INDHOLDSFORTEGNELSE
Introduktion
Kandidat workflowet hjælper med et overblik over hvor langt kandidaterne er i rekrutteringsprocessen.
Jeres løsning vil have et standard workflow, når I får adgang til systemet, men ved modulet 'Workflow i administrationen er det muligt at tilpasse og konfigurere et workflow, der passer til jeres organisation.
Flere workflows
Vi anbefaler, at du bruger ét workflow til alle rekrutteringsprojekter for at lette administrationsgangen og skabe bedre gennemsigtighed i rekrutteringsprocessen for brugerne, men det er muligt at lave unikke workflows på hver afdeling og have flere at vælge mellem, når der oprettes et rekrutteringsprojekt.
Hvis I har unikke rekrutteringsprocesser for specikke stillingstyper, eller hvis du er i en virksomhed, der arbejder med 'search & selection'- i de tilfælde kunne det muligvis være gavnligt for jer at have flere forskellige workflows at vælge mellem. Kontakt Talentechs support eller din konsulent for vejledning til den bedste opsætning for jeres virksomhed.
Hvis I har flere kandidatworkflows aktiveret, vil det se ud på følgende måde:
Tilpasning af workflows
Her vil du lære mere om opbygningen af et workflow og hvordan du tilpasser det, så det passer til jeres rekrutteringsprocesser.
Når der skal bygges et nyt workflow, skal du egentlig starte 'bagfra', det betyder at du begynder ved at tilpasse dine statusser. Herefter laver du dine faser/workflowsteps og tilføjer de nødvendige statusser i de rigtige faser.
Til sidst bygger du selve workflowet ved at sammensætte de forskellige faser i den ønskede rækkefølge, giver workflowet et sigende navn og trykker gem.
Fanen 'Workflows'
Den første fane, du møder, når du går ind i modulet 'Workflows' er fanen workflows. Hvis du trykker på 'vis' kan du se strukturen og hvordan det er bygget op.
Sådan bygger du et nyt workflow
For at lave dit nye workflow, skal du klikke på 'opret workflow':
Herefter vil du kunne give dit nye workflow et sigende navn, tilføje en beskrivelse og vælge om det må anvendes i andre afdelinger ved at sætte kryds i 'må nedarves'.
Derfra skal du tilføje dine workflowsteps, som du efterfølgende kan 'drag n' droppe' til de er placeret i den rækkefølge du ønsker.
Husk at klikke på 'gem', når du er færdig med at bygge dit workflow
Fanen 'Workflowsteps'
Fra denne fane kan du lave nye faser til dit workflow. Der er allerede nogle tilgængelige, som du kan vælge mellem.
Hvis fasen er markeret med en stjerne, er detnedarvet fra en overliggende afdeling eller er et standard workflowstep. Derfor vil du kun kunne ændre i disse slags faser, hvis du laver en kopi først.
Sådan tilføjer du et nyt workflowstep
Rediger workflowstep
Hvis du ønsker at fjerne en status fra dit workflowstep, skal du trykke på 'rediger' og derefter slet ved den status, du ønsker at fjerne.
Opret et nyt workflowstep
For at lave et nyt workflowstep, skal du trykke på 'opret workflowstep.
Herefter tilføjer du navnet, som vil være det, der fremgår af listen over tilgængelig workflowsteps og vil være navnet på fasen, når workflowet, der indeholder fasen, anvendes. Hvis du sætter flueben i 'må nedarves' kan det bruges i underliggende afdelinger.
Du klikker herefter på 'tilføj status' for at tilknytte statusser til dit workflowstep. Manuelt oprettede statusser vil altid placerer sig i bunden af listen. Du sætter et flueben ved de statusser, du vil tilknytte og trykker 'ok'.
Husk at trykke gem, når du har lavet dit workflowstep.
Fanen 'Statusser'
Fra fanen 'statusser kan du lave nye statusser, der kan knyttes op på de forskellige workflowsteps.
Der er statusser tilknyttet e-mail skabeloner, der manuelt kan sendes til kandidater.
F.eks. bliver en kandidat automatisk tildelt statussen 'Ansøgning bekræftet', når de får en automatisk systembekræftelse på, at de har sendt deres ansøgning.
Ligeledes vil statussen automatisk skifte til 'Invitation til første samtale, når du invitere en kandidat til et interview gennem systemet. Der er ligeledes mange manuelle statusser, som du kan tilknytte kandidaten, hvis det er relevant.
OBS! Statusser, der er koblet op til e-mail skabeloner, bør inkluderes i et workflowstep. Dette sikre, at kandidaterne automatisk flyttes til de korrekt workflowsteps, når en e-mail sendes til kandidaten.
Sådan tilføjer du en ny status
Du klikker på 'opret ny status'. Her kan du give din nye status et navn, en beskrivelse og vælge en kategorisering.
Vi anbefaler ikke, at du gør statusser til obligatoriske, da det vil betyde at de skal inkluderes i et workflow før du kan oprette og gemme et workflow.
Husk at trykke på 'gem', når du har lavet din nye status.
Obligatoriske statusser
Der er visse statusser, der er obligatoriske fra systemet og det er; 'Ansøgning modtaget' og 'Ansøgning bekræftet'. De De bruges af systemet, først til at registrere ansøgning og efter, når der sendes en automatisk mailbekræftelse.
Vi anbefaler også, at du bruger 'ansættelsestilbud accepteret' eller 'kandidat skal ansættes' til at registrere når en kandidat er udvalgt til stillingen (kandidat skal ansætteS) og når de har accepteret ansættelsestilbuddet (ansættelsestilbud accepteret).
Statusserne sikrer, at kandidaten automatisk tæller som ansat i systemets statistikker.
Andre systemstatusser er 'interview afslaget' og 'interview accepteret'. De gives automatisk til en kandidat, når de accepterer eller afviser en invitation til et interview.