Händelsemotorn är ett smidigt verktyg för att automatisera ett par eller flera steg i rekryteringsprocessen, t.ex genom att ha en gallring för att undvika att manuellt hantera kandidater som inte matchar grundkraven för projektet.
Smidigast är att skapa en mall för vad man vill att händelsemotorn ska göra då det är bra att ha en ordentligt planerad process för hur den ska fungera (ett tips är att rita upp en skiss kring hur man vill att den ska fungera).
Om det finns en färdig mall att använda behöver du bara välja den i listan till höger och klicka på "Tillämpa mallen", därefter är du klar och händelsemotorn kommer köra på som planerat.
Ska du sätta upp en händelsemotor så finns det lite grejer att tänka på.
Vilken händelse ska motorn reagera på?
Händelsemotorn börjar alltid med att reagera på en händelse i systemet. Det finns i nuläget fem händelser som den kan reagera på:
- Jobbansökan skickades (Aktiveras när en kandidats ansökan kommer in i systemet)
- Jobbansökan uppdaterades (Aktiveras om kandidaten uppdaterar sin ansökan)
- Flyttades till en mapp (Här väljer man vilken mapp det gäller, därefter aktiveras den när en kandidat flyttas till den mappen)
- Flyttades från en mapp (Här väljer man vilken mapp det gäller, därefter aktiveras den när en kandidat flyttas från den mappen)
- Kandidattest slutfördes (Aktiveras när ett test slutförs)
Vilka regler gäller för händelsen?
Efter att man valt en händelse så ska man välja vilka regler som den händelsen ska utgå från.
Man skriver själv in en titel man tycker passar, t.ex "Uppfyller inte grundkrav".
Därefter finns ett alternativ för vad som händer efter att åtgärderna har genomförts.
Man kan antingen välja "Fortsätt med efterföljande regler", som då fortsätter att köra igenom händelsen och ser om matchar nästa regel, eller "Hoppa över efterföljande regler och gå direkt till 'Gör alltid detta'". Det kan användas om man t.ex har en regel att kandidaten behöver en viss typ av körkort. Om kandidaten då har svarat att de saknar det så behöver motorn inte kolla igenom de andra svaren, utan kan direkt gå vidare till steget "Gör alltid detta".
Det finns även två alternativ som hanterar händelsen för varje åtgärd. De är
"Tillåt händelsemotorn reagera på åtgärden som en ny händelse" och "Förhindra att händelsemotorn reagerar på åtgärden som en ny händelse".
Om man valt att tillåta händelsemotorn att reagera på händelsen så kommer motorn kunna reagera på vidare om en kandidat t.ex flyttas till en ny mapp enligt de åtgärder man valt.
Har man valt att förhindra att den reagerar så kommer den genomföra åtgärderna i den regel som aktiverats, men behöver sedan hanteras manuellt, även om den flyttas in i en mapp som har en aktion från händelsemotorn kopplad till sig.
Efter att ha valt en titel så väljer man vilka villkor som måste stämma för att åtgärder ska genomföras. Där kan man t.ex välja vilka svar som behöver ha kryssats i i urvalsfrågorna för att åtgärderna ska ske.
Efter att ha valt villkor så kommer man till Åtgärder.
Där kan man välja vad som ska ske utifrån de villkor man valde tidigare, du kan även välja mer än en åtgärd (exempelvis flytta kandidaten till en ny mapp och skicka ut ett mail).
De alternativ för åtgärder som finns är:
- Flytta kandidat till mapp (Flyttar kandidaten till en mapp man valt ut)
- Skicka email (skickar ett email till kandidaten, man kan välja en färdig mall att skicka eller skriva in ett specifikt meddelande för händelsemotorn. Det går även att välja en fördröjning på mailet om man vill att det inte ska skickas direkt regeln matchar).
- Lägg till taggar (om man använder taggar på sina kandidater kan man här skriva in vilka som ska läggas till på kandidaten)
- Sätt status (sätter status på kandidaten, såsom aktiv, refuserad men intressant i andra uppdrag eller avslag)
- Skicka testinbjudan (Skickar ut tester enligt de inställningar man anger, om man har en testfunktion integrerad)
- Delge användare uppdrag (Skickar ut en uppgift att genomföra för en specifik användare på eran sida eller t.ex en konsult som hjälper till)
Gör detta när inga regler matchar
Beroende på hur man bygger upp händelsemotorn kan man göra så att det även finns åtgärder som utförs om ingen regel innan har aktiverats.
Gör alltid det här
Här kan man lägga in en funktion som alltid genomförs så länge händelsen har aktiverats. Det kan tillexempel användas om man vill att det alltid skickas ut ett mail där man ber kandidaten lämna en intresseanmälan eller liknande.
Bra att tänka på
Om man har flera tester som ska köras igenom så är det bra att som villkor lägga in att man behöver minst 1 poäng på samtliga tester som används och ger poäng, så riskerar man inte att kandidater får avslag när de gjort det första testet eftersom nästa test inte genomförts.