INDHOLDSFORTEGNELSE

• Introduktion
• Opsætning
• Hvordan virker det
  • Administrator
  • Manager rollen
  • Tildeling af manager rollen
  • Tilpasning af rettigheder
  • Medarbejder rollen
  • Brugerdefineret rolle
    • Sådan laver du en ny brugerrolle
    • Tildel en brugerdefineret rolle til en bruger
    • Lav en brugerdefineret gruppe
  • Overblik over brugerroller

Introduktion

Med brugerroller i People Core kan du nemt styre, hvordan brugere i din organisation får adgang til medarbejderdata. Du kan:

• kontrollere, hvad medarbejdere kan se og ændre på deres egen medarbejderprofil

• kontrollere, hvad ledere kan se og ændre på deres teams medarbejderprofiler

• oprette egne roller med adgang til at se og redigere data for en specifik gruppe, fx en afdeling eller en brugerdefineret gruppe, som du selv opretter

Opsætning

Hvordan virker det

Adgangsstyringen i People Core er bygget op omkring følgende typer brugerroller:

Administrator: Har adgang til alle data i People Core samt adgang til indstillinger for People Core. Denne brugerrolle opsættes i Talentech Admin for tenant og produktet People Core.

Manager: En automatisk brugerrolle, som gives til alle, der har en medarbejder placeret under sig i positionshierarkiet. Denne rolle har standardrettigheder som at se sit team i Home, People-listen og positionsoversigten. Manageren kan også gennemføre udviklingssamtaler med sine medarbejdere samt se og ændre oplysninger relateret til certifikater. Derudover kan du styre, hvilke oplysninger denne brugerrolle må se og redigere på deres teammedlemmers medarbejderprofiler via brugerrollehåndtering.

Employee (medarbejder): En automatisk brugerrolle, der gives til en bruger med en medarbejderprofil i People Core. Der kan være medarbejdere i People Core uden tilknyttet bruger, men når der oprettes en brugerkonto, får denne automatisk medarbejderrollen. Du kan styre, hvilke oplysninger denne brugerrolle må se og redigere på egen medarbejderprofil via brugerrollehåndtering.

Custom user role (tilpasset brugerrolle): En brugerrolle med et defineret sæt rettigheder, som når den tilknyttes en bruger og en gruppe, giver adgang til de medarbejdere, der er i gruppen. Du kan definere, hvilke oplysninger denne rolle må se og i de fleste tilfælde også redigere på medarbejderprofilen. Når du tildeler denne rolle, vælger du også, for hvilke grupper i People Core brugeren skal have adgang – fx afdelinger, juridiske enheder eller lokationer. Du kan også oprette tilpassede grupper med specifikke medarbejdere for at give adgang til netop disse personer.

Administrator

Administratorrollen varetages typisk af HR i organisationen og bør begrænses til 1-2 personer for at minimere fuld adgang til data.

Tildeling af administratorrolle til en person

1. Gå til Talentech Admin

2. Gå til Brugere (Users)

3. Find den rette bruger på brugerlisten, eller opret en ny bruger, hvis den ikke allerede findes

4. Vælg “People Core administrator” i listen over brugerroller for People Core

5. Gem

Nu har denne bruger administratoradgang til People Core.

Manager rollen

Dette er en standard brugerrolle, som automatisk gives til alle, der har en medarbejder placeret under sig i positionshierarkiet. Denne rolle giver nogle rettigheder fra starten, såsom at kunne se sit team på Forsiden (Home), i medarbejderlisten (People list) og i positionsoversigten (Position overview). Denne brugerrolle kan også gennemføre udviklingssamtaler med sine medarbejdere samt se og ændre oplysninger relateret til certifikater. Derudover kan du styre, hvilke oplysninger denne rolle må se og redigere på deres teammedlemmers medarbejderprofiler via brugerroller-administrationen.

I dette eksempel vil Anton Aaberg automatisk få manager-adgang til de medarbejdere, der er placeret direkte under ham i positionsoversigten.

Tildeling af manager rollen

Du tildeler nogen en managerrolle ved at forbinde en position til denne bruger i positionsoversigten. Det kan gøres på flere måder:

• Når du opsætter People Core og importerer data, sætter du helst den rette manager for hver importerede medarbejder for at skabe rapporteringsstrukturen på én gang.

• Når du ansætter en ny medarbejder, tilføjer du medarbejderen til en ledig stilling, der allerede er placeret under den ønskede manager, eller du opretter en ny stilling under den foretrukne manager.

• Du kan også flytte medarbejdere til en anden manager. Dette kan gøres i positionsoversigten ved at trække og slippe eller ved at redigere stillingsoplysninger.
  

Tilpasning af rettigheder

1. Som administrator, gå til Indstillinger
   Vælg Brug roller
   Vælg Manager

2. Vælg, hvilke medarbejderoplysninger ledere skal kunne se og redigere, såsom navn, køn, fødselsdato osv.


   
3. Vælg, om lederen skal have adgang til at administrere eller kun se stillings- og ansættelsesoplysninger som titel, ansættelsestype, ansættelsesdatoer, løn osv. Med tilladelsen til at administrere kan lederen se og redigere alle ansættelsesoplysninger med fulde redigeringsrettigheder. Hvis du ønsker, at lederne også skal have adgang til at oprette nye og slette stillinger og ansættelser inden for teamet, skal du markere dette afkrydsningsfelt.

   Når du vælger Se, vil du kunne vælge, hvilke oplysninger relateret til stilling og ansættelse lederen vil kunne se.

   
   

Når du har sat din lederrolle op, som du ønsker det, klik på Gem.
Nu vil alle nuværende ledere og fremtidige medarbejdere med lederrolle få disse rettigheder for medarbejdere inden for deres team.

Medarbejder rollen

Dette er en automatisk brugerrolle, der gives til en bruger med en medarbejderprofil i People Core, som også har en brugerkonto tilknyttet profilen. Du kan styre, hvilke oplysninger medarbejderne skal kunne se og redigere på deres egen medarbejderprofil via brugerroller-administrationen.

Tildeling af medarbejderrolle
Du tildeler en medarbejderrolle ved at oprette en medarbejderprofil og tilknytte en e-mail til en brugerkonto på denne medarbejderprofil. For at informere medarbejderne om, at de er blevet tilføjet til People Core, kan du også invitere medarbejderne, hvilket sender en e-mail og lader dem færdiggøre oprettelsen af brugerkontoen.

Justering af medarbejderrettigheder
Som administrator går du til Indstillinger

• Vælg Brugerroller
• Vælg medarbejder

1. Vælg, hvilke oplysninger medarbejderne skal have mulighed for at se eller redigere på deres egen profil.

   

Brugerdefineret rolle

Sådan laver du en ny brugerrolle

1. Gå til Indstillinger → Brugerroller
2. Klik på Ny brugerrolle
3. Navngiv rollen, og tilføj en beskrivelse, hvis du ønsker det
4. Vælg relevante tilladelser til denne rolle ved at sætte flueben i bokse for visning eller redigering. Hvis du vælger redigering, gives der automatisk også tilladelse til visning. Hvis boksen er tom, gives der ingen visnings- eller redigeringstilladelser til denne specifikke medarbejderinformation.
5. Klik på Gem
6. Nu er din brugerrolle gemt og kan tildeles personer for grupper.

Tildel en brugerdefineret rolle til en bruger

1. Gå til den brugerrolle, du vil tildele nogen
2. Gå til fanen “Personer” og klik på “Tildel brugerrolle”
3. I denne modal kan du enten søge efter en bruger ved navn eller bruge filtrene til at finde nogen i et specifikt team eller gruppe. Du kan også vælge alle i en gruppe ved at klikke på “Tilføj alle”. Dine valgte brugere vil blive vist i boksen nedenfor. Når du har valgt de rette brugere, klik på “Næste”.

4. I næste trin vælger du, for hvilke grupper denne bruger skal have brugerrollen. Du kan vælge enten hele organisationen eller specifikke grupper. Du kan bruge organisatoriske grupper som afdelinger, lokationer og juridiske enheder, teamgrupper (som indeholder alle medarbejdere, der refererer til en bestemt leder) eller brugerdefinerede grupper, hvor du selv specificerer medarbejderne.

   
5. Når du har valgt de rette grupper, klik på Gem.
6. Nu har de valgte brugere brugerrollen for den valgte gruppe og kan tilgå data i overensstemmelse hermed.

Lav en brugerdefineret gruppe

Du kan oprette en brugerdefineret gruppe og bruge denne til at knytte til brugerroller.

1. Gå til Indstillinger → Grupper.
2. Klik på “Ny gruppe”.
3. Navngiv gruppen, vælg en gruppeejer og tilføj en beskrivelse, hvis du ønsker det. Gruppeejeren giver i øjeblikket ikke nogen særlige adgangsrettigheder til gruppen, men angiver, hvor gruppen hører til. Klik på næste.
4. I dette trin vælger du gruppens medlemmer. Søg efter medarbejdere efter navn, eller brug filtre til at starte fra en eksisterende gruppe og tilføje eller fjerne medlemmer fra den gruppe.
   
5. Når du er færdig, klik på Gem.
   Nu vil du se din nye gruppe på listen. Gruppen kan nu bruges til at administrere tilladelser ved at knytte den til en rolle for en specifik bruger med denne rolle.

Overblik over brugerroller

Du kan altid se, hvem der har en specifik brugerrolle, og for hvilken gruppe, under fanen People på rollen. Gå til Indstillinger → Brugerroller → [Rolle] → People. I denne oversigt kan du se alle i din organisation, som har denne rolle.