INDHOLDSFORTEGNELSE
- Hvad er brugerroller i Talent Recruiter
- Adgang med specifikke brugerroller
- Afdelinger og adgangsniveauer
- Administrationsmodulet: Brugeradministration
Hvad er brugerroller i Talent Recruiter
I Talent Recruiter findes der forskellige standard brugerroller. Under implementering er det muligt for jer, at jeres konsulent opretter specifikke brugerroller til jer. Det kan derfor godt være, at I har flere brugerroller tilgængelige i Talent Recruiter, end dem der nævnes i denne guide. Har I brug for at få tilpasset jeres brugerroller, eller at få oprettet nye, er I velkommen til at kontakte os. I finder kontaktoplysningerne nederst på denne side.
Følgende brugerroller er standard i Talent Recruiter: Administrator, Projektleder, Projektdeltager og Basic user. Disse brugerroller vil blive gennemgået i følgende artikel. Brugerrollen styrer, hvilken adgang en bruger har i Talent Recruiter, f.eks. om brugeren har adgang til at lave opsætning, oprette et projekt eller invitere kandidater til samtale.
I Talent Recruiter findes administrationsmodulet ’Brugeradministration’. Fra dette modul kan administrator oprette nye brugere samt administrere eksisterende brugere. Det er dog også muligt at oprette nye brugere, når et projekt oprettes. Disse brugere vil dog også blive gemt i Brugeradministrationen.
Adgang med specifikke brugerroller
I følgende afsnit gennemgås hver brugerrolles adgang.
Brugerrollen: Administrator
En bruger med brugerrollen 'Administrator' kan per standard tilgå administrationsmodulet. Det betyder, at en administrator kan lave opsætning i Talent Recruiter, f.eks. ændre workflow i et projekt, tilpasse ansøgningsskemaer og lave nye kommunikationsskabeloner, der bruges til at sende e-mails fra Talent Recruiter til kandidater mm. En administrator har adgang til at oprette projekter samt kan se alle projekter på det hierarkiske niveau, som brugeren er oprettet på. Derudover har administrator adgang til at kandidatbehandle, invitere til samtale mm. Men administrator kan ikke tilknyttes som projektdeltager og kan derfor som udgangspunkt ikke være en del af ansættelsesudvalget, særligt med adgang til at rangere kandidater.
En administrator vil derfor ofte have en adgang, der er kombineret med en projektlederrolle. Ved denne kombination er det også muligt for en administrator at foretage kandidathåndtering gennem f.eks. rangering (mere information om Projektleder-rollen længere nede).
Vær opmærksom på at en administrator kan lave opsætning for den afdeling, de er oprettet på, inklusiv underafdelinger. Hvis en administrator er oprettet på jeres øverste niveau kan brugeren lave opsætning for alle afdelinger og underafdelinger.
Menupunktet: Administration
Brugerrollen: Administrator er den eneste brugerrolle, som giver adgang til menupunktet: Administration. Brugerrollen Administrator har adgang til følgende funktioner i administrationsmodulet, hvorfra der kan laves opsætning.
Vær opmærksom på at opsætning kan laves for hele virksomheden, men også for specifikke afdelinger og underafdelinger. Det er derfor særligt vigtigt hvor man er placeret henne i afdelingsstrukturen til venstre, inden der klikkes ind på et administrationsmodul. Står brugeren på den øverste afdeling, i ovenstående eksempel 'Talentech' vil opsætningen gælde på denne afdeling inklusiv alle underafdelinger.
Menupunkter
Administrator kan se følgende menupunkter samt har adgang til at oprette et nyt projekt.
'Opret projekt' og kandidatbehandling
Administrator kan se og kandidatbehandle på alle projekter på det organisatoriske niveau, hvor brugeren er oprettet samt underafdelinger. Administrator kan oprette projekter, publicere annoncer samt behandle kandidater på projekterne, herunder udsendelse af e-mails til kandidater. Ligeledes kan Administrator eksportere data fra projektets ’Tool Box’ til Excel, PDF og XML. Administrator kan kun være projektleder og projektdeltager på egne projekter, altså projekter som brugeren selv har oprettet. Det er således ikke muligt at vælge en bruger, som kun har administratorrollen som projektleder eller projektdeltager på projekter, de ikke selv har oprettet. I så fald skal brugeren have både Administrator og Projektleder brugerrollen. Ligeledes har en bruger med udelukkende brugerrollen Administrator ikke adgang til at se individuel rangering eller gennemsnitlig score på kandidaterne.
Brugerrollen: Projektleder
En projektleder brugerrolle kan per standard oprette projekter og håndtere kandidater. De kan også tilknyttes som projektdeltager og på den måde være med i ansættelsesudvalget. Det betyder, at de har mulighed for at påbegynde nye rekrutteringer, oprette annoncer og publicere til medier. De kan også foretage kandidathåndtering gennem f.eks. rangering og indkaldelse til samtaler. En projektleder vil kun kunne se de projekter, de selv har oprettet eller projekter, de er blevet tilknyttet som projektdeltager. Ofte er det den interne rekrutteringsansvarlige som har denne brugerrolle, og personerne i ansættelsesudvalget har brugerrollen: Projektdeltager.
Menupunkter
Projektleder vil kunne se følgende menupunkter, og har derudover adgang til at oprette et nyt projekt.
'Opret projekt' og kandidatbehandling
Projektleder kan oprette projekter, publicere annoncer samt behandle kandidater på projekterne, herunder udsendelse af kandidat e-mails. Ligeledes kan Projektleder eksportere data fra projektets ’Tool Box’ til Excel, PDF og XML. Hvis brugeren er projektleder eller projektdeltager på et projekt kan Projektleder-rollen rangere kandidater og se individuel rangering og gennemsnitlig score på kandidaterne.
Vær opmærksom på at projektleder kun kan se og kandidatbehandle på projekter, som brugeren selv har oprettet, eller er tilføjet som projektleder eller projektdeltager på.
Brugerrollen: Projektdeltager
En bruger med brugerrollen: Projektdeltager kan per standard håndtere kandidater og kandidatbehandle. De kan indgå i ansættelsesudvalg og kan rangere kandidater samt tilføje noter og ikoner til kandidater. Ofte kan denne brugerrolle også invitere til samtaler og give kandidater statusmarkeringer. De kan dog ikke ændre eller oprette projekter ligesom de ikke kan lave administrativ opsætning i Talent Recruiter. Ofte anvendes denne brugerrollen til ansættende leder, eller andre som er med i ansættelsesuvalget som skal have adgang til at kandidatbehandle.
Vær opmærksom på at denne brugerrolle er meget begrænset i sin adgang - brugere med denne brugerrolle kan kun se projekter, hvor de er tilknyttet som projektdeltager. Hvis brugeren ikke er tilknyttet nogen projekter vil Talent Recruiter være 'tomt' for dem, når de logger ind.
Menupunkter
Brugere med brugerrollen: Projektdeltager vil kunne se følgende menupunkter. Projektdeltager kan ikke oprette projekter.
Brugerrollen: Basic User
Brugerrollen Basic User er den mest sparsomme brugerrolle, der er i Talent Recruiter. Hvis I anvender Talentech Admin og overføre en bruger herfra til Talent Recruiter, vil brugeren blive født med denne rolle. Efterfølgende kan I redigere brugeren og give en mere passende brugerrolle.
En bruger med Basic User kan kun se projekter, som vedkommende er tilknyttet som projektdeltager til. Her vil brugeren kunne læse kandidaternes dokumenter igennem enkeltvis, men brugeren vil ikke have adgang CV screening eller til at give ikoner eller rangeringer. Yderligere har brugeren heller ikke adgang til at sende e-mails til kandidaterne, f.eks. invitere til samtale eller give afslag, eller eksportere data.
Menupunkter
En bruger med brugerrollen Basic User har følgende menupunkter, og har ikke adgang til at oprette et projekt.
Afdelinger og adgangsniveauer
Hver brugerrolle tilknyttes en afdeling i Talent Recruiter ved brugeroprettelsen. For alle brugerroller gælder det derfor, at deres adgang er afhængig af det hierarkiske niveau, brugeren er oprettet på. Det betyder, at hvis en bruger oprettes med en brugerrolle på en underliggende afdeling, vil de ikke kunne tilgå overliggende niveauer. En bruger, der er oprettet på en underafdeling som projektdeltager, vil ikke kunne tilknyttes som projektdeltager på andre afdelinger. Da en bruger med brugerrollen: Projektdeltager kun kan se projekter, som de er blevet tilknyttet, anbefales det derfor ofte at oprette brugeren på jeres hovedafdeling. På den måde kan brugeren tilknyttes som projektdeltager på projekter på alle afdelinger, men kan kun se de projekter, som de er tilknyttet, når de logger ind.
Administrationsmodulet: Brugeradministration
I administrationsmodulet: Brugeradministrationen kan administrator administrere systemets brugere og deres konti. Det er herfra muligt at oprette nye brugere, slette brugere, gensende passwords og hente brugerrapporter, hvis dette er et behov.
Ved søgning: Ved hjælp af afdelingsstrukturen til venstre kan I vælge, om I vil søge ud i hele virksomheden eller kun på specifikke underafdelinger. Yderligere er det muligt at filtrere på, hvilke brugere, der skal vises i søgningen, f.eks. om søgningen skal inkludere aktive brugere (brugere der har været logget ind mindst én gang) og låste brugere (brugere som I har låst, altså lukket midlertidigt for deres adgang).
Søgning på brugerroller
Det er muligt at søge ud på brugerroller vha 'Alle brugerroller' dropdown-listen, hvis I f.eks. gerne vil danne jer et overblik over hvor mange brugere med brugerrollen: Projektleder, som I har i virksomheden.
Hurtig søgning
Det er muligt at søge specifikke brugere frem ved hjælp af 'Hurtig Søgning's feltet. Her kan der søges ud på navn eller e-mailadresse.
Opret ny bruger
Når en ny bruger skal oprettes kan dette gøres på flere måder. Hvis I anvender Talentech Admin kan brugeren skubbes over i Talent Recruiter herfra og derefter redigeres. Det er også muligt at oprette en brugere direkte under projektoprettelse. Denne bruger vil efterfølgende være tilgængelig i administrationsmodulet: Brugeradministration for eventuel redigering. Det er også muligt at oprette brugeren direkte fra modulet ved at klikke 'Opret ny bruger'.
Når en ny bruger oprettes skal der først udfyldes med: E-mailadresse, Fornavn, Efternavn samt et adgangsniveau. Dette er obligatorisk for at oprette en bruger. Vær opmærksom på at adgangsniveauet skal have et navn, dette navn anvendes dog kun, hvis brugeren har en splitadgang (flere adgange til flere separate afdelinger). Dette anvendes sjældent. Derefter vælges afdelingen, som brugeren skal oprettes på og brugerens brugerrolle.
De næste informationer, der kan udfyldes under brugeroplysninger, er ikke obligatoriske.
Vær opmærksom på at hvis titel, telefonnummer, mobil og LinkedIn udfyldes på brugeren vil disse oplysninger være synlige, hvis brugeren tilknyttes som kontaktperson på et projekt, og dermed bliver vist i annoncen vendt mod kandidaterne.
Brugerkontoindstillinger
Under brugerkontoindstillinger er det muligt at låse en bruger. Det vil sige, at brugeren ikke længere kan logge ind, men de er stadig oprettet i Talent Recruiter. Det er muligt at sætte et udløb på en bruger, hvis brugeren f.eks. er ansat under en projektansættelse og vedkommendes adgang derfor skal lukkes på en specifik dato. Det er også muligt at lukke adgangen for en eksisterende bruger ved at redigere brugeren og give flueben i 'Luk kontoen', når dette flueben gemmes vil brugeren ikke længere kunne logge ind.
Når en ny bruger oprettes er der altid flueben i 'Send log ind oplysninger til brugeren', på den måde modtager den nye bruger sin velkomst e-mail, hvor der er en guide til at logge ind i Talent Recruiter. Denne funktion kan dog også anvendes, hvis en bruger har glemt sin adgangskode. Da kan brugeren redigeres, et nyt flueben kan blive sat og når der gemmes, modtager brugeren en ny invitations e-mail.
Er brugeren markeret i 'Brugeren er intern kontaktperson for support' vil brugerens oplysninger være tilgængelige under menupunktet: Support. Det vil være virksomhedens administrator, som skal have dette flueben.
I tilfælde af behov for en brugeroversigt eller rapport i Excel format, er det muligt at hente dette fra brugeradministrationen. Dette gøres ved at markere de brugere, der skal eksporteres data på, her er det også muligt at 'vælge side' eller trykke 'vælg alle' og dernæst trykke på Excel ikonet øverst til højre. Så vil der downloades en Excel fil til din computer, hvoraf informationerne om brugerne vil fremgå.