INDHOLDSFORTEGNELSE
Opret projekt
Fra alle steder i Talent Recruiter kan du finde knappen til at oprette et projekt og dermed et rekrutteringsforløb.
Du finder knappen i øverste højre hjørne uanset hvor i systemet, du befinder dig. Ved at trykke på knappen kan du både oprette et nyt projekt eller kopiere et eksisterende. Et nyt projekt vil betyde, at du skal udfylde alle informationer på ny og et kopieret projekt indeholder alle felter udfyldt med undtagelse af datoindtastninger.
Et kopieret projekt er en god idé, hvis det rekrutteringsforløb, du skal finde en kandidat til, er en type stilling, du ofte skal have kandidater til.
Projektoplysninger
Når du har trykket på opret projekt, skal du først udfylde projektoplysninger. Det er diverse informationer, der rammesætter rekrutteringforløbet. Her indtaster du projektnavnet, hvilket er den overskrift, der vil være synlig for kandidaten/ansøgeren. Det kan f.eks. vælger "Salgsassistent med flair for kommunikation" eller "IT specialist med erfaring fra B2B SaaS".
Hernæst indtaster du ansøgningsfristen, hvis der er en. Det er også muligt at undlade at sætte en dato for ansøgningsfrist, hvis det rekrutteringsforløb, du skal lave, er til f.eks. uopfordrede ansøgninger.
I det grå felt vil der stå den afdeling i jeres organisationsstruktur, du har befundet dig på, da du trykkede på opret projekt. Hvis du har behov for at rekrutteringsforløbet skal foregå i en anden afdeling, kan du trykke på vælg for at skifte afdeling. Afdelingen har betydning både i forhold til de informationer, der trækkes ind i rekrutteringsforløbet og de ansættelses-deltagere, du kan vælge i projektet. En bruger er nemlig tilknyttet en eller flere afdeling/er og de kan kun have adgang til rekrutteringsforløb, der er placeret på afdelinger, de er tilknyttet.
Du kan herefter vælge en lokation for stillingen, som bl.a. er en del af jobagenten. Du kan også vælge arbejdsstedet via Google Maps, så det vises i stillingsopslaget. Endeligt kan du også vælge stillingskategorien, som også er en del af jobagenten. Det betyder, at interesserede jobsøgende, der har skrevet sig op til jobagenten hos jeres organisation, vil modtage en e-mail om en ny stilling, når du publicerer dit stillingsopslag, hvis det matcher de parametre, de har valgt.
Der er også mulighed for at sætte en tiltrædelsesdato på stillingsopslaget. Dette kan enten vælges via en kalenderfunktion, eller du kan sætte et flueben ved 'Start hurtigst muligt'.
Ansøgningssprog
Det næste, du skal tage stilling til i rekrutteringsforløbet, er hvilke sprog, der skal være tilgængelige for ansøgeren. Der er som udgangspunkt altid dansk og engelsk med i jeres Talent Recruiter pakke, men hvis jeres systemadministrator har deaktiveret et sprog eller tilkøbt flere sprog vil listen over sprog være anderledes end standarden og I kan måske vælge mellem flere sprog. Hvis du mangler et sprog, kan du altid spørge din systemadministrator, som kan tilkøbe det ved at kontakte Talentech's support. Du kan slå flere sprog til, hvilket betyder at ansøgeren skal skifte mellem flere sprog, når de kigger på stillingsopslaget og når de udfylder deres ansøgningsskema. OBS: Hvis du slår flere sprog til, bør du være opmærksom på om der er lavet oversættelser af jeres skriftlige kommunikation, spørg din systemadministrator, hvis du er i tvivl. Endeligt kan du vælge standardsproget, som er det sprog, stillingsopslaget og ansøgningsskemaet vises på, hvis ansøgeren ikke aktivt skifter til et af de andre tilgængelige sprog.
Projektleder og projektdeltager
Det næste, du skal, er at tage stilling til hvem der skal være ansvarlig for rekrutteringen. Du vil selv automatisk stå som projektleder, da systemet vælger den, der opretter projektet som projektlederen. Hvis det skal være en anden person, der har denne rolle trykker du på fjern ved siden af dit navn og derefter tilføj for at vælge en ny bruger. Brugeren du vælger skal have brugerrolle rettigheder til at kunne være projektleder. Hvis du ikke kan tilknytte den ønskede bruger, kan det skyldes, at denne ikke har de nødvendige rettigheder. Du kan altid spørge din systemadministrator, hvis du er i tvivl.
Når du har valg rekrutteringsforløbets projektleder, skal du tage stilling til hvilke øvrige aktører, der skal være en del af rekrutteringen. For at tilknytte projektdeltagere trykker du på tilføj under projektdeltagere. Du kan tilføje så mange eller få du har behov for. Til sidst vælger du hvilken bruger, der skal være kontaktperson for ansøgerne. Denne person vil stå på stillingsopslaget, så ansøgeren kan skrive til kontaktpersonen med spørgsmål til stillingen, hvis de er i tvivl.
Opret og tilføj brugere
Der kan være situationer, hvis du vil tilføje en bruger, der ikke eksisterer i systemet allerede. Du kan derfor direkte i projektet oprette nye brugere, hvis din brugerrolle har rettigheder til at lave nye brugere. Det gør du ved at trykke på opret og tilføj. Her vil du have mulighed for at lave en ny bruger og tilknytte dem afdeling og adgange.
Projektnoter
Hvis der er aktiveret projektnoter i jeres Talent Recruiter, vil du have mulighed for at skrive interne kommentarer vedrørende rekrutteringsforløbet. Det kan f.eks. være at I skal rekruttere tre kandidater i alt, eller at I særligt leder efter en med en specifik kompetence eller kvalifikation.
Projektindstillinger
Du kan i projektindstillinger vælge hvilken type rekrutteringsforløb, du er i gang med at oprette. Som standard vil den stå på rekrutteringsprojekt men det er også muligt at bruge testprojekt eller emnebank. Det er vigtigt, hvis du skal oprette et stillingsopslag til uopfordrede ansøgninger, at du vælger projekttypen 'emnebank'.
Notifikationer
Når du har trykket gem er det muligt at slå notifikationer til. Din systemadministrator har ved implementeringen af Talent Recruiter taget stilling til nogle standard opsætninger af notifikationer i rekrutteringsforløb.
Du kan vælge notifikation om, at ansøgningsfrist nærmer sig og du kan vælge notifikation om, at der er nye ansøgninger registreret. Du kan deaktivere dem, bruge standard opsætningen eller lave din egen brugerdefinerede opsætning for netop dette rekrutteringsforløb. Hvis du vælger standard og trykker på vis opsætning kan du se hvilken opsætning, der er lavet som standard for rekrutteringforløb. Du kan også skifte til brugerdefineret og derefter trykke vis opsætning. Så vil du have mulighed for at vælge modtagere af notifikationen og hvor ofte, den skal modtages. Hvis du f.eks. vælger at notifikationen om nye ansøgninger skal modtages efter 1 dag, så vil modtagerne af notifikationen en gang i døgnet modtage én e-mail med en oversigt over antal nye ansøgninger.
Kommunikation
Når du har udfyldt og gemt projektoplysninger, kan du trykke gem & næste for at komme til næste fane i projektoprettelsen. Den næste fane hedder kommunikation og viser dig de e-mail skabeloner, der er tilknyttet projektet og som du har mulighed for at sende til kandidater under rekrutteringsforløbet. Du kan her redigere skabelonerne og tilpasse dem det specifikke rekrutteringsforløb. De ændringer, du laver vil kun være gældende for dette rekrutteringsforløb. Det er altid en god idé som minimum at tjekke den e-mail, der hedder Tak for din ansøgning (auto). Denne e-mails sendes nemlig automatisk til nye ansøgere. Du redigerer en e-mail ved at trykke på den lille noteblok til højre for e-mail skabelonens navn. Her kan du lave de nødvendige ændringer og trykke gem & næste.
Ansøgningsskema
Hvis der er oprettet flere forskellige ansøgningsskemaer på din afdeling, vil der være en fane i projektoprettelsen, hvor du kan vælge mellem dem, der er tilgængelige. Et af ansøgningsskemaerne vil være angivet som standard og du kan få en forhåndsvisning af dem, der kan vælges, hvis der er behov for et andet ansøgningsskema til et rekrutteringsforløb.
Spørgeskema
Den næste fane er spørgeskema. Her har du mulighed for at oprette spørgsmål, som skal tilføjes dette stillingsopslag. Det kan f.eks være, at du har behov for at vide hvor mange års erfaring, en ansøger har med et konkret system, hvis det er relevant for den stilling, der skal besættes.
Det er også muligt at anvende et præ-defineret spørgeskema. Det er spørgeskemaer, der er oprettet på forhånd med spørgsmål, der kan bruges i et rekrutteringsforløb, f.eks. kan der være oprettet et, der handler om lønforventninger, hvor ansøgeren skal svare på, hvad de forventer i løn og personalegoder. Hvis du trykker på 'anvende et præ-defineret spørgeskema' får du en oversigt over de spørgeskemaer, der er oprettet på forhånd af din systemadministrator.
Når du har tilføjet et præ-defineret spørgeskema, kan du vælge om det skal tilknyttes spørgeskemaet eller om det skal være i proces. Hvis du vælger 'i proces' er det et spørgeskema, som du kan sende ud til ønskede kandidater undervejs i rekrutteringsforløbet, hvis du f.eks. skal bruge svar på nogle ting for at kvalificere en ansøger til stillingen.
Du kan også vælge hvilke spørgsmål, der skal fremgå som kolonner på kandidatlisten, hvis spørgsmålene er tilføjet ansøgningsskemaet. Hvis du vælger spørgsmål til kolonner på kandidatlisten, kan du bruge dem til at filtrere på, når du kigger på kandidatlisten for at foretage kandidatbehandling og screening.
Annoncer
Når du er klar, kan du oprette en annonce til dit stillingsoplag. Her åbnes en tekst editor, hvor du har mulighed for at skrive din annonce. Du kan også vælge mellem de layouts, I har, de indholdsskabeloner, der er oprettet og vælge billeder fra et billedarkiv. Hvis du mangler indholdsskabeloner eller billeder, kan du spørge din systemadministrator.
Annoncen kan styles med forskellige ting, f.eks. fed skrift, overskrifter, punktopstilling osv. Skrifttypen vil være valgt på forhånd, da layoutet blev bestilt, hvor der også blev bestilt font og farver til jeres stillingsopslag.
Publicering
Efter annoncen er skrevet, er det næste trin publicering af annoncen til medier, som f.eks. jobportaler, LinkedIn eller jeres intranet. Her vælges hvilke medier, der skal publiceres til ved at sætte flueben ud for mediet og hvor længe, annoncen skal være live ved at udfylde start og end date. Derefter trykker man på gem og 'publicér til valgte medier'. Derefter sendes annoncen til publicering på de valgte medier. Der kan være nogle medier, der kræver ekstra informationer, f.eks. jobindex og jobnet. Der er mulighed for at udfylde informationerne samme sted, hvor der udfyldes publiceringsdatoer inden du trykker gem og dernæst 'publicér til valgte medier'.
Bekræftelse
Det sidste trin i projektoprettelsen er bekræftelsen på projektet. Her er der en oversigt over links til de publicerede medier, et link direkte til ansøgningsskemaet og en oversigt over projektdeltagere. Der er herfra muligt at sende en invitation til projektdeltagerne ved at trykke på gennemse og send invitationer. Så vil der kunne sendes en e-mail med information om, at der er startet et nyt rekrutteringsforløb, som de er projektdeltagere i. Derefter trykker du på afslut.
Rediger projekt
Hvis der er ændringer til et projekt efter det er oprettet, er det muligt at redigere det ved at trykke på de tre prikker til højre for projektet. Herefter er det muligt at gennemgå de faner, der er beskrevet i ovenstående og lave de ændringer, der er behov for, det kan f.eks være en tilføjelse til annonceteksten eller en ny publicering af annoncen.
Kopiér projekt
Hvis I har mange af den samme type rekrutteringer, er der mulighed for at kopiere tidligere projekter. Her vil datoer og publicering skulle vælges på ny, men øvrige oplysninger vedr. stillingen vil allerede være en del af projektet. 'Kopiér projekt' er derfor en funktion, der kan spare jer både tid og klik.
Afslut projekt
Når et rekrutteringsforløb er udløbet og I har ansat jeres ønskede kandidat, kan I deaktivere jeres projekt. Så vil det både afpubliceres og fjernes fra jeres oversigt.
Det er muligt at genfinde afsluttede projekter i filtreringsmuligheden øverst til højre. Her kan I vælge 'Inkluder gennemførte rekrutteringer' og trykke anvend. Derefter vil jeres liste indholde tidligere rekrutteringsforløb. Dette kan være relevant, hvis I har behov for at genpublicere eller finde information om en kandidat indenfor slettefristen.
