Voidaksenne toimia GDPR:n mukaisesti tulee teidän pystyä toimittamaan hakijan tiedot rekisteriotteen muodossa hakijan pyynnöstä. Olemme luoneet toiminnon ”Tuo hakijatiedot”, joka löytyy Järjestelmänhallinnan puolelta. Voitte löytää hakijat nimen perusteella ja voitte ladata rekisteriotteen zip -muodossa. Voitte myös valita mikäli haluatte ladata rekisteriotteen siirrettävässä muodossa, joka mahdollistaa tiedonsiirron eri järjestelmien välillä. Siirrettävä tiedosto sisältää ainoastaan hakijan itse itsestään jättämät tiedot. Molempien tiedostomuotojen sisältöjä kuvaillaan paremmin alla.
Näin toimit
Hakeaksesi rekisteriotteen tai kannettavan tiedoston, mene ”Tuo hakijatiedot” -valikkoon Järjestelmänhallinnan kautta ja hae pyynnön esittänyttä hakijaa. On tärkeää, että olette varmistaneet hakijan henkilöllisyyden, jotta varmistatte tietojen päätyvän oikealle henkilölle.
Kun oikea hakija on löytynyt valitsette mikäli haluatte rekisteriotteen tai siirrettävän tiedoston. Valitsette myös mikäli muistiinpanot ja haastattelumuistiinpanot sisällytetään rekisteriotteeseen.
Kun olet valmis, paina ”Luo tiedosto”. Hetken kuluttua sinulla on zip -tiedosto ladattavissa sisältäen alla näkyvät sisällöt. Zip -tiedostot ovat ladattavissa 36 tunnin ajan, jonka jälkeen tiedosto häviää.
Huomioitavaa rekisteriotteen lataamisessa
Liitetiedostot ja sähköpostit saattavat sisältää muiden henkilötietoja. Henkilötietovastaavana teidän kannattaa tarkistaa ja varmistaa, että poistatte asiaankuulumattomat sisällöt ja/tai lisäätte täydentäviä tietoja itse.
Uusi käyttöoikeusrooli: Henkilötietojen ylläpitäjä
Rekisteriotteen sisältäessä henkilötietoja ja koska on olemassa mahdollisuus siirtää tietoja järjestelmästä toiseen, tulee tietoihin pääsyä rajata mahdollisimman hyvin ja tarkasti. Olemme tästä syystä luoneet ”Henkilötietojen ylläpitäjä” -nimisen käyttöoikeusroolin, jonka voitte halutessanne antaa tietyille henkilöille organisaatiossanne, jotta he voisivat tarvittaessa ladata rekisteriotteet itse.
Sisällöt, jotka eivät sisälly rekisteriotteeseen
On olemassa tietoa, joka täytyy lisätä manuaalisesti. Kyse on esimerkiksi tiedosta, jota olette lähettäneet ulkoisille toimittajille tai lisänneet muihin järjestelmiin.
Hakijalla on oikeus tietää kenelle hänen tiedot on välitetty ja tästä syystä on tärkeä erikseen ilmoittaa mihin järjestelmiin tiedot on lähetetty (testit, videohaastattelut, erilliset integraatiot HR -järjestelmään tai vastaavaa).
Voitte lisätä tiedot tekstitiedostoon, joka sisältää hakijan tiedot. Vaihtoehtoisesti voitte luoda erillisen tiedoston, jonka liitätte mukaan. Teidän tulee ilmoittaa mihin järjestelmiin tiedot on välitetty ja mihin käyttötarkoitukseen.
Alla lista sisällöstä, joka sisältyy rekisteriotteesen ja alempana sisältö, joka sisältyy siirrettävään tiedostoon.
Rekisteriote
Seuraavat tiedot tallentuvat tekstitiedostoon:
Hakijatili
- Nimi
- Sähköposti
- Syntymäaika
- Sukupuoli
- Osoite
Hakemukset
- Ilmoitusotsikko
- Päivämäärä, jolloin hakemus jätettiin
- Valintakysymykset vastauksineen
- Tietoa siitä, mikäli hakemusta on käsitellyt automatisoiva toiminto (Event Engine)
Avoin hakemus
- Päivämäärä, jolloin avoin hakemus jätettiin
- Päivämäärä, jolloin suostumus annettiin
- Kysymykset ja vastaukset
- Liitetyt tiedostot
- Sähköposti
Työpaikkavahti
- Päivämäärä, jolloin työpaikkavahti tilattiin
- Päivämäärä, jolloin suostumus annettiin
- Vahdin kriteerit
- Sähköposti
Tiedostot
- Lähetetyt ja vastaanotetut sähköpostit
- Kaikki hakijan lataamat liitetiedostot
- Suostumustekstit, joihin hakija on ottanut kantaa
Muistiinpanot (valinnainen)
- Haastattelumuistiinpanot
- Muistiinpanot
Siirrettävä tiedosto
Seuraavat tiedot tallentuvat json-tiedostoksi:
Hakijatili
- Nimi
- Sähköposti
- Syntymäaika
- Sukupuoli
- Osoite
Hakemukset
- Ilmoitusotsikko
- Päivämäärä, jolloin hakemus jätettiin
- Valintakysymykset ja vastaukset
- Liitetiedostot
Avoin hakemus
- Päivämäärä, jolloin avoin hakemus vastaanotettiin
- Kysymykset ja vastaukset
- Liitetiedostot
- Sähköposti
Työpaikkavahti
- Päivämäärä, jolloin työpaikkavahti tilattiin
- Vahdin kriteerit
- Sähköposti
Sähköposti
- Hakijan lähettämät sähköpostit
Seuraavat tiedot tallentuvat erillisinä tiedostoina zip -tiedostoon:
- Kaikki hakijan jättämät liitteet