- INDHOLDSFORTEGNELSE
Hvad er DocGen og Digital Signatur
DocGen og Digital Signatur er to separate moduler, som er tilgængelige både i Talent Recruiter samt i Talent Manager. Med DocGen er det muligt at uploade jeres kontrakter i Talent Recruiter, for herefter nemt at kunne generere en kontrakt til kandidaten. Når en kontrakt lægges ind skal der oprettes flettefelter i dokumentet således, at kandidatens stamdata udfyldes automatisk i kontrakten, f.eks. fornavn, efternavn, e-mailadresse mm. Digital Signatur giver jer efterfølgende muligheden for at sende kontrakten sikkert til en eller flere interne underskrivere og herefter til kandidaten, hvor alle underskrivere kan signere vha NemID eller finger touch. DocGen og Digital Signatur er som beskrevet to separate moduler, som I sagtens kan have hver for sig, hvis I f.eks. kun ønsker at sende kontrakten til underskrift, men gerne vil udforme den manuelt på jeres computer. At have begge moduler vil dog give jer den mest effektive og strømlinede proces for kontraktgenerering.
Har I endnu ikke DocGen og/eller Digital Signatur og er interesseret i dette, er I velkomne til at kontakte vores support for hjælp, I finder deres oplysninger nederst på denne side.
Opsætning
For at sætte DocGen og Digital Signatur op kræves brugerrollen: 'Administrator'. I administrationsmodulet: 'DocGen-dokumenter' uploades jeres kontrakter. Forinden skal I oprette flettefelter i kontrakten og når kontrakten uploades mappes disse flettefelter op. Dette gør f.eks. at kandidatens navn kan komme automatisk ind i kontrakten. I administrationsmodulet: 'Digital Signatur' laves jeres opsætning ifm. signering af dokumentet. Denne opsætning kan kun foretages af en Talentech-konsulent. For at kunne sende til Digital Signatur skal I have en signerings aftale, hvor vi har flere muligheder. Er I interesseret I at høre mere, er I meget velkomne til at kontakte vores support som kan hjælpe jer videre (oplysninger finder I nederst på denne side).
Doc Gen
Som tidligere beskrevet skal I starte med at oprette flettefelter i jeres kontrakter. Dette gøres I selve Word-dokumentet direkte på jeres computer. Når I efterfølgende mapper flettefelterne op i Talent Recruiter har I muligheden for:
- At trække på en standardinformation, f.eks. kandidatens navn
- At oprette et fritekstfelt, som I kan udfylde manuelt, f.eks. med stillingsbetegnelse
- At lave en dropdownliste, som I kan vælge fra, når kontrakten genereres. F.eks. hvis I har forskellige adresser, vil I kunne vælge den rette adresse, som skal flettes ind, på en dropdown-liste
- At oprette tjek-bokse, hvis I har en liste med muligheder, hvor en eller flere skal krydses af
Det vil følgende blive gennemgået, hvordan I starter med at oprette flettefelterne i kontrakten. Efterfølgende skal den uploades i Talent Recruiter og det er først her, at I skal vælge, hvilken type information, der skal ind i hvert felt.
Opret flettefelter i kontrakten i Word
For at oprette flettefelter skal I:
- Åben det ønskede dokument
- Markér det sted I ønsker at oprette et flettefelt, altså der hvor I vil indsætte data
- Vælg fanen ‘Indsæt’
- Vælg ‘Genvejselementer’
- Vælg ‘Felt'
- Vælg ‘MergeField’ i Feltnavne (en genvej er at klikke to gange på 'm', i stedet for at scrolle ned på listen)
- Indtast en definition af flettefeltet, f.eks. kandidatnavn (hvis I ønsker at trække kandidatens navn direkte ind i kontrakten). Feltnavnet bliver titlen på feltet når kontrakten genereres, så kald det gerne noget meningsfuldt
- Afslut med ‘OK’
Det markerede sted i dokumentet har herefter ændret sig til et ‘MergeField’/flettefelt med det ønskede navn.
Forsæt med at oprette flettefelter i dokumentet indtil alle er oprettet, det kunne f.eks. være felter til: Ansættelsesdato, stillingsbetegnelse, nærmeste leder, løn, særlige opgaver, antal timer etc.
Gentag denne proces med alle de forskellige kontrakter, I har.
Administrationsmodulet: DocGen-dokumenter
Efter at have oprettet flettefelter i kontrakten skal den uploades i Talent Recruiter. Dette kræver som beskrevet brugerrollen: 'Administrator'. Det gøres ved at:
- Klik på menupunktet: Administration
- Gå til administrationsmodulet: DocGen-dokumenter
- Klik ‘Opret ny DocGen-skabelon’
- Klik ‘Vælg’ og upload dokumentet
- Giv kontrakten et meningsfuldt navn
- Tilknyt kandidatstatussen: 'Sendt ansættelsestilbud'
- Sæt flueben i: 'Skal nedarves', hvis kontrakten skal kunne genereres på den pågældende afdeling samt underafdelinger.
De oprettede flettefelter skal nu mappes op med de rette informationer.
Her er der de fire muligheder:
Systemobjekt:
Giver muligheden for at trække data fra Talent Recruiter f.eks. kandidatens navn, post nr., by mv.
DocGen-tekstliste:
Giver muligheden for at oprette dropdown-lister med fast tekst. Disse skal oprettes, inden de kan mappes op (se artiklen længere nede).
Tekstboks:
Giver muligheden for at konvertere flettefeltet til et tekstfelt, hvor I manuelt indtaster tekst.
Afkrydsningsfelt:
Giver muligheden for at konvertere et flettefelt til et enten markeret eller umarkeret afkrydsningsfelt.
Begynd nu at vælge hvert flettefelt på dropdown-listen, for herefter at mappe det op med den rette information på type-listen. Kandidatens fornavn skal f.eks. mappes op med: Systemobjekt, og informationen: Candidate.Firstname (se eksempel nedenfor).
Når alle felter er mappet op ligger de som en oversigt længere nede, hvor fra felterne kan redigeres eller slettes.
Gem herefter kontrakten.
Opret drop-down lister (DocGen-tekstliste)
Hvis I ønsker at oprette en dropdown-liste til jeres kontrakt, gøres dette ved at:
- Gå til administrationsmodulet: DocGen-dokumenter
- Klik på 'Opret ny DocGen-tekstliste'
- Giv listen et meningsfuldt navn. Det er nemmest, hvis navnet er ens med flettefeltet som er oprettet i kontrakten. Det kunne f.eks. være 'Virksomheds adresse'
- Sæt flueben i 'Må nedarves'
- Opret nu dropdown-listen
- 'Alias' er navnet, der vises på jeres liste
- 'Sprog' er sproget som listen oprettes på
- 'Tekst' er den tekst, som indsættes i kontrakten
- Afslut med 'Indsæt ny'
- Gem herefter
I kan nu redigere den pågældende kontrakt, vælge det ønskede flettefelt, f.eks. Virksomheds adresse, vælge 'DocGen-Tekstliste' og vælge den oprettede liste.
Flettedokumenter
Når en kontrakt sendes til underskrift er det muligt at flette den sammen med et 'standard-dokument', altså et dokument, der ikke indeholder flettefelter. Dette kunne f.eks. være en personalehåndbog. For at kunne flette dokumentet sammen med den genererede kontrakt skal det først uploades i administrationsmodulet: DocGen-dokumenter. Dette gøres ved:
- Gå til Administration
- Vælg administrationsmodulet: DocGen-dokumenter
- Vælg 'Tilføj nyt flettedokument'
- Upload dokumentet
- Sæt flueben i 'Kan nedarves' og gem
Dokumentet kan nu flettes sammen med kontrakten. Dette gennemgås under 'Generer en kontrakt og send til Digital Signatur'.
Vær opmærksom på at flettedokumentet kommer i forlængelse af kontrakten, det bliver ikke vedhæftet som et bilag. Kandidaten skriver derfor i samme omgang under på flettedokumentet.
Upload af ny version
Sker det, at der kommer en ændring i jeres kontrakt, kan I nemt hente kontrakten ned, rette teksten i kontrakten til den nyeste tekst, og overskrive den gamle version med den nye. Dette gøres ved:
- Gå til Administration
- Vælg administrationsmodulet: DocGen-dokumenter
- Download den pågældende kontrakt ved at klikke på dokumentnavnet
- Rediger den downloadede version, så det indeholder den nye tekst og eventuelle nye flettefelter
- Gem dokumentet
- Gå tilbage til Talent Recruiter
- Rediger den pågældende kontrakt
- Nederst under 'Gem avancerede indstillinger' vælger I 'Ændre'
- Upload den nye version af dokumentet
- Gem
Har I tilføjet nogle nye flettefelter skal disse nu mappes op. Har I fjernet nogle flettefelter skal disse slettes fra oversigten.
Vi anbefaler, at I ved ændringer i kontrakterne altid downloader den nyeste version fra Talent Recruiter og redigerer denne, da I på den måde slipper for at skulle mappe alle flettefelter op igen, men kun skal gøre dette med eventuelle nye.
Digital Signatur
Digital Signatur er som tidligere beskrevet ikke noget I kan sætte op selv, dette skal gøres af en Talentech konsulent. Hvis I ikke allerede har en signeringsaftale så er I meget velkommen til at kontakte os og få hjælp og sparring til dette. I kan kontakte vores support som kan hjælpe jer videre (I finder kontaktoplysninger nederst på denne side).
Generer en kontrakt og send til Digital Signatur
Når først I har uploadet jeres kontrakter i DocGen-dokumenter, og jeres Digital Signatur aftale er sat op, kan I generere kontrakter på kandidater og sende disse til underskrift. Dette gøres ved:
- Gå til et projekt, hvor I har en kandidat, som I ønsker at ansætte
- Vælge kandidaten med et flueben
- Klik på fanen 'Ansættelse'
- Herfra er det muligt kun at 'Generér dokument', uden at sende til Digital Signatur. Ønsker I at flette dokumentet sammen med et flettedokument, f.eks. personalehåndbog, skal I vælge denne
- Vælger I: 'Anvend digital signatur' udfylder I først information ifm. Digital Signatur for herefter at generere kontrakten og sende den afsted med det samme.
Generér dokument (og flet sammen med flettedokument)
For at generere kontrakten og flette den sammen med et dokument skal I:
- Vælge den pågældende kandidat og vælg 'Generér dokument'
- Vælg den ønskede kontrakt på dropdownlisten
- Tryk 'næste'
- Udfyld de informationer, som mangler til kontrakten
- Vælg herefter: 'Se en forhåndsvisning af nuværende' for at downloade kontrakten og se, om den er korrekt udfyldt
- Vælg herefter: Generer nuværende
- Vælg: Dokumentarkiv
Kontrakten ligger nu i dokumentarkivet, hvor det er muligt at flette den sammen med flettedokumenter for herefter at arkivere den, eller blot at arkivere den på kandidatens profil uden flette dokumenter.
Skal dokumentet herefter sendes til Digital Signatur skal I:
- Gå til kandidatens profil (ved at klikke på kandidatens fornavn eller efternavn)
- Klik på fanen: 'Ansættelse'
- Vælg 'Anvend digital signatur'
- Vælg kandidatens sprog
- Vælg interne underskrivere
- Nederst er det muligt at vælge 'Eksisterende dokument' hvor den tidligere genererede kontrakt, inklusiv flettedokument, ligger
- Vælg denne og send til Digital Signatur
Anvend digital signatur
Ønsker I ikke at flette kontrakten sammen med et flettedokument vælges: 'Anvend Digital Signatur'. Herefter skal I:
- Udfyld informationer ifm. Digital Signatur
- Vælge intern(e) underskriver(e)
- Vælg 'Generer dokument'
- Vælg hvilken kontraktskabelon, der skal anvendes
- Udfyld felterne til kontrakten
- Se en forhåndsvisning for at sikre, at kontrakten er som ønsket
- Vælg 'Generer og send til digital signatur'
Kontrakten sendes nu afsted, først til de interne underskrivere, og herefter til kandidaten. Den underskrevne kontrakt gemmes på kandidatens profil under fanen: 'Dokumenter'.
Her kan I følge med i dokumentets status.
Afhængig af brugerens adgang kan alle kontrakter også tilgås ved menupunktet: Digital Signatur.
'