INDHOLDSFORTEGNELSE
- Hvad er Medarbejderprofil
- Hvem har adgang til Medarbejderprofil
- Opsætning
- Standard gennemgang af Medarbejderprofilen
- Tips og tricks
Hvad er Medarbejderprofil
I Talent Manager, hvis du har brugerrollen Administrator, Leder eller Afdelingsleder, har du adgang til medarbejderprofilen for de medarbejdere, du kan se i systemet, samt din egen profil. Med brugerrollen 'Medarbejder' har du kun adgang til din egen profil. I følgende artikel kan du læse om, hvad en standard medarbejderprofil indeholder.
Vær opmærksom på at der under implementering er lavet en særlig opsætning for jer, som afgør hvad en medarbejder kan se på sin egen profil og hvad en medarbejder kan redigere på sig selv. Samt hvad en leder kan se på sine medarbejdere, og hvad leder kan redigere på sine medarbejdere. Som administrator kan denne opsætning ses og redigeres i administrationsmodulet: Brugerroller.
Medarbejderprofilen er strukturet ved hjælp af faner, se ovenstående billede. Disse faner vil blive gennemgået senere i artiklen.
Hvem har adgang til Medarbejderprofil
Administrator
Som administrator har du som udgangspunkt adgang til al information på alle medarbejdere, på det afdelingsniveau din bruger er oprettet. Som udgangspunkt kan administrator redigere alle informationer på medarbejderprofilen, og kan lave opsætning ift. hvilke brugerroller der kan se og redigere felter på medarbejderprofilen. Dette gøres i administrationsmodulet: Brugerroller.
Leder og afdelingsleder
Det er forskelligt fra kunde til kunde, hvad en leder kan se og redigere på sine medarbejdere. Hos nogle kunder har leder en bred adgang, og hos andre kan leder kun se informationer og har ikke adgang til at redigere, så alle rettelser skal gå forbi HR. Er I i tvivl om jeres egen opsætning kan I se denne i administrationsmodulet; Brugerroller, eller lave en testleder og logge ind med denne bruger for at få et helt klart overblik.
Medarbejder
Med brugerrollen 'Medarbejder' har du kun adgang til din egen profil, såfremt du er blevet inviteret ind i Talent Manager. Dette er noget I som kunder selv skal gøre, og selv bestemmer om I ønsker. Hvis et felt på medarbejderprofilen er gråt betyder det, at brugeren ikke selv har rettigheder til at redigere disse oplysninger.
Vær opmærksom på at fanerne, der vises på medarbejderprofilen, afhænger også af indstillingerne i administrationsmodulet brugerroller. Leder, afdelingsleder og medarbejder har måske ikke adgang til alle faner i jeres opsætning.
Nedenstående ses et eksempel fra en medarbejder, der er logget ind i Talent Manager. Medarbejderen har ikke adgang til noget Dashboard, kun sin egen brugerprofil.
Opsætning
Medarbejderprofilen kræver som udgangspunkt ingen opsætning førend den kan tages i brug, men det er muligt for en administrator at tilpasse profilen både ift. indhold og adgange. Hvis der er behov for ændring i tilgængelige faner og informationer på brugerprofilerne, kan dette tilpasses af jeres administrator i administrationsmodulet; Brugerroller. Er der spørgsmål fra administrator til hvorledes dette gøres, er I velkommen til at kontakte vores support (se informationer til supporten nederst på denne side).
Standard gennemgang af Medarbejderprofilen
Medarbejderprofilen sættes forskelligt op afhængigt af jeres specifikke indstillinger. Følgende afsnit vil derfor gennemgå en standardopsætning; Hvad en standard medarbejderprofil indeholder.
Vær opmærksom på at der derfor i gennemgangen ikke tages højde for særlig opsætning ift. adgange og rettigheder til at redigere og se informationer. Vær yderligere opmærksom på at der altid skal opdateres, når ny information indtastes på medarbejderens profil.
Personlige oplysninger
På fanen Personlige oplysninger kan medarbejderens personlige oplysninger tilgås, f.eks. adresse, telefonnummer, jobtitel, pårørende mm. Det er også på denne fane at medarbejderens ansættelsesdato eller fratrædelsesdato kan indsættes. Felterne på medarbejderprofilen kan slås til eller fra, men det er kun muligt i 'Væsentlige oplysninger' at oprette sine egen felter. På nogle felter er der fritekstsvar og på andre er der dropdownlister. Mangler der kategorier i dropdownlisterne, fx en ny jobtitel, kan administrator tilføje denne i administrationsmodulet; Dropdown-lister.
Væsentlige oplysninger
På fanen Personlige oplysninger er det muligt at oprette sine egne felter. Dette kunne f.eks. være til registrering af personalegoder, udleverede effekter eller andet. Væsentlige oplysninger kan oprettes af en administrator i administrationsmodulet; Spørgeskema. Her er det spørgeskemaet 'Key Info'/'Nøgle oplysninger' som skal redigeres. De spørgsmål der oprettes i dette spørgeskema, dukker automatisk op på alle medarbejderprofiler og kan efterfølgende udfyldes på den enkelte medarbejder.
Vær opmærksom på at de spørgsmål, der oprettes i Væsentlige oplysninger, også kan eksporteres til Excel eller blive en kolonne i visningen på medarbejderlisten (se artiklen; Medarbejderliste for vejledning i, hvordan en liste oprettes).
Kontooplysninger
På fanen Kontooplysninger, kan medarbejderens adgang ændres. Det er her muligt at ændre brugerens afdeling samt adgangsniveau.
Vær opmærksom på at afdeling og medarbejder adgang altid skal være det samme for almindelige medarbejdere. Arbejder en medarbejder f.eks. i afdelingen; Marketing, skal medarbejderens adgang også være tilknyttet afdelingen; Marketing, med brugerrollen Medarbejder. Stemmer disse to adgange ikke overens, kan medarbejderen få en fejl når de forsøger at logge ind.
På denne fane kan medarbejderens standardsprog også ændres, hvilket medarbejderen også selv kan ændre, når de logger ind. Yderligere kan medarbejderens nærmeste leder ændres fra denne fane.
Dokumenter
På fanen Dokumenter er det muligt at uploade dokumenter på medarbejderprofilen. Det er muligt at uploade flere dokumenter på én gang. Hvert dokument skal efterfølgende mappes op med en dokumentkategori, for at I nemt at få et overblik over hvilke dokumenter, der ligger på medarbejderen. En dokumentkategori kunne f.eks. være Uddannelse, Kontrakt mm.
Mangler I dokumentkategorier kan jeres administrator oprette disse i administrationsmodulet; Kundetilpassede tekster. Søg efter; Dokument, og kategorierne kan herfra redigeres eller omdøbes. Har I brug for hjælp til dette er I velkommen til at kontakte vores support (oplysninger findes nederst på denne side).
Når et dokument uploades kan det uploades som synligt eller ikke-synligt for medarbejderen, samt der kan sættes en automatisk slettedato på, hvis dette er nødvendigt.
Vær opmærksom på at der på jeres Dashboard vil være et diagram som viser jer en oversigt over uploadede dokumenter.
Dialog
Fanen Dialog kan bruges, når der afholdes 1:1 samtaler med medarbejderen, eller til en forsimplet udgave af MUS (det er også muligt at få en udvidet udgave af MUS, denne er dog ikke med i standard-medarbejderprofilen. Er I interesseret i dette så kontakt os meget gerne, oplysninger finder I nederst på siden).
Dialog benyttes ved at klikke 'Tilføj nyt møde' hvorefter mødet kan få en titel, der kan uploades et dokument, der kan skrives noter samt leder eller administrator kan inviterer medarbejder til et fysisk møde ved at tilføje mødetid og klikke 'Send kalender invitation'. Mødet kan også redigeres efterfølgende, hvis et note-dokument skal uploades efter samtalen er afholdt eller noter skal logges på medarbejderens profil. 
Arbejdshistorik
På fanen Arbejdshistorik er det muligt at tilføje orlov på medarbejderen, eller at opbygge en arbejdshistorik for medarbejderen, denne historik kunne f.eks. omhandle lønudvikling, skift at jobtitel, leder-skifte mm.
Vær opmærksom på at når I opretter en arbejdshistorik kan I vælge om den kun skal logges på denne fane 'Arbejdshistorik' eller om informationerne også skal overskrive de tidligere informationer på fanen: Personlige oplysninger. Det er også muligt at sætte en dato på den nye ændring, hvis den nye jobtitel og løn f.eks. først træder i kraft om en måned.
Orlov
Når der tilføjes orlov på medarbejderen kan et datointerval vælges, og orlovstype kan vælges på en dropdownliste. Ønsker I at redigere eller tilføje orlovstyper kan jeres administrator redigere denne liste i administrationsmodulet; Dropdown-lister.
Tilføj Medarbejder Arbejdsdetaljer
Når nye arbejdsdetaljer tilføjes er det vigtigt at aktivere de felter, som indeholder nye informationer, hvis I ønsker at de nye data skal overskrive de gamle på 'Personlige oplysninger'-fanen. Ønsker I at dette skal ske, skal I starte med at vælge 'Opdater personlige oplysninger'. Herefter kan I udfylde felterne. De felter der indeholder ny data skal I huske at 'aktivere' før dataen vil blive skubbet ind på fanen 'Personlige oplysninger', så den pågældende dato.
I nedenstående eksempel vil de nye informationer, der er aktiveret, blive skubbet ind på medarbejderens Personlige oplysninger, d. 01-09-2023. Felter, der ikke er aktiveret, vil ikke blive skubbet ind på fanen Personlige oplysninger, men blot ligge som en historik på denne fane.
Kursus
På fanen Kursus er det muligt for leder og administrator at tilføje et kursus til medarbejderen, og for medarbejderen er det muligt at anmode om et kursus, som efterfølgende skal godkendes eller afvises af nærmeste leder. Yderligere er det muligt at følge med i et budget for afdelingen, hvor man kan se budget perioden, det totale budget, hvad der er tilbage og hvor mange penge der er blevet brugt på den pågældende medarbejder.
Vær opmærksom på at kursusbudgettet skal opsættes af administrator i administrationsmodulet; Kursusbudget.
Når et kursus tilføjes eller anmodes kan kursustypen vælges på en dropdownliste. Er kurset ikke på listen kan det også skrives i fritekst. Skal der tilføjes kategorier til dropdownlisten kan administrator gøre dette fra administrationsmodulet; Dropdown-lister. Yderligere kan der udfyldes med lokation, dato, omkostning, upload af kursusplan samt skrives kommentarer. Herefter sendes eller gemmes kursusanmodningen. Er det medarbejder, der udfylder kursusanmodningen, så skal det sendes til godkendelse hos leder. Er det leder selv der udfylder, efter aftale med medarbejderen, behøves kurset ikke at sendes, blot gemmes.
Notater
På fanen Notater er det muligt for leder og administrator at tilføje noter på medarbejderens profil. Når en note tilføjes skal der tages stilling til om man vil påmindes om denne note, og hvem noten skal være synlig for. Gives der et flueben i 'Påmindelse' er det muligt at vælge, hvornår denne påmindelse skal sendes, og til hvem. Påmindelsen kan sendes til; overordnet, altså nærmeste leder, medarbejderen eller administrator, eller til flere af disse. Yderligere kan påmindelsen sendes til en vilkårlig e-mailadresse. Påmindelse kan være nyttig hvis leder og medarbejder har haft en snak, som leder gerne vil huske at følge op på. Ved at skrive et notat og sætte en påmindelse på vil snakken blive logget i Talent Manager, samt leder vil huske at følge op på samtalen.
Kommunikation
Under fanen Kommunikation er det muligt at se hvilke e-mails, der er blev sendt til medarbejderen fra Talent Manager. På eksemplet nedenunder kan man se, at medarbejderen er inviteret ind i Talent Manager d. 26-07-2023. Klikkes der på e-mailens emnenavn åbnes e-mailen op.
Yderligere er der en aktivitetslog, hvor man kan se aktiviteter relateret til denne medarbejder.
Certifikater
Under fanen Certifikater er det muligt at uploade certifikater på medarbejderens profil. Når et certifikat uploades skal certifikat-typen vælges på en dropdownliste. Mangler der certifikater på listen kan jeres administrator tilføje flere kategorier i administrationsmodulet: Dropdown-lister.
Herefter kan der skrives yderligere detaljer i fritekstfeltet, og en gyldighedsperiode kan vælges. Hvis der sættes en slutdato på certifikatet er det muligt at vælge at blive underrettet ved udløb. Her kan man vælge at underrette overordnet, altså nærmeste leder, medarbejderen eller administrator, eller flere af disse. Yderligere skal der klikkes på 'Planlægningsindstillinger for underretning af brugere' for at bestemme, hvornår underretningen skal sendes, f.eks. en uge før udløb eller 1 måned før.
Vær opmærksom på at der på jeres Dashboard vil være et diagram som viser jer en oversigt over uploadede certifikater, samt om nogle af disse er ved at udløbe eller er udløbet. Certifikater kan også søges frem under menupunktet: Medarbejdersøgning.
Talent Matrix
Under fanen Talent Matrix er det muligt at logge medarbejderens udviklingspotentialer. Der kan blandt andet udfyldes med medarbejderens baggrund, risiko, parathed og mobilitet, udviklingspotentiale til forskellige nye roller samt medarbejderens præstation og potentiale udfyldt i en Matrix.
Ønsker I at tilpasse jeres Matrix kan jeres administrator gøre dette i administrationsmodulet; Talent Matrix. I administrationsmodulet; Talent Pool kan I tilpasse jeres Talent Pool profiler, og i administrationsmodulet; Spørgeskema, kan I tilpasse de spørgsmål som fanen er bygget op med. Spørgeskemaer, der relaterer sig til denne fane hedder "xx (Talent Review)".
Fravær
Under fanen fravær kan man som leder og medarbejder klikke sig ind, hvorefter man bliver guidet ind i et separat fraværsmodul. Her kan medarbejder registrere eller ønske ferie, og leder kan registrere egen fravær samt godkende ferie for sine medarbejdere. Dette modul gennemgås i en separat artikel.
Tips og tricks
Kompetencetags
På alle faner på medarbejderens profil er det muligt at tilføje kompetencetags. Kompetencetags kan skrives i fritekst, eller kan vælges fra en prædefineret dropdownliste. Kompetencetags kan tilføjes på medarbejdere af alle brugerroller og senere hen kan leder, afdelingsleder og administrator søge ud på dem i menupunktet; Medarbejdersøgning.
Kompetencetags kan være nyttige for medarbejder til at gøre opmærksom på kompetencer, som de ønsker kommer i spil i virksomheden. For leder og administrator kan det være en hurtig måde at finde de rette kompetencer internt. Kompetencetags kan for eksempel bruges til sprogkompetencer, eller it-kompetencer.
Vær opmærksom på at de prædefinerede kompetencetags kan oprettes af administrator i administrationsmodulet; Dropdown-lister.
Næste/Forrige medarbejder
På alle faner af medarbejderprofilen er det muligt at skifte til forrige eller næste medarbejder. Når der skiftes frem eller tilbage mellem medarbejdere, forbliver brugeren på samme fane men kommer til næste medarbejder på medarbejderlisten, uden at skulle klikke sig ind og ud af medarbejderprofilerne. Dette kan være en nyttig funktion, hvis du har et team, hvor alle f.eks. skal have ny løn registreret. Start med at filtrere teamet frem på medarbejderlisten, klik dig ind på den første medarbejder, opdater løn og klik 'Næste medarbejder'. Fortsæt indtil du kommer til den første medarbejder igen.
