SISÄLTÖ
Lyhyt kuvaus
Haastattelun aikataulutus on uusi ominaisuus, joka synkronoi käyttäjien kalenterit ReachMeen kanssa, helpottaen haastattelujen ajoittamista, hallintaa ja toteutusta.
Se tarjoaa älykkäitä aikasuosituksia ja mahdollistaa online-tapaamiset eri alustoilla.
Tämä yksinkertaistaa haastatteluprosessia sekä rekrytoijille että hakijoille.
Hyödyt
Haastattelun aikataulutustyökalu tehostaa haastatteluprosessia ja parantaa tehokkuutta:
- Ajan säästö: Automaattinen kalenterisynkronointi ja ehdotetut ajankohdat vähentävät aikaa, joka kuluu aikataulutukseen, uudelleenjärjestelyihin ja haastattelujen hallintaan.
- Parempi organisointi: Keskittämällä haastattelujen aikataulutuksen ATS-järjestelmään ja päivittämällä kalenterit automaattisesti, voitte välttää päällekkäisiä varauksia ja manuaalisia virheitä.
- Joustava aikataulutus: Mahdollisuus kutsua sekä sisäisiä että ulkoisia osallistujia, vaikka kalenterisynkronointia ei olisi käytössä, tarjoaa enemmän mukautumismahdollisuuksia erilaisiin tarpeisiin.
Tämä ominaisuus tukee tehokkaampaa, järjestelmällisempää ja hakijaystävällisempää rekrytointiprosessia.
Kuinka se toimii?
Parhaan käyttökokemuksen saamiseksi käyttäjien on synkronoitava kalenterinsa. Tämä mahdollistaa ehdotetut aikavaihtoehdot, haastattelujen automaattisen lisäämisen ja poistamisen, muiden käyttäjien vapaiden aikojen tarkastelun sekä verkkotyökalujen käytön.
Synkronoi käyttäjät
Ensimmäinen askel on kutsua käyttäjät synkronoimaan kalenterinsa.
Navigoi Järjestelmänhallinta -> Tili -> Käyttäjät. Täältä löydät valinnan “Kalenterin synkronointi”:
Kun klikkaat Kalenterin synkronointia, eteesi tulee uusi listaus käyttäjistä, jossa voit lähettää kutsuja, tarkistaa synkronoinnin statuksen ja filtteröidä statuksella:
Voit kätevästi valita kaikki käyttäjät ja lähettää kutsut kootusti:
Mikäli kaikilta käyttäjiltä ei löydy sähköpostiosoitetta, kutsuja saa seuraavanlaisen ilmoituksen:
Haastattelukutsujen lähettäminen
Kun käyttäjien kalenterit on synkronoitu, voimme aloittaa kutsujen lähetyksen hakijoille.
Hakijalistauksessa voit valita yhden tai useamman hakijan ja valita "Varaa haastatteluja":
Voit aloittaa haastatteluajan luomisen:
Kun valitset mukaan osallistujia, jotka ovat synkronoineet kalenterinsa, saat ehdotuksia heille vapaista ajankohdista:
Voit siirtää aikavälejä uusiin ajankohtiin (drag and drop), laajentaa tai lyhentää aikaa vetämällä aikavälin reunasta sekä lisätä uuden aikavälin painamalla +. Jos haluat poistaa aikavälin, voit myös klikata -.
Tapaamispaikkaa varatessa voit valita sijainnin tai online-tapaamisen:
Sijainteja voi hallita käyttäjien toimesta kutsuja luodessa ja niitä voi valita/lisätä/poistaa vapaasti:
Kutsuja voi halutessaan myös valita online-tapaamisen. Tämän valitsemiseksi järjestäjällä tulee olla synkronoitu kalenteri:
Kun valinnat on tehty, seuraava askel on lähettää kutsutuille sähköpostiviesti:
Erot synkronoidun ja ei-synkronoidun käyttäjän välillä
Synkronoidut käyttäjät:
- Saavat ilmoituksen varatuista tapaamisista
- Saavat ilmoituksen perutuista tapaamisista
- Haastattelut lisätään ja poistetaan automaattisesti kalenterista
- Voivat toimia järjestäjinä online-tapaamisissa
Ei-synkronoidut käyttäjät:
- Saavat ilmoituksen varatuista tapaamisista
- Saavat ilmoituksen perutuista tapaamisista
- Saavat kalenterikutsun, joka pitää lisätä manuaalisesti ja poistaa peruutuksen yhteydessä
- Eivät voi toimia järjestäjinä verkkotapaamisissa
Hakijan osuus
Kutsutut ehdokkaat saavat nyt sähköpostin, jossa on linkki ajanvaraukseen.
Täällä he voivat joko valita sopivan ajan tai antaa palautetta, jos sopivia aikoja ei ole tarjolla:
Jos sopivaa aikaikkunaa ei löydy, hakija voi lisätä kommentin, jonka projektin osallistujat pääsevät lukemaan ReachMeestä:
Kun hakija valitsee soveltuvan aikaikkunan, hakija saa vahvistusviestin ja mahdollisuuden lisätä varatun ajan omaan kalenteriinsa:
Hakijat pääsevät myös perumaan tapaamisajan saman sähköpostiin saapuneen linkin kautta, mikäli he eivät pääsekään osallistumaan varattuun aikaan.
Kun hakija peruuttaa tapaamisajan, hakija voi jättää kommentin perumisen yhteydessä. Tämä auttaa rekrytoijaa jatkotoimissa:
Varattujen haastatteluaikojen tarkastelu
Rekrytointiin liittyvien haastattelujen yleiskatsaus löytyy helposti kalenterinäkymästä, jossa voi nähdä sekä varatut että hyväksytyt ajat:
Kun napsautat hyväksyttyä haastattelua, voit tarkastella tärkeimpiä tietoja, kuten ajankohtaa, sijaintia ja osallistujia:
Varaamattomat haastatteluajat näkyvät seuraavalla tavalla:
Hyväksyttyjä haastattelukutsuja pääsee myös tutkimaan hakijalistauksen pikakatseluvalikosta, jossa voit klikata ajankohtaa ja päästä kalenterinäkymään:
Uusi/vanha versio
Sinä aikana, kun toimintoa voi vielä kokeilla ennen kuin kaikki siirretään uuteen versioon, voit vaihtaa uuden ja aiemman version välillä täällä:
UKK
❓Onko mahdollista lisätä ulkoisia osallistujia tai käyttäjiä, jotka eivät ole synkronoineet kalenteriaan?
Kyllä, sekä synkronoimattomat että ulkoiset osallistujat voidaan lisätä.
❓Mitä verkkokokoustyökaluja voidaan käyttää?
MS Teams, Google Meet, Zoom.
Skypeä ei voi yhdistää kokouspalveluksi, sillä Cronofy tukee tällä hetkellä vain Zoom-, Teams- ja GoToMeeting-tilien yhdistämistä. Lisää tietoa täällä.
❓Mistä löydän asiakkaiden kanssa jaettavat tiedot?
Lisätietoja Cronofyltä:
What data does Cronofy store? | Calendar Admin FAQs | Cronofy Docs 
Data Flows | Compliance | Cronofy Docs
❓Voimmeko luoda ensin aikavälit ja vasta sitten kutsua ehdokkaita?
Ei.
❓Onko mahdollista lisätä lisäotsikko tapaamisen otsikkoon?
Ei.
❓Voinko muokata sähköpostipohjia?
Kyllä, sekä kutsusähköposteja että aikavälien peruutusviestejä voi muokata:
Hakijoiden kutsumiseen liittyvät sähköpostit:
Järjestelmänhallinta → Pohjat → Viestipohjat → Kalenteri-kansio → New Calendar - Candidate invitation
Aikavälien peruutusviestit:
Järjestelmänhallinta → Pohjat → Viestipohjat → Kalenteri-kansio → New Calendar - Candidate interview cancellation
Kysyttävää?
Otathan yhteyttä tukeemme:
https://talentech-support.freshdesk.com/fi/support/tickets/new
puh. +358 40 0902600