Uppladdade kandidatdokument
Som ett steg i att optimera arbetsflöden inför att GDPR träder i kraft erbjuder vi nu ett enkelt sätt att titta på kandidatdokument som laddats upp som pdf och andra bildformat, utan att ladda ner dokumentet först. När ni nu klickar på ett sådant kandidatdokument någonstans i ReachMee öppnas dokumentet i en förhandsvisningsversion direkt i webbläsaren. Vissa filformat har vi ännu inte stöd för att öppna direkt i webbläsaren, till exempel Word-dokument, och dessa måste ni fortfarande ladda ner för att se. Vår plan är att inom kort stödja att visa dokument i Word-format direkt i ReachMee på samma sätt.
Vi hoppas att detta ska underlätta för er genom att det blir enklare att hålla kandidatens data inom ReachMee eftersom kandidatdata måste raderas oavsett var det finns, till exempel på en lokal dator. Här behöver ni ha koll på era interna rutiner för att se till att även denna data blir hanterad och gallras på rätt sätt. Om ni vill vara fullständigt säkra på att kandidatdata inte laddas ner och sprids utanför ReachMee finns möjlighet att begränsa de filformat ni tillåter när en kandidat laddar upp dokument till sin ansökan till pdf. Pdf är ju på många sätt ett fördelaktigt format för kandidaten då det är svårare att manipulera ett sådant dokument än exempelvis ett Word-dokument. Om ni vill begränsa filformat i ansökan behöver ni ta kontakt med Helpdesk eller er Customer success manager på ReachMee.
Andra uppladdade dokument
ReachMee erbjuder även möjligheten för användare att ladda upp andra typer av dokument som knyts till projektet, till exempel olika typer av beslut. Om dessa dokument innehåller persondata behöver ni sätta upp en rutin för att ta bort dessa från ReachMee när projektet är avslutat. Om ni vill begränsa möjligheten för användare att ladda upp dokument där det kan finnas persondata kan ni begränsa detta genom användarens behörigheter.
Exportfunktionalitet
Tänk också på att ReachMee har funktionalitet för att exportera kandidaternas dokument. Detta kan behörighetsstyras per roll och om ni vill begränsa möjligheterna att sprida kandidatens dokument utanför ReachMee kan detta stängas av.