Vad är skräppostfiltrens funktion?
Enkelt uttryckt så är det ett skydd mot att mottagare ska få oönskade eller skadliga e-postmeddelanden in till sin inkorg. Skyddet baseras på diverse filterinställningar och kontroller bland annat användande av standardiserade ramverk för e-postautentisering och hanteras av mottagande e-postserver. Ett e-postmeddelande kan både stoppas direkt i e-postservern, klassificeras som trolig skräppost och placeras i mottagarens skräppostmapp alternativ i en kö på server, eller släppas igenom till mottagarens inkorg.
Vissa mätningar har visat att nära hälften av all e-post som skickas världen över är skräppost. Detta leder naturligtvis till att bekämpningen av skräppost är en viktig och anpassningsbar företeelse. Reglerna och källorna som används för att analysera e-post data blir hela tiden bättre och effektivare men också mer strikta när de filtrerar bort e-post som inte är relevanta för mottagaren.
Vad som faktiskt ÄR skräp och dessvärre inte så tydligt definierat, vilket gör att mycket e-post med relevant och seriöst innehåll, som ditt, fastnar i skräpposten hos mottagaren.
Det går dock att göra vissa saker för att påverka tillförlitligheten i den e-post som skickas.
Kontrollera i eran egen skräppost och stäm av med eran IT om ni saknar mail
Många organisationer har stärkt sina policys när det gäller datasäkerhet vilket innebär att mail kan hamna oftare i mottagares skräppost eller att organisationen t.o.m blockerar vissa mail att komma fram till mottagarens skräppost.
Kontrollera i er skräppost och hör även med de som är mailansvariga på eran IT om de kan se mail från oss som fastnat på vägen. De kan då godkänna oss som "betrodd" avsändare.
Detta gör vi på Talentech för att så mycket e-post som möjligt når sin mottagare
Talentech arbetar kontinuerligt med att säkerställa bästa möjliga anseende för våra sändande e-postservrar och minska risken för ”spoofing” av våra e-postdomäner. Vi använder DMARC som protokoll för e-postautentisering och ser löpande till att alla aktuella poster finns representerade i våra DNS-tjänsters SPF listor samt har erforderliga DKIM-nycklar.
Vi använder ett verktyg för att löpande mäta och övervaka vår uppfyllnadsgrad och har uppnått en optimal nivå för DMARC-klassningen som vi får rapporterat från mottagande e-postservrar.
Trots detta så kommer vissa e-postmeddelanden inte alltid fram och det är viktigt att tydliggöra att det alltid är den mottagande e-postserver eller mottagarens e-postprogram som sätter lokala regler och gör bedömningen om ett meddelande kommer från en valid avsändare och släpps vidare till den tänkta mottagaren. Detta kan göra att vissa e-postmeddelanden, trots full DMARC-kompabilitet, ändå inte släpps vidare till slutmottagaren p.g.a. e-postserverns konfiguration.
Det går alltså aldrig att garantera att ett e-postmeddelande alltid når fram till den tänkta mottagaren. Beroendet till vilken e-posttjänst som en kandidat använder eller de egna regler som finns i sitt e-postprogram har alltså avgörande betydelse om ett meddelande når fram till kandidatens inkorg eller inte.
Talentech rekommenderar alltid att våra avsändande domäner läggs till i kundernas e-postserver som godkända avsändare. Detta för att minimera risken att våra meddelanden stoppas eller hamnar i mottagarens skräppost-mapp.
Detta är saker ni kan tänka på när ni skickar e-post
Undvik triggerord
Ett av de enklaste sätten för e-postklienten att städa ut spam är att sortera bort e-post baserat på vissa typer av ord eller formuleringar. Tyvärr kan även dina e-post sorteras bort om du använder dig av dessa. Många av de ord som triggar filtret är ganska klassiska ”spam-klingande” ord som pengar, gratis, bonus, rabatt, kampanj, tjäna pengar. Men även ord som kan uppfattas som mer milda som fantastisk, möjlighet, frihet, triggar filtret. Det finns många olika ord som kan öka klassificeringen för skräppost och trigga skräppostfiltret. Detta är givetvis en lista som ständigt utökas för att förbättra spamskyddet.
Ha relevant och ärligt innehåll
Filtreringen är idag så pass sofistikerad att den kan läsa delar av och innehållet som helhet i det du skickar. Tänk själv vad som får dig att reagera på huruvida ett e-post kan vara spam. Många utropstecken, eller många tecken generellt (inte emojis), flera olika starka färger, felstavningar och en blandning av typsnitt.
Håll det rent – och ärligt. Innehållet ska även leverera det ämnesraden lovat.
Det finns tjänster på internet som kan analysera ett innehåll och presentera hur det står sig mot generell skräppostklassificering, och därmed ge en indikation kring sannolikheten att de kommer fram till mottagaren. Om du vill testa ett sådant verktyg så tänk på att avlägsna information som kan vara känslig eller innehålla personligt identifierbar information enligt GDPR.