För att ni ska kunna leva upp till GDPR-kravet om att hantera kandidaters begäran av registerutdrag och dataportabilitet finns nu funktionen "Hämta ut kandidatdata". Här kan ni söka efter en kandidat och ladda ner information om kandidaten som en zip-fil. Ni väljer om ni vill ladda ner ett registerutdrag med kandidatens personuppgifter i ReachMee och/eller en portabel fil i ett maskinläsbart filformat för att kunna överföra information mellan system. Den portabla filen innehåller bara information som kandidaten själv har tillhandhållit. Innehållet i båda filerna beskrivs längre ner i artikeln.
Så här gör du
För att hämta ut ett registerutdrag eller en portabel fil, gå till sidan "Hämta ut kandidatdata" i Admin och sök efter den kandidat som har gjort begäran. Innan dess är det viktigt att ni säkerställt identiteten på kandidaten och att ni försäkrar er om att det är rätt kandidat ni får fram vid sökningen.
När ni hittat rätt kandidat väljer ni om ni vill ta ut ett registerutdrag eller en portabel fil. Ni väljer också om anteckningar och intervjuanteckningar om kandidaten ska inkluderas i registerutdraget.
När du är klar, klicka på Skapa fil. Inom några minuter kommer det att finnas en zip-fil för nedladdning, innehållande information enligt nedan. Zip-filen finns tillgänglig för nedladdning i ReachMee i 36 timmar och tas sedan bort.
Tänk på detta när du tar ut ett registerutdrag
Bifogade dokument och e-post i registerutdraget kan innehålla personuppgifter som tillhör andra personer än den som begärt utdraget. Ni som personuppgiftsansvarig rekommenderas att gå igenom informationen och eventuellt ta bort känslig information eller lägga till kompletterande uppgifter.
Ny standardroll: Registerhandläggare
Eftersom ett registerutdrag innehåller all personlig information som finns om en kandidat i ReachMee och den portabla filen gör det möjligt att föra över informationen till andra system, bör tillgången begränsas till så få användare som möjligt. Vi har därför lagt till standardrollen Registerhandläggare som ni kan ge till den eller det fåtal användare som ska kunna ta ut filer med kandidatens data.
Information som inte är med i registerutdraget
Det finns information som kandidater har rätt att få från er som personuppgiftsansvariga, som i nuläget måste läggas till manuellt av er i registerutdraget, till exempel om information skickats till externa leverantörer eller system.
En kandidat har rätt att veta vem som har varit mottagare av deras information och därför är det viktigt att ni specificerar för kandidaten vilka system ni skickat deras information till om ni använder er av tester, videointervjuer eller har någon annan integration som till exempel diariesystem, HR-system eller liknande.
Ni kan lägga in den informationen i textfilen som innehåller kandidatens information, alternativt skapa ett eget dokument för detta som ni bilägger övrig information. Ni behöver upplysa om vilket system ni skickat information till, och i vilket syfte.
Nedan listas den information som finns med i registerutdraget och längre ner den information som finns med i den portabla filen.
Registerutdrag
Följande information samlas i en textfil.
Kandidatens konto
- Namn
- E-postadress
- Födelsedatum
- Kön
- Adress
Ansökningar
- Annonstitel
- Ansökningsdatum
- Urvalsfrågor och svar
- Information om huruvida ansökan varit föremål för automatiserade beslut (händelsemotorn)
Intresseanmälningar
- Ansökningsdatum
- Datum för samtycke
- Frågor och svar
- Bifogade dokument (hänvisning till)
- E-postadress
Prenumerationer
- Registreringsdatum
- Datum för samtycke
- Sökkriterier
- E-postadress
Dokument
- Epostmeddelanden som skickats till och mottagits från kandidaten
- Alla dokument som laddats upp på kandidatens ansökningar
- Samtyckestexter som kandidaten tagit ställning till
Anteckningar om kandidaten (väljs om detta ska inkluderas i registerutdraget)
- Intervjuanteckningar
- Anteckningar
Portabel fil
Följande information samlas i en json-fil.
Kandidatens konto
- Namn
- E-postadress
- Födelsedatum
- Kön
- Adress
Ansökningar
- Annonstitel
- Ansökningsdatum
- Urvalsfrågor och svar
- Hänvisning till bifogade dokument
Intresseanmälningar
- Ansökningsdatum
- Frågor och svar
- Hänvisning till bifogade dokument
- E-postadress
Prenumerationer
- Registreringsdatum
- Sökkriterier
- E-postadress
E-post
- E-postmeddelanden som skickats av kandidaten
Följande information bifogas som separata dokument i zip-filen med hänvisningar från json-filen:
- Alla dokument som laddats upp på kandidatens ansökning och markerats som synliga