INDHOLDSFORTEGNELSE
Hvad er emnebank/uopfordret ansøgning
Emnebank er et projekt, som I kan oprette i Talent Recruiter, til at modtage, registrere og opbevare uopfordrede ansøgninger fra interesserede kandidater. I denne guide kan I læse om, hvordan I opretter et sådan projekt, samt hvordan I kan oprette et spørgeskema med screeningsspørgsmål, som I efterfølgende kan sortere kandidaterne på, når I leder efter en relevant kandidat.
I standardopsætningen på en jobliste vil emnebank/det uopfordrede projekt ligge nederst i jeres jobliste, så kandidaterne kan registrere sig her, hvis der ikke er nogle relevante ledige stillinger på nuværende tidspunkt.
Opsætning
Som standard er Talent Recruiter født med en afdeling, der hedder 'Emnebank eller Uopfordret ansøgning'. Denne afdeling kan i jeres opsætning dog være blevet omdøbt. Det særlige ved denne afdeling er, at der gælder andre indstillinger end på de resterende afdelinger. Hvis I opretter et projekt på denne afdeling, og en kandidat søger stillinger, vil de eksempelvis modtage en bekræftelse, der hedder: 'Tak for din uopfordrede ansøgning', i stedet for 'Tak for din ansøgning'.
Det er derfor vigtigt at oprette jeres emnebanker/uopfordrede projekter på denne afdeling.
For at kunne oprette et emnebank-projekt kræves brugerrollen: Projektleder eller Administrator. For at rette i de standard e-mailskabeloner, som sendes til de kandidater, der registrerer sig uopfordret, kræves brugerrollen: Administrator. E-mailskabeloner kan dog også tilrettes direkte på projektet af Projektleder - disse rettelser vil dog ikke blive gemt i administrationen men kun på det specifikke projekt.
Opret emnebank/uopfordret database
For at oprette en emnebank/uopfordret database skal I følgende:
- Klik 'Opret projekt'
- Giv emnebanken et navn - det kunne være 'Uopfordrede ansøgninger'
- Sæt en ansøgningsfrist langt ude i fremtiden, fx 01-01-2050
- Rediger afdeling til: Emnebank (kan også være omdøbt til Kandidatdatabase eller uopfordret ansøgning)
Da en emnebank ikke har nogen stillingsannonce, men kun et ansøgningsskema, som kandidaten registrerer sig i, er det ikke nødvendigt at udfylde; Lokation (jobagent), Google Maps, Stillingskategori (jobagent) eller Tiltrædelsesdato.
- Vælg dét eller de sprog, som kandidaten skal kunne registrere sin uopfordret ansøgning i
- Tilknyt projektdeltagere, som skal kunne tilgå emnebanken/kandidatdatabasen
- Ved projektindstillinger er det vigtigt at vælge projekttypen: Emnebank
- Klik 'Gem og næste'
- På fanen 'Kommunikation' kan den e-mail, som sendes til kandidaten, når de sender en uopfordret ansøgning, redigeres hvis ønsket. Dette gøres ved at klikke på blok-ikonet ud for den pågældende e-mail. Husk at redigere e-mailen på alle tilgængelige sprog.
- Under fanen: 'Spørgeskema' kan I oprette et spørgeskema, som I kan bruge til at sortere jeres kandidater ud fra. Det kunne eksempelvis omhandle interesse for et bestemt område i jeres organisation eller et ønske om en bestemt lokation. For hjælp til, hvordan et spørgeskema oprettes, se artiklen: Spørgeskema. Kan kandidaten ansøge på flere sprog, er det vigtigt, at I husker at oversætte spørgeskemaet.
- Når spørgeskemaet er oprettet, skal det tilknyttes: Ansøgningsskema
- Spørgsmålene skal yderligere have et flueben nederst
- Klik 'Gem og næste'
På fanen ' Annoncer' skal der oprettes en tom annonce, da denne springes over, når det er en emnebank
- Klik 'Opret ny annonce'
- Klik 'Gem annonce' i bunden
- Hvis I er klar til at opslå jeres emnebank, kan emnebanken nu publiceres til jeres hjemmeside. Husk at kontrollere, at afpubliceringsdatoen er langt ude i fremtiden så det ikke tages ned ved en fejl. I publicerer ved at give et flueben ud for 'Hjemmeside' og klikke 'Publicér'.
Ønsker I ikke, at emnebanken skal være en del af jeres jobliste, kan I også tage linket til emnebanken og lægge det et andet sted på hjemmesiden som et hyperlink. Dette gøres ved:
- Gå til den sidste fane: 'Bekræftelse'
- Kopier linket under: 'Direkte link til ansøgningsskema' og placér det på hjemmesiden, hvor I ønsker.
Kontrollér gerne, at spørgsmålene fra spørgeskemaet er oprettet som ønsket. Dette gøres ved at klikke ind på linket.
Emnebanken er nu oprettet.
Tips og tricks
Søg relevante kandidater frem
Afhængig af mængden af kandidater i jeres emnebank/uopfordrede database, kan det være en fordel at lave en sortering på de spørgsmål, som kandidaterne har besvaret i ansøgningsskemaet. Dette er dog forudsat, at I har oprettet et spørgeskema og tilknyttet det ansøgningsskemaet.
I sorterer kandidaterne ved at:
- Gå til emnebank-projektet
Her er det muligt at lave en simpel sortering på de enkelte kolonner ved at klikke på tragt-ikonet. Det er dog også muligt at lave en mere kompliceret sortering, hvis I eksempelvis leder efter en kandidat til afdelingen 'Marketing' på lokationen 'Oslo', 'København' eller 'Stockholm'.
Dette gøres ved:
- Klik 'Sortér kandidatlisten'
- Gå til fanen 'Spørgeskema'
- Klik 'Vælg' ud for spørgeskemaet
- Vælg den sortering I ønsker og klik så 'OK' efterfulgt af 'Søg'
I får nu en liste præsenteret med de kandidater, som matcher jeres søgning.
Opsætning af slettepolitik
Som administrator er det muligt at opsætte jeres slettepolitik omhandlende emnebank. Dette gøres ved at:
- Gå til menupunktet: Administration
- Vælg administrationsmodulet: Sletning af kandidater
Øverst opsættes slettepolitik for almindelige rekrutteringer. Nederst opsættes slettepolitik for projekter med projekttypen: Emnebank. I nedenstående eksempel opbevares ansøgere registreret i emnebanken i 12 måneder. 4 uger før de 12 måneder udløber, sendes der en automatisk notifikation til kandidaten, hvor de bliver spurgt, om deres ansøgning må opbevares i emnebankdatabasen endnu en sletteperiode.
