Kandidater som søker på en stilling, registrerer en åpen søknad eller abonnerer på ledige stillinger må iht. GDPR gi et aktivt samtykke for håndtering av persondata. Innstillinger for samtykke og automatisk rensning av kandidater kan dere lese om i vår guide til GDPR sikre innstillinger.
Men alle kandidater søker ikke på den samme måten. I noen tilfeller kommer søknader inn via brev og i andre tilfeller leter dere frem potensielle kandidater og kanskje legger disse inn i prosjektene manuelt. Selv for disse kandidatene må dere sikre at dere har et samtykke fra kandidaten til å kunne behandle deres personopplysninger. Det finnes tre ulike måter å håndtere kandidater som ikke søker via karrieresiden:
- Dere som kunde tar ansvar for å få et samtykke utenfor ReachMee
- Alle kandidater som legges til manuelt må aktivt godta et samtykke via ReachMee
- Dere henviser alle kandidater til karrieresiden og fjerner funksjonen for å legge til kandidater manuelt.
Samtykke utenfor ReachMee
Om dere ønsker å legge til kandidater manuelt og samtidig sikre at vedlagte dokumenter ikke kan fjernes av kandidaten eller rekrutterende personell, må dere selv innhente samtykke fra kandidaten før kandidatens informasjon blir lagt inn i ReachMee. Det er svært viktig at dere har et samtykke (eller annen rettslig grunn for behandlingen av data) ettersom kandidaten ikke selv kan velge å slette sin søknad.
Når en kandidat er opprettet kommer ReachMee til å gå ut ifra at dere som kunde har sikret at det eksisterer et samtykke eller at det finnes en annen rettslig grunn for behandlingen av data. Kandidatens informasjon kommer da til å håndteres og slettes etter samme policy som gjelder for stillingen ellers.
Velg denne innstillingen i GDPR-innstillinger om dere ønsker å jobbe med dette som eneste alternativ.;
Kandidaten gir samtykket aktivt via ReachMee
Dersom kandidaten ikke har søkt på stillingen selv er det viktig å få en godkjennelse før man begynner å behandle og dele kandidatens informasjon. GDPR spesifiserer at dere må ha en godkjennelse fra kandidaten til å behandle deres data innen 30 dager fra registreringen, når kandidatens informasjon deles med en annen mottaker eller dere først tar kontakt med kandidaten.
En måte for å kunne fortsette å arbeide med kandidatens data er derfor å be om et samtykke fra kandidatene dere har opprettet manuelt. Dialogen for å legge til kandidater manuelt kommer da til å gi dere mulighet til å formulere og sende en personlig e-post til alle kandidater som legges til manuelt, da med en link til karrieresiden hvor de kan gi et samtykke.
I e-posten bør dere opplyse kandidaten om følgende:
- Hvor dere fant opplysningene om kandidaten
- Hvilke personopplysninger det gjelder
- Hvem du skal dele/har delt opplysningene med
Kandidaten må også opplyses om hvem som er personvernombud, hvor lenge informasjonen oppbevares, og hvilke rettigheter de har. Altså den samme informasjon som finnes i samtykketeksten. Be kandidaten lese teksten og samtykket om de godkjenner videre behandling.
Dersom kandidaten ikke har gitt samtykke innen 14 dager vil det sendes en e-post til den brukeren i ReachMee som har lagt til kandidaten. Om kandidaten etter 30 dager fremdeles ikke har gitt sitt samtykke, vil kandidaten fjernes og det sendes en ny e-post til brukeren i ReachMee.
Så lenge det ikke eksisterer et samtykke vil det heller ikke være mulig å dele kandidaten, finne den ved å søke, se den i kandidatoversikten eller legge til kandidaten i andre stillinger. Kandidater som ikke har gitt sitt samtykke vil markeres med en varseltrekant i systemet.
For å ytterligere begrense tilgang til kandidater som ikke har gitt sitt samtykke, anbefaler vi at dere også oppretter en egen prosessmappe for kandidater som er lagt til manuelt, der tilgangen er begrenset til så få brukere som mulig og at de ikke flyttes videre i prosessen før samtykket er på plass.
Henvise kandidater til karrieresiden
Den absolutt sikreste måten å leve opp til kravene i GDPR er å ikke legge til kandidater manuelt i det hele tatt, eventuelt å minimere bruken av denne funksjonen mest mulig. I stedet kan dere be kandidater som kommer inn gjennom andre kanaler om å søke på stillingen via deres karriereside. Da får dere også en komplett søknad, inklusivt svar på utvalgsspørsmål.
Dere kan fjerne muligheten for å legge til kandidater manuelt ved å huke vekk «Legge til kandidater manuel». Dere bestemmer selv om dere vil fjerne dette for samtlige brukere, eller om noen roller skal ha muligheten til å benytte funksjonen.