INNHOLDSFORTEGNELSE
- Hva er kandidatlisten
- Oppsett
- Tilgang til kandidatlisten
- Kandidatbehandling
- Invitasjon til intervju og avslag
- Kandidatavslag
- Kandidatprodukter
- Tips og triks
Hva er kandidatlisten
Når en kandidat søker på en stilling hos deg, lagres kandidatens personopplysninger på en kandidatprofil på prosjektet (stillingen) som kandidaten har søkt på i Talent Recruiter. Det spiller ingen rolle om kandidaten har søkt stillingen på din nettside, eller på f.eks. LinkedIn. Kandidatens profil vil alltid lagres på det spesifikke prosjektet i Talent Recruiter, og legges til kandidatlisten.
Fra kandidatlisten på et prosjekt kan du behandle kandidater, det vil si lese gjennom CVen, rangere kandidaten og skrive kommentarer. Fra kandidatlisten kan du videre invitere kandidaten til intervju og sende avslag.
I denne artikkelen vil det bli gjennomgått hvordan du kan behandle kandidater fra kandidaten har søkt stillingen til du har funnet den eller de kandidatene du ønsker å ansette og deretter avvise de resterende søkerne.
Oppsett
Kandidatlisten er en del av Talent Recruiters standardoppsett, og det er derfor ikke noe spesifikt oppsett som må gjøres. Det er imidlertid mulig å tilpasse listevisningen på kandidatlisten. Dette er gjennomgått under tips og triks.
Tilgang til kandidatlisten
Det er brukerens brukerrolle som avgjør om brukeren har tilgang til det konkrete prosjektet i Talent Recruiter og til den aktuelle kandidatlisten.
Brukertilgang
Brukere med brukerrollen: 'Administrator' har tilgang til alle prosjekter, samt alle kandidater, på hierarkisk nivå og undernivåer som brukeren er opprettet på. 'Administrator' har imidlertid kun rett til å rangere kandidater hvis brukeren er 'Prosjektleder' eller 'Prosjektdeltaker'. Brukere med brukerrollen: 'Prosjektleder', har tilgang til alle prosjekter som brukeren selv har opprettet og er derfor prosjektleder for, eller prosjekter han er tilknyttet som enten prosjektleder eller prosjektdeltaker. Brukere med brukerrollen: Prosjektdeltaker kan kun se prosjekter der de er tilknyttet som prosjektdeltaker.
Vær oppmerksom på at rekrutteringsansvarlig derfor må huske å legge inn ansettelsesutvalget som prosjektdeltakere på det aktuelle prosjektet, slik at de får tilgang til kandidatlisten.
Hvordan få tilgang til kandidatlisten
For å få tilgang til kandidatlisten må brukeren først logge inn på Talent Recruiter. Ofte vil medlemmer av ansettelsesutvalget bli invitert inn i Talent Recruiter ved hjelp av en invitasjonsmail som brukeren kan logge inn med. Alternativt kan du logge inn med denne linken: https://start.talentech.io/ . Hvis brukeren har tilgang til flere deler av plattformen, klikker du på Rekruttering.
Når brukeren er logget inn på Talent Recruiter, er prosjektet å finne to steder; på Min side og under Hjem . I begge tilfeller kommer du til kandidatlisten ved å klikke på tittelen på rekrutteringsprosjektet. I følgende tilfeller: 'Digital koordinator for veiledningsprosjekt'.
Kandidatbehandling
Følgende vil bli gjennomgått hvordan en bruker kan lese gjennom mottatte kandidater. Hvordan bli rangert, hvordan bli invitert til intervju osv. Anmeldelsen er basert på Talent Recruiters standardoppsett. Det kan derfor være at oppsettet ditt er litt annerledes enn eksemplene i den følgende gjennomgangen. Hvis det er noe du er i tvil om i oppsettet ditt, er du alltid velkommen til å kontakte oss. Du finner kontaktinformasjon nederst på denne siden.
Arbeidsflyt og kandidatikoner
Kandidater kan behandles fortløpende, eller etter at søknadsfristen har gått ut. Kandidatene vil i utgangspunktet stå kronologisk oppført på kandidatlisten. Du kan derfor enkelt skille de 'nye' kandidatene fra de 'gamle' som eventuelt er gjennomlest.
Når du klikker på rekrutteringsprosjektet vil du først kunne se en oversikt over rekrutteringsprosjektet, som visualiseres ved hjelp av en arbeidsflyt. Kandidatene vil bli flyttet gjennom denne arbeidsflyten når du begynner å invitere dem til intervju og avvise dem. Denne arbeidsflyten kan tilpasses og arbeidsflyten nedenfor samsvarer derfor ikke nødvendigvis med arbeidsflyten som du har i løsningen din.
Under arbeidsflyten står kandidatene på kandidatlisten.
Ikoner på kandidatlisten
Det kan være ulike ikoner på den enkelte kandidat. Det kan f.eks. være et LinkedIn-ikon dersom kandidaten har søkt på stillingen med sin LinkedIn-profil. Ved å klikke på LinkedIn-ikonet kan du se kandidatens linkedin-profil. Videoikonet viser at kandidaten har spilt inn en video, ved å klikke på ikonet åpnes videoen. I visse tilfeller kan det også være et husikon, dette betyr at kandidaten er en intern kandidat. Det kan også være en rund pil, dette ikonet viser at kandidaten er en repeater, dvs. at kandidaten er på andre prosjekter i databasen din.
CV Screening og rangering
I Talent Recruiter er det mulig å lese gjennom kandidatenes dokumenter på en sikker og GDPR-vennlig måte via CV-screening. Bruksområder I denne funksjonen er det ikke nødvendig å eksportere eller laste ned kandidatenes dokumenter. CV-screening brukes til:
- Velg kandidaten(e) du ønsker å lese om. Dette kan gjøres ved å krysse av for kandidaten eller "Velg alle"
- Klikk på CV-screening
Deretter åpnes kandidatens CV. Det er mulig å velge andre dokumenter som kandidaten har lastet opp til høyre. Det kan være en søknad eller diplom. Men CV-en åpnes alltid først. Det er mulig å rangere kandidaten og deretter skrive en kommentar. Det er også mulig å gi et ikon og skrive en kommentar. Vi anbefaler å skrive en kommentar sammen med en rangering eller et ikon, da det skaper åpenhet for resten av ansettelseskomiteen og en forståelse for hva akkurat denne rangeringen er basert på. Bare de resterende medlemmene av ansettelsesutvalget og prosjektlederen vil kunne se rangeringen og kommentarer til den.
Ved siden av kandidatens navn kan du se hvilken kandidat du har nådd ut av totalt antall kandidater som ble valgt (5/5). Det er også mulig å gå frem og tilbake blant kandidatenes CV-er, samt gå tilbake til kandidatlisten.
Filtrering på kandidatlisten
På kandidatlisten kan du finne grunnleggende informasjon om kandidaten, du kan se din egen rangering og ansettelsesutvalgets rangering. Det er mulig å lage din egen kandidatlistevisning og sortere på hver kolonne.
Lag din egen skjerm
Som nevnt er det mulig for den enkelte bruker å lage sin egen listevisning. Det kan f.eks. være dersom brukeren ønsker å inkludere kandidatens postnummer i kandidatlisten. Hvis det er lagt til en visning, er denne visningen brukerspesifikk. Den er derfor kun tilgjengelig for den spesifikke brukeren. Hvis du ønsker å endre standard kandidatlistevisning, kan vår støtte gjøre dette (kontaktinformasjon finner du nederst på denne siden). Du lager din egen sidevisning ved å:
- Klikk på "Sideinnstillinger"
- Klikk "Legg til ny visning"
- Gi den nye visningen et nyttig navn, f.eks. 'Inkludert postnummer'
- Listen til venstre er den valgte listen, listen til høyre er informasjonen som kan legges til
- Lagt til eller fjernet ved å klikke enten det røde pluss eller det grønne pluss
- Lagre visningen din
- Klikk igjen på sideinnstillinger og velg den nye visningen
Sorter etter kolonner
Det er mulig å sortere på hver kolonne. Klikk på kolonnenavnet, f.eks. Kolonnen 'Fornavn' er sortert alfabetisk. Klikker du på trakten, som i eksempelet nedenfor, kan du velge hvilket svar du vil filtrere på. Under prosjektopprettelsen er det mulig for rekruttereren å legge til egne spørsmål i søknadsskjemaet. Dersom disse spørsmålene er en del av kandidatlisten, er det en enkel måte å sortere kandidatene på. I eksemplet nedenfor kan vi enkelt sortere ut kandidatene som ikke har arbeidstillatelse ved å velge 'Nei' og deretter avvise disse kandidatene.
Ansettelsesutvalgets rangering
I kolonnen 'Din rangering' kan brukeren se sin egen rangering av kandidaten. En svart snakkeboble betyr at det er skrevet en kommentar, som kan leses ved å holde musen over. I kolonnen 'Gjennomsnittlig poengsum' kan brukeren se gjennomsnittet av ansettelseskomiteens rangering, samt eventuelle kommentarer ved å bruke musen over. Når alle i ansettelsesutvalget har rangert alle kandidater, er det mulig å filtrere på kolonnen 'Gjennomsnittlig poengsum', f.eks. på kandidater som har fått 4 eller 5 stjerner i snitt, da det vil være disse kandidatene det er avtalt å gå videre med.
Dersom det er gitt et ikon til kandidaten vil de også være synlige på kandidatlisten, og dersom det er skrevet en kommentar kan denne ses ved hjelp av mouseover.
Kandidatens profil
Hver kandidat har sin egen profil, hvor all informasjon knyttet til kandidaten er samlet. Du får tilgang til kandidatens profil ved å klikke på kandidatens for- eller etternavn på kandidatlisten. Informasjonen om kandidaten finner du ved å bruke fanen som vil bli gjennomgått nedenfor.
personlig informasjon
Her kan du finne kandidatens stamdata som adresse, telefonnummer mm. samt eventuelle ekstra ikoner.
Ansettelsesutvalg
Her vises en oversikt over brukerens egen rangering av kandidaten samt ansettelsesutvalgets rangering. Herfra har brukeren muligheten til å endre sin rangering og kommentere.
Dokumenter
Denne fanen gir en oversikt over kandidatens opplastede dokumenter. Det er også mulig å laste opp dokumenter på kandidaten. Hvis du bruker DocGen og Digital Signatur (vår kontraktsgenereringsmodul), vil den genererte kontrakten også være på denne fanen.
spørreskjema
Denne fanen gir en oversikt over spørsmålene som kandidaten kan ha besvart i søknadsskjemaet. Du bruker 'Spørreskjema i prosess', hvor spørsmål sendes til kandidaten, f.eks. etter første intervju finner du også kandidatens svar på denne fanen.
Notater
På denne fanen er det mulig å skrive notater om kandidaten, dette kan være notater gjort under et eventuelt intervju, eller notater som en kandidat har ringt. Når et notat skrives er det mulig å filtrere hvem som skal kunne se denne spesifikke meldingen, om det kun er brukeren selv, om hele ansettelsesutvalget kan se lappen eller kun ansettelsesutvalgsleder. Hvis det skrives notat på en kandidat, vil dette også være synlig på kandidatlisten via et snakkebobleikon.
Kommunikasjonslogg
Her er det mulig å følge kommunikasjonen som sendes til kandidaten fra Talent Recruiter. Det vil derfor være herfra du kan sjekke om en eventuell invitasjon til intervju eller avslag er sendt og når.
Ønsket stillinger
Her er det mulig å følge med på om kandidaten er anerkjent på andre prosjekter i Talent Recruiter, det vil si om kandidaten har søkt andre stillinger hos deg. Det kan også være en registrering i en emnebank/uoppfordret søknad.
Kalenderavtaler
På denne fanen er det mulig å få oversikt over eventuelle kalenderavtaler, f.eks. om kandidaten skal på et fremtidig intervju. Disse avtalene vil imidlertid også merkes på kandidaten i kandidatlisten via et kalenderikon.
Kandidatens slettedato
I boksen til venstre under kandidatens navn og eventuelt bilde er det mulig å se kandidatens slettedato. Dette er datoen da kandidaten automatisk slettes i Talent Recruiter.
Invitasjon til intervju og avslag
Ved hjelp av en e-postmal er det mulig å invitere en eller flere kandidater til intervju på en gang. I tillegg er det mulig å registrere eventuelle jobbintervjuer som er avtalt over telefon samt redigere en eksisterende avtale. Dette vil bli gjennomgått nedenfor.
Invitasjon ved hjelp av e-postmal
For å invitere en eller flere kandidater til intervju ved hjelp av en e-postmal, må du starte med å stå på kandidatlisten. Her starter du med å velge en eller flere kandidater ved å sette et hake ved siden av. Ved å bruke "Kommunikasjon"-fanen kan du velge hvilken e-postmal du vil bruke. Som standard er det tre maler; ett for det første intervjuet, ett for det andre og ett for det tredje. Disse malene kan tilpasses av administratoren din i administrasjonsmodulen: Kommunikasjon. Det er derfor ikke sikkert at e-postmalene dine er identiske med eksemplet nedenfor.
For at invitere til samtale skal I:
- Velg ønsket e-postmal, f.eks. 'Invitasjon til første jobbintervju'
- Du kan nå se hvilke kandidater du er i ferd med å invitere og legge til eller fjerne kandidater
- Du kan velge hvor intervjuet skal finne sted. Her er det også mulig å velge 'Online via Teams'
- Da må du opprette tider som kandidatene kan booke seg inn på. Husk å opprette minst like mange verv som det er kandidater. For å lette det administrative arbeidet kan det være en fordel å opprette en eller to ekstra ganger. Kandidatene velger tidene etter «førstemann til mølla»-prinsippet, slik at den raskeste kandidaten kan velge mellom alle tider, og den siste kan kun velge tiden eller tidene som er igjen.
- Under punkt 2: 'Meldinger' er det mulig å skrive en lapp som vises til kandidaten, for eksempel 'Kontakt resepsjon ved ankomst'. Videre er det mulig å laste opp et dokument til kandidaten.
- Det er mulig å sette opp en påminnelse som sendes til kandidaten, f.eks. 1 dag før intervjuet holdes dersom invitasjonen ikke aksepteres.
- Under punkt 3: 'Deltakere' er det mulig å legge til interne deltakere som skal delta i samtalen. Det kan f.eks. være nærmeste leder eller HR. For å legge til en deltaker må de opprettes i Talent Recruiter med tilgang til den respektive avdelingen.
- Det er mulig å sende dokumenter til de interne deltakerne. Når en kandidat har valgt et tidspunkt, vil disse personene motta en e-post med en kalenderinvitasjon samt de valgte dokumentene.
- Under punkt 4: 'Forhåndsvisning' vises en forhåndsvisning av e-posten som kandidaten vil motta. Her er det mulig å redigere den respektive e-posten. Når e-posten er sendt, vil kandidaten motta en e-post, i likhet med eksempelet nedenfor, hvor kandidaten kan velge det tidspunktet som passer best.
Når kandidaten blir invitert til intervju, vil kandidaten gå videre i arbeidsflyten til trinnet: 'I prosess'. Du kan klikke på 'i prosess'-boksen for å få en oversikt over kandidatene du har valgt å gå videre med.
Når kandidaten har valgt et tidspunkt, kan du se dette ved å bevege musen over på det lille kalenderikonet. Dette kan også ses under fanen: 'Kalenderavtaler'. Du kan også følge kandidatens prosess på kandidatens status i kandidatlisten. Status 'Invitasjon Intervju 1' betyr at invitasjonen er sendt, men kandidaten har ikke valgt tidspunkt. Statusen 'Godtatt invitasjon' betyr at kandidaten har valgt et tidspunkt. Her vil du også kunne se om kandidaten avslår invitasjonen.
Opprett kalenderavtale manuelt
Dersom du heller vil ringe kandidaten og invitere til intervju, er det også mulig å registrere dette intervjuet manuelt på kandidaten. Dette gjøres av:
- Velg den aktuelle kandidaten ved å hake
- Klikk på "Rediger"-fanen
- Velg: 'Opprett kalenderavtale'
- Gi kalenderavtalen et emne, det kan være 'Første jobbintervju'
- Velg start- og sluttid
- Velg plassering
- Skriv eventuelt en beskrivelse, det kan være 'Nærmeste leder og HR vil delta i intervjuet'
- Lagre kalenderavtalen
Når kalenderavtalen er lagret, er det mulig å sende en bekreftelse til både kandidaten og de interne deltakerne. Dette gjøres av:
- Kryss av for kandidaten og den interne brukeren hvis begge skal motta en bekreftelse
- Klikk "Send invitasjon"
- Du vil da se en forhåndsvisning av bekreftelsen, som kan redigeres om ønskelig før sending.
Rediger en eksisterende avtale
Skulle det skje at en kandidat ringer og ønsker å endre en eksisterende kalenderavtale, kan dette gjøres ved å:
- Gå til kandidatens profil ved å klikke på kandidatens for- eller etternavn
- Gå til fanen "Kalenderavtaler".
- Klikk på emnet for den aktuelle avtalen
- Endre tid og sted for den nye avtalen
- Gem
- En ny bekreftelse kan sendes til kandidaten og den interne brukeren ved å velge brukerne og klikke på 'Send invitasjon'. Dette gjøres på samme måte som om en avtale ble opprettet manuelt (se avsnitt over).
Kandidatavslag
I Talent Recruiter er det mulig å gi kandidater et skriftlig avslag fortløpende i prosessen, eller å gi alle resterende kandidater et avslag på slutten på en gang, når ønsket kandidat er merket som ansatt. For å gi skriftlig avslag benyttes en av standard e-postmalene som finnes i Talent Recruiter. Som tidligere nevnt kan administratoren din endre disse systemets e-postmaler i administrasjonsmodulen: 'Kommunikasjon'. Dine avvisnings-e-postmaler kan derfor være annerledes enn eksemplet nedenfor.
Skriftlig avslag
Når du har invitert de ønskede kandidatene til intervju, vil du ha en kandidatpool under arbeidsflyttrinnet: 'Søknadsmottak', som skal ha skriftlig avslag. Du kan derfor starte med å klikke deg inn på dette arbeidsflyttrinnet ved å klikke på tittelen. Du må da:
- Velg kandidaten eller kandidatene som må få et skriftlig avslag, dette kan gjøres ved å klikke 'Velg alle'
- Klikk på "Kommunikasjon"-fanen
- Velg ønsket e-postmal, f.eks. malen: 'Avslag på søknad'
Du får da en forhåndsvisning av avvisnings-e-posten med mulighet for å redigere den. I tillegg har du oversikt over hvilke kandidater avslaget sendes til. Hvis du klikker 'Send', vil avvisningen bli sendt umiddelbart. Det er også mulig å krysse av i 'Angi e-post for senere sending' dersom avslaget skal sendes automatisk på et senere tidspunkt.
Dersom avslaget sendes umiddelbart, flyttes kandidatene automatisk til arbeidsflyttrinnet: Avslag. Dersom det settes et senere tidspunkt vil dette merkes på kandidatene på kandidatlisten med et klokkeikon. På musen over kan du se hva som sendes til kandidaten og når. Når det fastsatte tidspunktet er nådd og avslaget er sendt, flyttes kandidatene automatisk til arbeidsflyttrinnet: 'Avslag'.
Verbal avslag
Ønsker du å gi et muntlig avslag til kandidatene, f.eks. kandidatene som har blitt intervjuet, må du i ettertid manuelt markere avvisningen av kandidatene. Dette gjøres ved å manuelt endre statusen deres uten å sende en e-post. Dette gjøres av:
- Velg den eller de aktuelle kandidatene
- Det er mulig å dra-og-slippe kandidatene til arbeidsflyttrinnet: 'Avvisning'. Det er også mulig å velge ønsket status i nedtrekkslisten: 'Endre status for utvalgte kandidater'. Det kan f.eks. være status: Avslå intervju.
Vær oppmerksom på at en e-post kun vil bli sendt til kandidaten hvis du ser en forhåndsvisning av den først. Endring av kandidatens status er derfor kun et utvalg i Talent Recruiter. Det sendes ikke avslag til kandidaten på denne måten.
Kandidatprodukter
Når du ønsker å tilby ansettelse til en kandidat, er dette en manuell prosess som du skal gjøre utenfor Talent Recruiter, f.eks. ved å ringe kandidaten. I etterkant skal denne ansettelsen merkes som status på kandidaten. Dette gjøres på samme måte som manuell merking av muntlig avslag (se avsnitt over).
- Velg ønsket kandidat fra kandidatlisten
- Klikk på rullegardinlisten: 'Endre status for valgte kandidater'
- Velg en passende status, f.eks. "Kandidat som skal ansettes"
Ved å bruke denne statusen blir kandidaten merket som ansatt. Velger du status 'Sendt jobbtilbud' eller 'Jobbtilbud akseptert', må du huske å endre kandidatens status til 'Kandidat som skal ansettes' dersom jobben skal merkes som endelig gyldig i Talent Recruiter.
Når prosjektet er riktig gjennomført, skal det kun være kandidater i arbeidsflyttrinnene: 'Avvisning' og 'Ansettelse'. På den måten vet du at ingen kandidater er glemt.
I første arbeidsflytsteg: 'Alle kandidater' vil du innenfor sletteperioden din kunne få en oversikt over alle kandidater som har søkt på denne stillingen. Den innleide kandidaten er synlig som standard, men det er mulig å klikke 'Vis fjernede kandidater' for også å se kandidater som har blitt avvist.
Tips og triks
Overfør til Talent Manager eller People Core
Hvis Talent Manager eller People Core er en del av din Talentech-plattform, kan du enkelt og raskt overføre den ansatte kandidaten til ditt relevante HR-produkt.
Mennesker kjerne
Ved å merke kandidaten som ansatt, overføres kandidaten automatisk til People Core. Dette er markert med rosa ikon på kandidatlisten.
Talentsjef
Ved å klikke på menyen på kandidaten (de tre horisontale linjene) kan du velge 'Eksporter til Talent Manager'. Du kan da fylle ut kandidatens personopplysninger som; nærmeste leder, ansettelsesdato, avdeling der kandidaten er ansatt mv. Når kandidaten overføres, kan kandidatens dokumenter sendes med bl.a. lastet opp søknad og CV.
Opprett kandidat
Det er mulig å opprette kandidater til et prosjekt uten selv å ha søkt den aktuelle stillingen elektronisk. Dette gjøres av:
- Klikk på det aktuelle prosjektet ved å klikke på prosjektnavnet
- Klikk "Opprett ny kandidat"
- Fyll inn kandidatopplysningene: E-post, fornavn, etternavn og ev Språk.
- Når kandidaten er opprettet, kan profilen fylles ut med gjenværende informasjon som adresse mm. I tillegg kan kandidatens dokumenter lastes opp på fanen: 'Dokumenter'
Vær oppmerksom på at den opprettede kandidaten, i henhold til gjeldende GDPR-regler, mottar en e-post om at de er opprettet på det aktuelle prosjektet.
Globalt ikon
Når en kandidat har søkt på en stilling hos deg, lagres profilen deres på den aktuelle stillingen (det aktuelle prosjektet). Når du er ferdig med dette prosjektet, f.eks. gir vurderinger og ikoner, denne vurderingen lagres kun på det spesifikke prosjektet. Det er imidlertid mulig å gi en kandidat et globalt ikon. Dette ikonet vil være knyttet til kandidatens e-postadresse og vil derfor vises uavhengig av hvilken stilling kandidaten søker hos deg. Denne funksjonen kan være nyttig hvis du f.eks. ha intervjuet en kandidat som var relevant for din organisasjon, men ikke den rette for den spesifikke stillingen. Hvis du gir kandidaten et globalt ikon med en kommentar om at denne kandidaten er forhåndsgodkjent for mulig ansettelse, vil denne informasjonen være synlig når kandidaten er registrert på et annet prosjekt. Et globalt ikon er gitt av:
- Klikk på de tre linjene ved siden av kandidaten i kandidatlisten
- Velg "Legg til ikon"
- Velg ikon
- Skriv en utdypende kommentar
- Kryss av: 'Vis ikonet og kommenter kandidaten i alle rekrutteringer'
- OK
