INDHOLDSFORTEGNELSE
- Hvad er kandidatlisten
- Opsætning
- Adgang til kandidatlisten
- Kandidatbehandling
- Invitation til samtale samt afslag
- Kandidat ansættelse
- Tips og tricks
Hvad er kandidatlisten
Når en kandidat søger en stilling hos jer, bliver kandidatens personlige oplysninger gemt på en kandidatprofil på det projekt (den stilling), som kandidaten har søgt i Talent Recruiter. Det gør ingen forskel om kandidaten har søgt stillingen på jeres hjemmeside, eller på f.eks. LinkedIn. Kandidatens profil vil altid blive gemt på det specifikke projekt i Talent Recruiter, og vil her lægge sig på kandidatlisten.
Fra kandidatlisten på et projekt kan I kandidatbehandle, det vil sige læse CV igennem, rangere kandidaten og skrive kommentarer. Fra kandidatlisten kan I yderligere invitere kandidaten til samtale samt sende afslag.
Der vil i denne artikel blive gennemgået, hvordan I kan kandidatbehandle fra kandidaten har søgt stillingen til I har fundet den, eller de kandidater, som I ønsker at ansætte for herefter at give de resterende ansøgere afslag.
Opsætning
Kandidatlisten er en del af Talent Recruiters standardopsætning, og der er derfor ikke nogen specifik opsætning som skal foretages. Det er dog muligt at tilpasse listevisningen på kandidatlisten. Dette bliver gennemgået under tips og tricks.
Adgang til kandidatlisten
Det er brugerens brugerrolle som afgør, hvorvidt brugeren har adgang til det specifikke projekt i Talent Recruiter samt til den pågældende kandidatliste.
Brugeradgang
Brugere med brugerrollen: 'Administrator' har adgang til alle projekter, samt alle kandidater, på det hierarkiske niveau samt under-niveauer, brugeren er oprettet på. 'Administrator' har dog kun ret til at rangerer kandidater, hvis brugeren er 'Projektleder' eller 'Projektdeltager'. Brugere med brugerrollen: 'Projektleder', har adgang til alle projekter, som brugeren selv har oprettet og derfor er projektleder på, eller projekter som vedkommende er tilknyttet som enten projektleder eller projektdeltager. Brugere med brugerrollen: Projektdeltager kan kun se projekter, hvor de er tilknyttet som projektdeltager.
Vær opmærksom på at den rekrutteringsansvarlige derfor skal huske at tilføje ansættelsesudvalget som projektdeltagere på det pågældende projekt, for at de har adgang til kandidatlisten.
Sådan tilgås kandidatlisten
For at tilgå kandidatlisten skal brugeren først logge ind i Talent Recruiter. Ofte vil medlemmer af ansættelsesudvalget blive inviteret ind i Talent Recruiter ved hjælp af en invitationsmail, som brugeren kan logge ind med. Alternativt kan der logges ind med dette link: https://start.talentech.io/. Har brugeren adgang til flere dele er platformen, skal der klikkes ind på Recruitment.
Når brugeren er logget ind i Talent Recruiter kan projektet findes to steder; på Min side samt under Hjem. I begge tilfælde kommer man ind til kandidatlisten ved at klikke på rekrutteringsprojektets titel. I nedenstånde tilfælde: 'Digital koordinator til vejledningsprojekt'.
Kandidatbehandling
Følgende vil blive gennemgået hvordan en bruger kan læse indkomne kandidater igennem. Hvordan der kan rangeres, hvordan der kan inviteres til samtale mm. Gennemgangen tager udgangspunkt i Talent Recruiters standardopsætning. Det kan derfor godt være, at jeres opsætning er lidt anderledes end eksemplerne i den følgende gennemgang. Er der noget, som I er i tvivl om i jeres opsætning, er I altid velkomne til at kontakte os. Kontaktoplysninger finder I nederst på denne side.
Workflow og kandidat-ikoner
Kandidater kan behandles løbende, eller efter ansøgningsfristens udløb. Kandidaterne vil som udgangspunkt ligge kronologisk på kandidatlisten. I kan derfor nemt skille de 'nye' kandidater fra de 'gamle' som eventuelt er blevet gennemlæst.
Når I klikker ind på rekrutteringsprojektet vil I først kunne se et overblik over rekrutteringsprojektet, som er visualiseret ved hjælp af et workflow. Kandidaterne vil blive rykket igennem dette workflow, når I begynder at invitere til samtale og give afslag. Dette workflow kan tilpasses og workflowet nedenfor stemmer derfor ikke nødvendigvis overens med det workflow, som I har i jeres løsning.
Under workflowet ligger kandidaterne på kandidatlisten.
Ikoner på kandidatlisten
Der kan være forskellige ikoner på den enkelte kandidat. Der kan f.eks. være et LinkedIn ikon, hvis kandidaten har søgt stillingen med sin LinkedIn profil. Ved at klikke på LinkedIn ikonet kan I se kandidaten linkedin profil. Video-ikonet viser at kandidaten har optaget en video, klikkes der på ikonet åbner videoen sig op. I visse tilfælde kan der også være et hus-ikon, det betyder at kandidaten er en intern kandidat. Der kan også være en rund pil, dette ikon viser at kandidaten er en genganger, altså at kandidaten ligger på andre projekter i jeres database.
CV Screening og rangering
Det er i Talent Recruiter muligt at læse kandidaters dokumenter igennem på en sikker og GDPR venlig måde via CV screening. Benytter I denne funktion er det ikke nødvendigt at eksportere eller downloade kandidaternes dokumenter. CV screening anvendes ved:
- Vælg den eller de kandidater I ønsker at læse om. Dette kan gøres ved at give kandidaten et flueben eller 'Vælg alle'
- Klik på CV screening
Herefter åbnes kandidaternes CV op. Det er muligt til højre at vælge eventuelt andre dokumenter, som kandidaten har uploadet. Det kunne være en ansøgning eller eksamensbevis. CV vil dog altid åbnes først. Det er muligt at rangere kandidaten for herefter at skrive en kommentar. Endvidere er det muligt at give et ikon samt at skrive en kommentar. Vi anbefaler at skrive en kommentar sammen med en rangering eller et ikon, da det skaber gennemsigtighed for resten af ansættelsesudvalget og en forståelse for, hvad netop denne rangering er vurderet ud fra. Det vil kun være de resterende medlemmer af ansættelsesudvalget samt projektleder, som kan se rangering samt kommentarer hertil.
Ved siden af kandidatens navn kan man se, hvilken kandidat man er nået til ud af det totale antal kandidater som blev valgt (5/5). Det er også muligt at gå frem og tilbage blandt kandidaternes CV'er, samt at gå tilbage til kandidatlisten.
Filtrering på kandidatlisten
På kandidatlisten kan I finde stamoplysninger på kandidaten, I kan se jeres egen rangering samt ansættelsesudvalgets rangering. Det er muligt at lave sin egen kandidatlistevisning og sortere på hver kolonne.
Lav din egen visning
Som nævnt er det muligt for den enkelte bruger at lave sin egen listevisning. Det kunne f.eks. være hvis brugeren ønsker at have kandidatens postnummer med i kandidatlisten. Tilføjes der er en visning er denne visning brugerspecifik. Den er altså kun tilgængelig for den specifikke bruger. Ønsker I at få ændret jeres standard kandidatlistevisning kan vores support gøre dette (kontaktoplysninger kan findes nederst på denne side). I opretter jeres egen sidevisning ved:
- Klik på 'Sideindstillinger'
- Klik 'Tilføj ny visning'
- Giv din nye visning et brugbart navn, f.eks. 'Inklusiv postnummer'
- Listen til venstre er den valgte liste, listen til højre er de oplysninger, som kan tilføjes
- Tilføjes eller fjernes ved at klikke på enten det røde plus eller det grønne plus
- Gem din visning
- Klik igen på sideindstillinger og vælg din nye visning
Sorter på kolonner
Det er muligt at sortere på hver kolonne. Klikkes der på kolonnenavnet, f.eks. 'Fornavn' sorteres kolonnen alfabetisk. Klikkes der på tragten, som I nedenstående eksempel, kan der vælges hvilket svar, der skal filtreres på. Under projektoprettelsen er det muligt for den rekrutteringsansvarlige at tilføje sine egne spørgsmål til ansøgningsskemaet. Hvis disse spørgsmål er en del af kandidatlisten er det en nem måde at sortere kandidaterne på. I nedenstående eksempel kan vi nemt sortere de kandidater fra, som ikke har en arbejdstilladelse ved at vælge 'Nej' og herefter give disse kandidater afslag.
Ansættelsesudvalgets rangering
I kolonnen 'Din rangering' kan brugeren se sin egen rangering af kandidaten. En sort taleboble betyder, at der er skrevet en kommentar, som kan læses vha mouseover. I kolonnen 'Gennemsnitlig score' kan brugeren se gennemsnittet af ansættelsesudvalgets rangering, samt eventuelle kommentarer vha mouseover. Når alle i ansættelsesudvalget har rangeret alle kandidater, er det muligt at lave en filtrering på kolonnen 'Gennemsnitlig score', f.eks. på kandidater der har fået 4 eller 5 stjerner i gennemsnit, da det vil være disse kandidater, som der er enighed om at gå videre med.
Er der givet et ikon til kandidaten vil de ligeledes være synlige på kandidatlisten, og er der skrevet en kommentar kan denne ses vha mouseover.
Kandidatens profil
Hver kandidat har sin egen profil, hvor al information vedrørende kandidaten er samlet. Kandidatens profil tilgås ved at klikke på kandidaten fornavn eller efternavn på kandidatlisten. Oplysningerne på kandidaten findes ved hjælp af faneinddelingen, som vil blive gennemgået nedenfor.
Personlige oplysninger
Her findes kandidatens stamdata såsom adresse, telefonnummer mm. samt eventuelt tilføjede ikoner.
Ansættelsesudvalg
Her vises et overblik over brugerens egen rangering af kandidaten samt ansættelsesudvalgets rangering. Brugeren har herfra mulighed for at ændre sin rangering samt kommentar.
Dokumenter
På denne fane findes et overblik over kandidatens uploadede dokumenter. Det er også muligt at uploade dokumenter på kandidaten. Anvender I DocGen og Digital Signatur (vores kontraktgenereringsmodul) vil den genererede kontrakt også ligge på denne fane.
Spørgeskema
På denne fane findes et overblik over de spørgsmål som kandidaten eventuelt har besvaret i ansøgningsskemaet. Anvender I 'Spørgeskema i proces', hvor spørgsmål sendes til kandidaten f.eks. efter første samtale, kan kandidatens svar også findes på denne fane.
Notater
På denne fane er det muligt at skrive notater på kandidaten, det kunne være notater som er foretaget under en eventuel samtale, eller noter om, at en kandidat har ringet. Når en note skrives er det muligt at filtrere på, hvem der skal kunne se denne specifikke note, om det kun er brugeren selv, om hele ansættelsesudvalget må se noten eller kun ansættelsesudvalgsformanden. Skrives der en note på en kandidat vil denne også være synlig på kandidatlisten via et taleboble ikon.
Kommunikationslog
Her er det muligt at følge med i den kommunikation, som er sendt til kandidaten fra Talent Recruiter. Det vil derfor være herfra, at I kan kontrollere om en eventuel invitation til samtale eller afslag er sendt og hvornår.
Søgte stillinger
Her er det muligt at følge med i, om kandidaten genkendes på andre projekter i Talent Recruiter, altså om kandidaten har søgt andre stillinger hos jer. Det kunne også være en registrering i en emnebank/uopfordret ansøgning.
Kalenderaftaler
På denne fane er det muligt at få et overblik over eventuelle kalenderaftaler, f.eks. om kandidaten skal til en fremtidig samtale. Disse aftaler vil dog også markeres på kandidaten i kandidatlisten via et kalender-ikon.
Kandidatens slettedato
I boksen til venstre under kandidatens navn og eventuelle billede er det muligt at se kandidatens slettedato. Det er den dato, hvor kandidaten slettes automatisk i Talent Recruiter.
Invitation til samtale samt afslag
Ved hjælp af en e-mailskabelon er det muligt at invitere en eller flere kandidater til samtale på én gang. Yderligere er det muligt at registere eventuelle jobsamtaler, som er aftalt over telefon samt redigere en eksisterende aftale. Dette vil blive gennemgået herunder.
Invitation ved hjælp af e-mailskabelon
For at invitere en eller flere kandidater til samtale vha en e-mailskabelon, skal I starte med at være på kandidatlisten. Her starter I med at vælge en eller flere kandidater ved at sætte et flueben ved dem. Ved hjælp af fanen 'Kommunikation' kan I vælge hvilken e-mailskabelon, I ønsker at anvende. Som standard er der tre skabeloner; en til første samtale, en til anden og en til tredje. Disse skabeloner kan tilpasses af jeres administrator i administrationsmodulet: Kommunikation. Det er derfor ikke sikkert, at jeres e-mailskabeloner er identiske med eksemplet nedenfor.
For at invitere til samtale skal I:
- Vælge den ønskede e-mailskabelon, f.eks. 'Invitation til første jobsamtale'
- I kan nu se hvilke kandidater, I er igang med at invitere samt tilføje eller fjerne kandidater
- I kan vælge, hvor interviewet finder sted. Her er det også muligt at vælge 'Online via Teams'
- Derefter skal I oprette tidspunkter, som kandidaterne kan booke sig ind på. Husk at oprette minimum så mange tider, som der er kandidater. For at lette det administrative arbejde kan det være en fordel at oprette en eller to ekstra tider. Kandidaterne vælger sig ind på tiderne ved 'Først til mølle-princippet', så den hurtigste kandidat kan vælge mellem alle tider, og den sidste kan kun vælge den eller de tider, der er til overs.
- Under punkt 2: 'Meddelelser' er det muligt at skrive et notat, som vil blive vist for kandidaten, f.eks 'Henvend dig ved receptionen ved ankomst'. Ydermere er det muligt at uploade et dokument til kandidaten.
- Det er muligt at opsætte en påmindelse, som vil blive sendt til kandidaten, f.eks. 1 dag før samtalen afholdes, hvis invitationen ikke er accepteret.
- Under punkt 3: 'Deltagere' er det muligt at tilføje interne deltagere, som skal deltage i samtalen. Det kunne f.eks. være nærmeste leder eller HR. For at kunne tilføje en deltager skal de være oprettet i Talent Recruiter med adgang til den respektive afdeling.
- Det er muligt at medsende dokumenter til de interne deltagere. Når en kandidat har valgt et tidspunkt, vil disse personer modtage en e-mail med en kalenderinvitation samt de valgte dokumenter.
- Under punkt 4: 'Forhåndsvisning' vises en forhåndsvisning af den mail, som kandidaten vil modtage. Her er det muligt at redigere den respektive mail. Når mailen er sendt, vil kandidaten modtage en mail, lignende nedenstående eksempel, hvor kandidaten kan vælge det tidspunkt, som passer bedst.
Når kandidaten er inviteret til samtale vil kandidaten bevæge sig videre i workflowet til steppet: 'I proces'. Man kan klikke på boksen 'i proces' for at få et overblik over de kandidater, som I har valgt at gå videre med.
Når kandidaten har valgt et tidspunkt, kan I se dette ved mouse-over på det lille kalender-ikon. Dette kan også ses under fanen: 'Kalenderaftaler'. Yderligere kan I følge med i kandidatens proces på kandidatens status i kandidatlisten. Statussen 'Invitation Interview 1' betyder, at invitationen er sendt, men kandidaten har ikke valgt et tidspunkt. Statussen 'Accepteret invitation' betyder, at kandidaten har valgt et tidspunkt. Her vil I også kunne se, hvis kandidaten afviser invitationen.
Opret kalenderaftale manuelt
Hvis I hellere vil ringe ud til kandidaten og inviterer til samtale er det også muligt at registere denne samtale manuelt på kandidaten. Dette gøres ved:
- Vælg den pågældende kandidat vha et flueben
- Klik på fanen 'Rediger'
- Vælg: 'Opret kalenderaftale'
- Giv kalenderaftalen et emne, det kunne være 'Første jobsamtale'
- Vælg start og sluttidspunkt
- Vælg sted
- Skriv eventuelt en beskrivelse, det kunne være 'Til samtalen deltager nærmeste leder og HR'
- Gem kalenderaftalen
Når kalenderaftalen er gemt er det muligt at sende en bekræftelse til både kandidaten samt de interne deltagere. Dette gøres ved:
- Sæt flueben ud for kandidaten samt den interne bruger, hvis begge skal modtage en bekræftelse
- Klik 'Send invitation'
- Herefter ses en forhåndsvisning af bekræftelsen, som kan redigeres, hvis ønsket inden afsendelse.
Redigér en eksisterende aftale
Skulle det ske, at en kandidat ringer og vil ændre en eksisterende kalenderaftalen kan dette gøres ved at:
- Gå til kandidatens profil ved at klikke på kandidatens fornavn eller efternavn
- Gå til fanen 'Kalenderaftaler'
- Klik på emnet for den pågældende aftale
- Ændr tid og sted til den nye aftale
- Gem
- En ny bekræftelse kan sendes til kandidaten, og den interne bruger, ved at vælge brugerne og klikke 'Send invitation'. Dette gøres på samme måde, som hvis en aftale blev oprettet manuelt (se afsnit ovenfor).
Kandidat afslag
I Talent Recruiter er det muligt at give kandidater et skriftligt afslag løbende i processen, eller at give alle resterende kandidater afslag til sidst på én gang, når den ønskede kandidat er markeret som ansat. For at give et skriftligt afslag anvendes en af de standard e-mailskabeloner, som eksisterer i Talent Recruiter. Som tidligere nævnt kan jeres administrator ændre i disse system e-mailskabeloner i administrationsmodulet: 'Kommunikation'. Jeres afslags-e-mailskabeloner kan derfor godt være anderledes end eksemplet nedenfor.
Skriftligt afslag
Når I har inviteret de ønskede kandidater til samtale, vil I have en pulje af kandidater under workflowsteppet: 'Ansøgningsmodtagelse', som skal have et skriftligt afslag. I kan derfor med fordel starte med at klikke jer ind i dette workflowstep ved at klikke på des titel. Herefter skal I:
- Vælge den eller de kandidater, som skal have et skriftligt afslag, dette kan gøre ved at klikke 'Vælg alle'
- Klikke på fanen 'Kommunikation'
- Vælge den ønskede e-mailskabelon, f.eks. skabelonen: 'Afslag på ansøgning'
I får herefter en forhåndsvisning af afslags e-mailen med mulighed for at redigere den. Derudover har I et overblik over, hvilke kandidater afslaget sendes til. Klikker I 'Send' vil afslaget sendes med det samme. Det er også muligt at give et flueben i 'Fastsæt e-mail for senere afsendelse', hvis afslaget skal sendes automatisk på et senere tidspunkt.
Sendes afslaget med det samme flyttes kandidaterne automatisk til workflowsteppet: Afslag. Fastsættes et senere tidspunkt, vil dette markeres på kandidaterne på kandidatlisten med et ur-ikon. Ved mouse-over kan det ses, hvad der sendes til kandidaten og hvornår. Når det fastsatte tidspunkt er nået og afslaget er sendt, vil kandidaterne automatisk flyttes til workflowsteppet: 'Afslag'.
Mundtligt afslag
Ønsker I at give et mundtligt afslag til kandidaterne, f.eks. de kandidater som har været til samtale, skal I efterfølgende manuelt markere afslaget på kandidaterne. Dette gøres ved manuelt at ændre deres status uden at sende en e-mail. Dette gøres ved:
- Vælg den eller de pågældende kandidater
- Det er muligt at drag-and-droppe kandidaterne til workflowsteppet: 'Afslag'. Det er også muligt at vælge den ønskede status på dropdownlisten: 'Ændre status på valgte kandidater'. Det kunne f.eks. være statussen: Afslag interview.
Vær opmærksom på at der kun sendes en e-mail til kandidaten, hvis I ser en forhåndsvisning af den først. At ændre kandidatens status er derfor kun en markering i Talent Recruiter. Der sendes ikke noget afslag til kandidaten på denne måde.
Kandidat ansættelse
Når I ønsker at tilbyde en ansættelse til en kandidat er dette en manuel proces, som I vil gøre udenom Talent Recruiter, f.eks. ved at ringe til kandidaten. Efterfølgende skal denne ansættelse markeres som en status på kandidaten. Dette gøres på samme måde som den manuelle markering af et mundtligt afslag (se afsnittet ovenfor).
- Vælg den ønskede kandidat på kandidatlisten
- Klik på dropdownlisten: 'Ændre status på valgte kandidater'
- Vælg en passende status, f.eks. 'Kandidat skal ansættes'
Ved at bruge denne status markeres kandidaten som ansat. Vælger I statussen 'Sendt ansættelsestilbud' eller 'Ansættelsestilbud accepteret' skal I huske at ændre kandidatens status til 'Kandidat skal ansættes', hvis ansættelsen skal markeres som endelig gyldig i Talent Recruiter.
Når projektet er korrekt afsluttet, bør der kun være kandidater i workflowsteppene: 'Afslag' og 'Ansættelse'. På den måde ved I, at ingen kandidater er blevet glemt.
I det første workflowstep: 'Alle kandidater' vil I, indenfor jeres sletteperiode, kunne få et overblik over alle kandidater, som har søgt denne stilling. Den ansatte kandidat er som standard synlig, men det er muligt at klikke 'Vis fjernede kandidater' for også at se kandidater, der har fået et afslag.
Tips og tricks
Overførsel til Talent Manager eller People Core
Er Talent Manager eller People Core en del af jeres Talentech Platform, kan I nemt og hurtigt overføre den ansatte kandidat til jeres pågældende HR-produkt.
People Core
Ved at markere kandidaten som ansat overføres kandidaten automatisk til People Core. Dette markeres med et lyserødt ikon på kandidatlisten.
Talent Manager
Ved at klikke på menuen på kandidaten (de tre vandrette streger) kan I vælge 'Eksporter til Talent Manager'. Herefter kan I udfylde kandidatens personlige oplysninger som; nærmeste leder, ansættelsesdato, afdeling som kandidaten ansættes i mm. Når kandidaten overføres kan kandidatens dokumenter sendes med, f.eks. uploadet ansøgning og CV.
Opret kandidat
Det er muligt at oprettet kandidater på et projekt uden, at de selv har søgt den pågældende stilling elektronisk. Dette gøres ved at:
- Klikke ind på det pågældende projekt ved at klikke på projektnavnet
- Klikke 'Opret ny kandidat'
- Udfylde kandidatoplysningerne: E-mail, Fornavn, Efternavn og evt. sprog.
- Når kandidaten er oprettet, kan profilen udfyldes ved resterende oplysninger såsom adresse mm. Yderligere kan kandidatens dokumenter uploades på fanen: 'Dokumenter'
Vær opmærksom på at den oprettede kandidat, jævnfør overholdelse af gældende GDPR regler, modtager en e-mail om, at de er blevet oprettet på det pågældende projekt.
Globalt ikon
Når en kandidat har søgt en stilling hos jer, bliver deres profil gemt på den pågældende stilling (det pågældende projekt). Når I kandidatbehandler på dette projekt, f.eks. giver rangeringer og ikoner, gemmes denne vurdering kun på det specifikke projekt. Det er dog muligt at give en kandidat et globalt ikon. Dette ikon vil være tilknyttet kandidatens e-mail adresse og vil derfor vises uanset hvilken stilling, kandidaten søger hos jer. Denne funktion kan være nyttig, hvis I f.eks. har haft en kandidat til samtale, som var relevant for jeres organisation, men ikke den rette for den specifikke stilling. Hvis I giver kandidaten et globalt ikon med en kommentar om, at denne kandidat er forhåndsgodkendt til en eventuel ansættelse, så vil denne oplysning kunne ses, når kandidaten registreres på et andet projekt. Et globalt ikon gives ved:
- Klik på de tre streger ved kandidaten på kandidatlisten
- Vælg 'Tilføj ikon'
- Vælg ikon
- Skriv en uddybende kommentar
- Sæt flueben i: 'Vis ikonet og kommentaren på kandidaten i alle rekrutteringer'
- OK
