Användarrollerna kan anpassas efter dina behov förutsatt att funktionerna i systemet stödjer det. Uppsättning av roller gör du under Administration/Roller & Behörigheter.
För alla användarroller är deras tillgång beroende på den avdelning som medarbetaren är sparad på (för statistiken) och har åtkomst till (kan logga in på). Det innebär att en medarbetare kan vara sparad på en underavdelning i organisationen men har behörighet att logga in och se statistik för hela bolaget (exempelvis en administratör med behörighet högst upp). Men i de flesta fall har medarbetare med rollen anställd och chef behörighet till samma avdelning som de finns sparade på.
Det finns fyra standardroller som kan anpassas (Administratör, Avdelningschef, Chef och Anställd). Det går även att lägga till fler roller. Notera att rollen ”Anställd” bara ser sin egna profil. För chefsrollerna kan man anpassa vad de ska få se/göra på sin egna profil och vad de ska få se/göra på andra medarbetare.
Följande beskrivning av rollerna nedan är baserad på Talent Managers standardroller
1. Standardroller
Administratör
• Den enda rollen som har tillgång till modulen Administration där det finns möjlighet att göra ändringar, bygga mallar samt ändra standardinställningarna för systemet.
• Statistiköversikt för alla medarbetare
• Kan se och filtrera på alla medarbetare oavsett vilken avdelning medarbetaren är sparad på (förutsatt att administratören har åtkomst till den högsta nivån).
• Kan skicka e-post till alla medarbetare, flytta medarbetare, ta bort medarbetare, exportera medarbetare och göra ändringar på medarbetare.
• Har tillgång till Talentech support
• Kan i statistiken tillhöra en underavdelning men ha behörighet och åtkomst till högsta avdelningen.
Avdelningschef
• Ser statistiköversikten för den avdelning (inklusive underavdelningar) som den har behörighet till
• Har åtkomt till alla medarbetare som finns på samma avdelning inklusive alla tillhörande underavdelningar för denna.
• Det finns ej möjlighet att utesluta behörighet för en avdelningschef att se en medarbetares profil och information som finns på dennes avdelning eller tillhörande underavdelningar.
• Vilken medarbetarinformation som ska vara synlig samt möjlighet att ändra, går att ändra för denna roll.
Chef
• Ser statistiköversikten för den avdelning (inklusive underavdelningar) som den har behörighet till
• Har endast åtkomst till den/de medarbetare som den är ”Chef” för, inklusive deras direktrapporterande medarbetare om de också är ”Chefer”. Chefen ser hela rapporteringskedjan.
• Till skillnad från rollen ”Avdelningschef” behöver inte denna roll se alla medarbetare som finns på den aktuella avdelningen. Exempel: Statistiköversikten visar att det finns 20 medarbetare men den kan bara gå in och se medarbetarinformation på 10 st (de som är direktrapporterande till denna chef)
• Vilken medarbetarinformation som ska vara synlig samt möjlighet att ändra, går att ändra för denna roll.
Anställd
• Ser ingen statistiköversikt
• Ser ingen medarbetarlista
• Har endast åtkomst till sin egna profil och kan aldrig se en annan medarbetare.
• Vilken medarbetarinformation som ska vara synlig samt möjlighet att ändra, går att ändra för denna roll.
2. Ändra behörigheter
• Om du önskar att ändra inställningarna för rollerna, gå in under Administration/Roller & Behörighet.
• Fliken ”Employee form rights” bestämmer vilka fält på medarbetarprofilen rollen har behörighet att se och/eller ändra.
• Fliken ”General user rights” bestämmer vilka funktioner och flikar denna roll har behörighet till. Här kan man exempelvis ta bort flikar på medarbetarprofilen eller begränsa vilka dokumenttyper man har tillgång till. Här kan du även skriva in en kort beskrivning av rollen högst upp så att du kommer ihåg vilka ändringar du har gjort.
• För att låsa upp ändringen, klicka på ”Redigera” längst ner.
Behörigheter – Medarbetarfält
Fliken ”Employee form rights” bestämmer vilka fält på medarbetarprofilen rollen har behörighet att se och/eller ändra. För rollen chef behöver man se över alla kolumner. De två kolumnerna till vänster gäller egen profil. De två kolumnerna till höger bestämmer vilka fält man kan se och/eller ändra på andra medarbetare (andra medarbetare är då inte aktuellt för rollen Anställd som bara ser sin profil.
Om du exempelvis inte vill att en Anställd ska se/ändra något, kryssar du ur alla och sparar. Vill du att man ska se men inte ändra, kryssar du endast i fälten i kolumn 2 (Kan endast se).
Behörigheter – Funktioner och flikar
Fliken ”General user rights” bestämmer vilka flikar och andra delar som rollen har behörighet till. Här kan du även skriva in en rollbeskrivning för vilka ändringar du har gjort. Längst ner på sidan kan du även begränsa möjligheten att se specifika dokumentkategorier eller anställningsformer.
För att exempelvis begränsa vilka dokumentkategorier rollen ska ha åtkomst till, flytta de kategorier som den ska ha behörighet till ”Valda dokumentkategorier”.
3. Ta bort behörigheter
Om du vill ta bort alla behörigheter för en roll så att de inte kan se eller ändra någonting, gör så här:
1. Redigera vald roll
2. Fliken ”Employee form rights”. Välj Redigera längst ner och kryssa ur alla rutor. Spara!
3. Fliken ”General user rights”. Välj Redigera längst ner och kryssa ur alla rutor. Spara!
Notera: Ett snabbt sätt att kryssa ur alla rutor är att kryssa i rutan högst upp att inkludera alla och exkludera igen.
4. Logga in utan behörighet
En medarbetare som loggar in i Talent Manager utan att ha behörighet till något, kan se fliken Personuppgifter men utan någon medarbetarinformation. På sin profil kan de se sin bild (om det har laddats upp), vilken avdelning de tillhör och vem som är närmaste chef.
5. Logga in och testa olika behörigheter
För att se hur inställningarna av en behörighetsroll är, behöver du logga in som en medarbetare som har denna roll sparad på sin profil.
Du kan även skapa en ”test” medarbetare med en e-postadress som du kan logga in med, för att se hur rollen är inställd. För att testa olika roller, kan du uppdatera denna person med en annan behörighet för att sedan logga in som denna person.
Vid ändringar av en roll, behöver medarbetaren logga ut och in igen för att de nya ändringarna ska gälla.