INDHOLDSFORTEGNELSE
- Hvad er DocGen og Digital Signatur
- Opsætning
- Generer en kontrakt og send til Digital Signatur
- Tips og tricks
Hvad er DocGen og Digital Signatur
DocGen og Digital Signatur er to separate moduler, som er tilgængelige både i Talent Manager samt i Talent Recruiter. Med DocGen er det muligt at uploade jeres kontrakter i Talent Manager, for herefter nemt at kunne generere en kontrakt eller tillæg til kontrakt til medarbejderen. Når en kontrakt lægges ind, skal der oprettes flettefelter i dokumentet, således, at medarbejderens stamdata udfyldes automatisk i kontrakten, eksempelvis fornavn, efternavn, e-mailadresse med mere. Digital Signatur giver jer efterfølgende muligheden for at sende kontrakten sikkert til en eller flere interne underskrivere og herefter til medarbejderen, hvor alle underskrivere kan signere ved hjælp af NemID eller finger-touch. DocGen og Digital Signatur er som beskrevet to separate moduler, som I sagtens kan have hver for sig, hvis I eksempelvis kun ønsker at sende kontrakten til underskrift, men gerne vil udforme den manuelt på jeres computer. At have begge moduler aktiveret vil dog give jer den mest effektive og strømlinede proces for kontraktgenerering.
Har I endnu ikke DocGen og/eller Digital Signatur og er interesseret i dette, er I velkomne til at kontakte vores support for hjælp. I finder deres kontaktoplysninger nederst på denne side.
Opsætning
For at sætte DocGen og Digital Signatur op kræves brugerrollen: 'Administrator'. I administrationsmodulet: 'DocGen-dokumenter' uploades jeres kontrakter og eventuelle dokumenter til tillæg. Forinden skal I oprette flettefelter i kontrakten, og når kontrakten uploades, mappes disse flettefelter op. Dette gør blandt andet, at medarbejderens navn kan komme automatisk ind i kontrakten. I administrationsmodulet: 'Digital Signatur' laves jeres opsætning i forbindelse med signering af dokumentet. Denne opsætning kan kun foretages af en Talentech-konsulent. For at kunne sende til Digital Signatur skal I have en signeringsaftale, hvor vi har flere muligheder. Er I interesseret i at høre mere, er I meget velkomne til at kontakte vores support, som kan hjælpe jer videre (kontaktoplysninger finder I nederst på denne side).
Doc Gen
Som tidligere beskrevet skal I starte med at oprette flettefelter i jeres kontrakter. Dette gøres I selve Word-dokumentet direkte på jeres computer. Når I efterfølgende mapper flettefelterne op i Talent Manager, har I muligheden for:
- At trække på en standardinformation: eksempelvis medarbejderens navn
- At oprette et fritekstfelt, som I kan udfylde manuelt: eksempelvis med stillingsbetegnelse
- At lave en dropdown-liste, som I kan vælge fra, når kontrakten genereres: eksempelvis hvis I har forskellige adresser, vil I kunne vælge den rette adresse, som skal flettes ind på en dropdown-liste
- At oprette tjek-bokse, hvis I har en liste med muligheder, hvor en eller flere skal krydses af
Det vil i følgende blive gennemgået, hvordan I starter med at oprette flettefelterne i kontrakten. Efterfølgende skal den uploades i Talent Manager, og det er først her, at I skal vælge, hvilken type information der skal ind i hvert felt.
Opret flettefelter i kontrakten i Word
For at oprette flettefelter skal I:
- Åbn det ønskede dokument
- Markér det sted I ønsker at oprette et flettefelt, altså der hvor I vil indsætte data
- Vælg fanen ‘Indsæt’
- Vælg ‘Genvejselementer’
- Vælg ‘Felt'
- Vælg ‘MergeField’ i Feltnavne (en genvej er at klikke to gange på 'm', i stedet for at scrolle ned på listen)
- Indtast en definition af flettefeltet: eksempelvis den ansattes navn (hvis I ønsker at trække medarbejderens navn direkte ind i kontrakten). Feltnavnet bliver titlen på feltet, når kontrakten genereres, så kald det gerne noget meningsfuldt for jer
- Afslut med ‘OK’
Det markerede sted i dokumentet har herefter ændret sig til et ‘MergeField’/flettefelt med det ønskede navn.
Forsæt med at oprette flettefelter i dokumentet, indtil alle er oprettet - det kunne eksempelvis være felter til: Ansættelsesdato, stillingsbetegnelse, nærmeste leder, løn, særlige opgaver, antal timer etc.
Gentag denne proces med alle de forskellige kontrakter, I har.
Administrationsmodulet: DocGen-dokumenter
Efter at have oprettet flettefelter i kontrakten skal den uploades i Talent Manager. Dette kræver som beskrevet brugerrollen: 'Administrator'. Det gøres ved at:
- Klik på menupunktet: Administration
- Gå til administrationsmodulet: DocGen-dokumenter
- Klik ‘Opret ny DocGen-skabelon’
- Klik ‘Vælg’ og upload dokumentet
- Giv kontrakten et meningsfuldt navn
- Sæt flueben i: 'Skal nedarves', hvis kontrakten skal kunne genereres på den pågældende afdeling samt underafdelinger.
De oprettede flettefelter skal nu mappes op med de rette informationer.
Her er der de fire muligheder:
Systemobjekt:
Giver muligheden for at trække data fra Talent Manager eksempelvis medarbejderens navn, postnummer, by med videre.
DocGen-tekstliste:
Giver muligheden for at oprette dropdown-lister med fast tekst. Disse skal oprettes, inden de kan mappes op (se artiklen længere nede).
Tekstboks:
Giver muligheden for at konvertere flettefeltet til et tekstfelt, hvor I manuelt indtaster tekst.
Afkrydsningsfelt:
Giver muligheden for at konvertere et flettefelt til et enten markeret eller umarkeret afkrydsningsfelt.
Begynd nu at vælge hvert flettefelt på dropdown-listen for herefter at mappe det op med den rette information på type-listen. Medarbejderens fornavn skal eksempelvis mappes op med: Systemobjekt og informationen: Employee.Firstname (se eksempel nedenfor).
Når alle felter er mappet op, ligger de tilgængelig i en oversigt længere nede, hvorfra felterne kan redigeres eller slettes.
Gem herefter kontrakten.
Opret drop-down lister (DocGen-tekstliste)
Hvis I ønsker at oprette en dropdown-liste til jeres kontrakt, gøres dette ved at:
- Gå til administrationsmodulet: DocGen-dokumenter
- Klik på 'Opret ny DocGen-tekstliste'
- Giv listen et meningsfuldt navn. Det er nemmest, hvis navnet er ens med flettefeltet som er oprettet i kontrakten. Det kunne eksempelvis være 'Virksomhedsadresse'
- Sæt flueben i 'Må nedarves'
- Opret nu dropdown-listen
- 'Alias' er navnet, der vises på jeres liste
- 'Sprog' er sproget som listen oprettes på
- 'Tekst' er den tekst, som indsættes i kontrakten
- Afslut med 'Indsæt ny'
- Gem herefter
I kan nu redigere den pågældende kontrakt, vælge det ønskede flettefelt, eksempelvis Virksomhedsadresse, vælge 'DocGen-Tekstliste' og vælge den oprettede liste.
Upload af ny version
Sker det, at der kommer en ændring i jeres kontrakt, kan I nemt hente kontrakten ned, rette teksten i kontrakten til den nyeste version, og overskrive den gamle version med den nye. Dette gøres ved:
- Gå til Administration
- Vælg administrationsmodulet: DocGen-dokumenter
- Download den pågældende kontrakt ved at klikke på dokumentnavnet
- Rediger den downloadede version, så det indeholder den nye tekst og eventuelle nye flettefelter
- Gem dokumentet
- Gå tilbage til Talent Manager
- Rediger den pågældende kontrakt
- Under 'DocGen-dokumentskabelon' vælger I 'Ændre'
- Upload den nye version af dokumentet
- Gem
Har I tilføjet nogle nye flettefelter, skal disse nu mappes op. Har I fjernet nogle flettefelter, skal disse slettes fra oversigten.
Vi anbefaler, at I ved ændringer i kontrakterne altid downloader den nyeste version fra Talent Manager og redigerer denne, da I på den måde slipper for at skulle mappe alle flettefelter op igen, men kun skal gøre dette med eventuelle nye.
Digital Signatur
Digital Signatur er som tidligere beskrevet ikke noget, I kan sætte op selv. Dette skal gøres af en Talentech-konsulent. Hvis I ikke allerede har en signeringsaftale så er I meget velkomne til at kontakte os og få hjælp og sparring til dette. I kan kontakte vores support, som kan hjælpe jer videre (I finder deres kontaktoplysninger nederst på denne side).
Generér en kontrakt og send til Digital Signatur
Når først I har uploadet jeres kontrakter i DocGen-dokumenter, og jeres Digital Signatur aftale er sat op, kan I generere kontrakter på medarbejderne og sende disse til underskrift. Dette gøres ved:
- Gå til den pågældende medarbejders profil
- Klik på fanen 'Dokumenter'
- Herfra er det muligt kun at 'Generér dokument', uden at sende til Digital Signatur
- Eller at vælge 'Anvend digital signatur', så udfylder I først information i forbindelse med Digital Signatur for herefter at generere kontrakten og sende den afsted med det samme.
Generér dokument
Som tidligere beskrevet, har I to muligheder. I kan vælge 'Anvend digital signatur', hvis kontrakten skal sendes afsted til signering med det samme. I kan også vælge 'Generér dokumenter' hvis kontrakten ikke skal sendes afsted med det samme. Begge forløb vil blive gennemgået i følgende.
Vær opmærksom på, at det kræver CPR-nummer på alle involverede medarbejdere, hvis dokumentet skal sendes til signering.
For at generere kontrakten uden at sende den til Digital Signatur med det samme skal I:
- Gå til medarbejderens profil, klik på 'Dokumenter' og vælg 'Generér dokument'
- Vælg den ønskede kontrakt på dropdown-listen
- Tryk 'næste'
- Udfyld de informationer, som mangler til kontrakten
- Vælg herefter: 'Forhåndsvisning' for at downloade kontrakten og se, om den er korrekt udfyldt
- Vælg herefter: Generér dokumenter
Kontrakten ligger nu gemt på medarbejderens profil under fanen: Dokumenter.
Send til Digital Signatur
For at sende dokumentet til Digital Signatur skal I:
- Gå til medarbejderens profil
- Klik på fanen: 'Dokumenter'
- Vælg 'Anvend digital signatur'
- Vælg medarbejderens sprog
- Vælg interne underskrivere (dokumentet sendes internt til underskrift først)
- Nederst er det muligt at vælge 'Eksisterende dokument' hvor den tidligere genererede kontrakt samt andre dokumenter fra dokumentfanen kan vælges
- Vælg det rette dokument og send til Digital Signatur
Her er det også muligt at vælge 'Upload dokument', hvis kontrakten er udformet på computeren og ikke ved hjælp af Doc Gen. Det er også muligt at generere en ny kontrakt ved at vælge 'Generer dokument'.
Ønsker I at sende dokumentet til underskrift med det samme, skal I altid vælge 'Anvend digital signatur' og herefter 'Generer dokument'. Når dokumentets flettefelter er udfyldt, og I har tjekket ved en forhåndsvisning, at dokumentet er korrekt udfyldt, skal I anvende knappen: 'Generer og send til Digital signatur'.
Tips og tricks
Følg med I jeres signeringer
Ved hjælp af menupunktet: Digital Signatur vil I have mulighed for at kunne følge med i alle de dokumenter, som er sendt til Digital Signatur. Dette afhænger selvfølgelig af det organisatoriske niveau, som jeres bruger er oprettet på, sammen jeres brugerrolle.
