Når du legger til kandidater manuelt, må de (avhengig av om du har en policy i stillingen de legges til i) godkjenne GDPR-policyen din, akkurat som når de søker på normalt vis.
I vinduet for å legge til kandidater manuelt er det en funksjon nederst som sender ut en mail til kandidaten med en lenke, hvor de kan samtykke til at deres personinformasjon er lagret. Denne e-posten sendes automatisk til kandidaten når du legger dem til i prosjektet, og det er koden markert med rødt under som genererer lenken som de godkjenner via. Emnelinjen og innholdet i e-posten kan legges til manuelt, men det er også mulig å lage en epost-mal som du kan bruke til dette formålet. Om du velger å lage en mal må du bare huske å inkludere koden som vist skjermbildet, den kan du også kopiere herfra; [%APPLICATION_LINK%]
I e-posten bør du forklare at kandidaten må godkjenne din GDPR-policy for at du skal kunne lagre personopplysningene deres i systemet og at de gir sin godkjenning via lenken. Samtykker man ikke innen 30 dager blir kandidaten slettet automatisk.
Det er ikke mulig å bruke koden i en manuell e-post som du sender etter å ha lagt dem inn, men den fungerer kun akkurat nå i funksjonen der du legger til kandidaten. Hvis koden ikke var inkludert i den e-posten må kandidaten slettes og legges inn på nytt, det er ikke mulig å gi samtykket på noe annet vis.