagen har ingen hake og vises derfor ikke til den ansatte.
Eksempelet ovenfor omhandler brukere med brukerrollen; Leder. Med eksemplet ovenfor kan lederen se og redigere sin egen adresse og alternative e-post, men kan bare se denne informasjonen om sine ansatte, ikke redigere dem. Når en bruker har tilgang til å se en informasjon, men ikke rett til å redigere den, er feltet merket med lysegrått.
På fanen; 'Generelle brukerrettigheter' er det mulig å gjøre mer komplisert oppsett.
Vær oppmerksom på at vi ikke anbefaler at du kaster deg ut i å endre oppsettet her, men i stedet spør vår support om hjelp, da det kan oppstå misforståelser om hva en innstilling gir rettigheter til, som kan resultere i at du gjør en feil gir brukerne tilgang til data som de ikke skal ha tilgang til. Trenger du hjelp til å tilpasse en brukerrolle, finner du vår kontaktinformasjon nederst på siden.
Tilgang med spesifikke brukerroller
I den følgende delen kan du lese hva standard brukerrollene i Talent Manager i utgangspunktet gir tilgang til. I gjennomgangen er det ikke tatt hensyn til individuelle kundetilpasninger og tilleggsmoduler. Under implementeringen blir disse oppsettene gjennomgått, og oppsettet og tilgangene dine kan derfor avvike fra de nedenfor. Brukerrollene er som nevnt ikke faste og kan tilpasses dine behov, i den grad funksjonaliteten tillater det.
Vær oppmerksom på at for alle brukerroller avhenger deres tilgang av det hierarkiske nivået brukeren ble opprettet på. Dette betyr at hvis en bruker opprettes med en brukerrolle i en underordnet avdeling, vil de ikke få tilgang til overordnede nivåer.
Brukerrolle 'Kunde – Administrator'
Administratorbrukerrollen gir tilgang til oppsett i Talent Manager, og gir i utgangspunktet tilgang til alle ansatte og all medarbeiderdata på det aktuelle nivået brukeren er opprettet på, samt underavdelinger. Hvis det opprettes en bruker med administratorbrukerrollen på ditt høyeste avdelingsnivå, har brukeren tilgang til alt. Dersom brukeren er opprettet på et lavere avdelingsnivå, har brukeren kun tilgang til alle data og oppsett i denne avdelingen og eventuelle underavdelinger.
Menyelementer
Administratoren kan se følgende menyelementer:
I tillegg har administratoren tilgang til et dashbord og funksjonen 'Legg til ansatt'.
Administrasjon
Brukerrollen Administrator har tilgang til følgende funksjoner i administrasjonsmodulen som oppsett kan gjøres fra:
Ansattlisten
Administrator kan se og filtrere på alle ansatte, på organisasjonsnivå der brukeren er opprettet eller under. De kan se verktøylinjen og bruke den til å sende direkte e-post til ansatte, flytte ansatte, slette ansatte, eksportere ansatte og masseoppdatere ansatte. Videre kan brukerrollen bruke e-postmaler for sending, og klikke seg videre til ansatte via medarbeiderlisten.
Ansatt profil
Administrator kan fylle ut, se og redigere alle aktive felt under den ansattes personopplysninger og kan legge til kompetansebrikker. Denne brukerrollen kan fylle ut, redigere og se all kontoinformasjon, inkludert oppdatering av den ansattes tilgang og kan sende en system-e-post til den ansatte med ny påloggingsinformasjon. Denne brukerrollen har tilgang til alle dokumenter lastet opp på den ansattes profil, inkludert muligheten til å slette, redigere og laste opp nye dokumenter på den ansattes profil. Administrator har også mulighet til å se og lage Enkel MUS, se arbeidshistorikk og kommunikasjon. Videre kan denne brukerrollen se notater og lage nye notater på den ansatte, inkludert å legge ved varsler til disse notatene.
Brukerrolle 'Kunde – Leder'
Brukerrollen Manager har ikke tilgang til administrasjonsmodulen. Denne brukerrollen gir brukeren tilgang til å bli markert som nærmeste leder for ansatte, samt å bli en del av organisasjonsstrukturen.
Menyelementer
Manager kan se følgende menyelementer:
Ansattlisten
Ledere kan se og filtrere alle ansatte som rapporterer direkte eller indirekte til dem. De kan se verktøylinjen og bruke den til å sende direkte e-post til ansatte. Videre kan brukerrollen bruke e-postmaler for sending, og klikke seg videre til ansatte via medarbeiderlisten. Avhengig av oppsettet kan lederen også ha tilgang til å eksportere ansattdata.
Ansatt profil
Ledere kan fylle ut, se og redigere alle aktive felt under personlig informasjon om sine ansatte samt legge til kompetanse-tagger. Denne brukerrollen har tilgang til alle dokumenter lastet opp på den ansattes profil, inkludert muligheten til å slette, redigere og laste opp nye dokumenter på den ansattes profil. Ledere har også mulighet til å se og lage Enkel MUS, se arbeidshistorie og kommunikasjon. Videre kan denne brukerrollen se notater og lage nye notater på den ansatte, inkludert å legge ved varsler til disse notatene. Detaljene bestemmes av administrator under implementeringsfasen.
Brukerrollen 'Kunde – Avdelingsleder'
Avdelingsleder brukerrollen har ikke tilgang til administrasjonsmodulen. Denne brukerrollen gir brukeren tilgang til å bli markert som nærmeste leder for ansatte, samt å bli en del av organisasjonsstrukturen.
Vær oppmerksom på at denne brukerrollen gir tilgang til alle ansatte på nivået, samt undernivåer, som brukeren er opprettet på. I motsetning til brukerrollen Leder, som kun gir tilgang til ansatte som rapporterer direkte eller indirekte til leder. Denne brukerrollen er derfor sjelden nødvendig, hvor brukerrollen Leder brukes svært hyppig. Avdelingsleder brukerrollen har ikke tilgang til administrasjonsmodulen.
Menyelementer
Avdelingslederen kan se følgende menypunkter:
Ansattlisten
Avdelingslederen kan se og filtrere alle ansatte som er lokalisert i samme avdeling eller hierarkisk under dem i avdelingsstrukturen. De kan se verktøylinjen og bruke den til å sende direkte e-post til ansatte. Videre kan brukerrollen bruke e-postmaler for sending, og klikke seg videre til ansatte via medarbeiderlisten. Avhengig av oppsettet kan instituttleder også ha tilgang til å eksportere ansattes data.
Ansatt profil
Avdelingsleder kan fylle ut, se og redigere alle aktive felt under den ansattes personopplysninger. Avdelingsleder har tilgang til ansatte som er plassert i samme avdeling eller hierarkisk under dem i organisasjonskartet. I tillegg kan instituttleder legge til kompetansebrikker. Denne brukerrollen har tilgang til dokumenter lastet opp på den ansattes profil, inkludert muligheten til å slette, redigere og laste opp nye dokumenter på den ansattes profil. Avdelingsleder har også mulighet til å se og lage Simpel MUS, se arbeidshistorie og kommunikasjon. Videre kan denne brukerrollen se alle notater og lage nye notater på den ansatte, inkludert å lage varsler for disse notatene. Detaljene for denne brukerrollens tilgang bestemmes av administratoren under implementeringsfasen.
Brukerrolle 'Kunde – Ansatt'
Denne brukerrollen brukes for alle vanlige ansatte som kun skal ha tilgang til egne ansattes data. Ansatt er den mest begrensede tilgangen og har derfor heller ikke tilgang til administrasjonsmodulen.
Menyelementer
Når den ansatte klikker på 'Hjem' kommer de til sin egen medarbeiderprofil, da den ansatte ikke har tilgang til et Dashboard. I tillegg har den ansatte tilgang til organisasjonsstruktur, support og Fravær dersom det er en aktivert modul.
Ansattlisten
Brukerrollen Ansatt har ikke tilgang til ansattlisten.
Ansatt profil
Ansatte kan kun fylle ut, se og redigere sine egne personopplysninger. Detaljene bestemmes av administrator under implementeringsfasen.