Voitte lähteä luomaan tietosuojakäytänteitä navigoimalla yläpalkista Järjestelmänhallinta -> vasemmasta reunasta GDPR -> Henkilötietojen käsittely -> painamalla "Luo käytäntö"-painiketta.
Suosittelemme valitsemaan "Arkistoi, kun hakemuksen saapumisesta on kulunut tietty aika", niin hakijoiden tiedot eivät ole sidoksissa projektin voimassaoloaikaan vaan siihen, milloin ne ovat lähetetty.
Tämän jälkeen pääsette määrittämään tietosuojakäytänteen nimen, organisaatioyksikön jonka alle kyseinen tietosuojakäytäntö kuuluu sekä arkistointiasetukset.
Suostumustekstin kohtaan voitte kirjoittaa koko tietosuojaselosteenne tai vaihtoehtoisesti lisätä URL-osoitteen, mikäli tietosuojaselosteenne on jossain ulkoisessa lähteessä, esimerkiksi kotisivuillanne.
Jos haluatte hakemusten poistuvan 12 kuukauden kuluttua niiden lähettämisestä, asetatte ensimmäiseen kohtaan numeron 12.
Jos haluatte, että järjestelmä muistuttaa hakijoita uusimaan suostumuksensa (esim. avoimissa hakemuksissa), järjestelmä voi lähettää muistutusviestin sähköpostitse erääntyville hakijoille x päivää ennen hakemuksen poistumista.
Huomioittehan, että käyttääksenne käytäntöä projekteilla, teidän tulee aktivoida "Käytettävissä projekteissa" -kohta.