INDHOLDSFORTEGNELSE
Hvad er 'Sletning af tidligere medarbejdere'
Når en medarbejder er fratrådt sin stilling, er det nødvendigt at slette deres data efter de politikker, I har i jeres organisation. Ved hjælp af administrationsmodulet 'Sletning af tidligere medarbejdere' kan I opsætte jeres slettepolitikker så de automatiseres i Talent Manager.
Opsætning
I Talent Manager er der som standard opsat en slettepolitik på 1825 dage, svarende til 5 år, for alle medarbejderdata. Men det er også muligt for jer at opsætte jeres egne slettepolitikker i administrationsmodulet 'Sletning af tidligere medarbejdere'.
Vær opmærksom på at brugerrollen Administrator kræves, for at have adgang til at lave denne opsætning. I administrationsmodulet kan der opsættes specifikke sletteregler for specifik data, fx hvis nogle dokumenttyper skal slettes før de 1825 dage, eller hvis medarbejderens nærmeste pårørende skal slettes udmiddelbart efter fratrædelse. Derudover kan der oprettes forskellige slettepolitikker for hver afdeling, samt for forskellige jobtyper, hvis dette er nødvendigt. Ofte ser vi dog at én slettepolitik er den samme for hele organisationenen, og for alle jobtyper.
Opsætning af slettepolitik
For at opsætte eller redigere jeres eksisterende slettepolitik, kræves som nævnt brugrrollen; Administrator. Dette gøres ved:
- Gå til menupunktet Administration
- Klik på modulet; Sletning af tidligere medarbejdere
- Rediger den eksisterende slettepolitik
Det er muligt at give den specifikke slette politik et andet navn, samt at ændre den afdeling som politikken gælder for. Er hovedafdelingen valgt ved 'Afdeling', gælder slettepolitikken for alle afdelinger samt underafdelinger. Dernæst er det muligt at vælge hvorvidt slettepolitikken skal gælde for alle jobtyper, eller om den skal gælde for specifikke jobtyper. I kan altså sagtens have mere end én slettepolitik.
Vær opmærksom på at der er et default value felt hvor de antal dage der skrives her, skrives som default i alle underliggende felter. Hvis I ønsker at ændre jeres slettepolitik er det derfor nemmest at skrive den hyppigste slettedato i default value feltet, og herefter tilpasse andre felter manuelt, som skal have sin egen slettepolitik.
Tips og Tricks
Talent Manager er som nævnt sat op med en standard slettepolitik på 1825 dage, for alle medarbejderdata. Men vi anbefaler at alle kunder gennemgår denne opsætning, så I lever op til kravende om opbevaring af medarbejdestamdata, efter fratrædelse. At jeres opsætning lever op til lovkravene for sletning af medarbejderdata, er jeres eget ansvar som kunder.